4 dicas para gerenciamento de documentos em 2017

O mercado de gerenciamento de documentos continua mudando. As práticas que antes eram consideradas essenciais em diversas regiões do mundo, em alguns casos, se tornaram obsoletas. Novas aplicações surgem, como planos de recuperação de desastres ou custos reais de impressão de cópias impressas, entre muitas outras. Indicamos a seguir, as 4 dicas para armazenamento e gerenciamento de documentos em 2017:

1. Implementar fluxos de trabalho de documentos digitais

Para aguentar a concorrência do mercado, as empresas estão constantemente sob forte pressão para produzir de forma mais eficiente e rentável. O processamento de documentos desempenha um papel importante aqui.

De acordo com AIIM, 25% das organizações no mundo, produzem um fluxo crescente de documentos em papel. E de acordo também com um estudo recente da IDC, 39% de todos os processos empresariais ainda PRECISAM de documentos impressos. Apesar da maioria das organizações já terem integrado alguma tecnologia em seu fluxo de trabalho, ainda existem usos de tecnologias desatualizadas e isso pode resultar em processos fadados ao erro.

A dependência de fluxos de trabalho manuais e o intensivo consumo de papel podem criar sérios problemas e lacunas na segurança. A terceirização das soluções de serviços de impressão gerenciados, bem como a automação de processos de negócios, podem auxiliar na automação de documentos e, eventualmente, otimizar as operações do escritório.

2. Prepare-se para eventos imprevisíveis e desastrosos

No mundo, há um aumento contínuo e regular de desastres naturais e outros eventos imprevisíveis (como incêndios por exemplo). Se preocupar com a execução de processos adequados de recuperação é essencial para a continuidade das atividades da empresa, principalmente para proteger os ativos críticos de negócios.

De acordo com a Federal Emergency Management Agency, 60% de todas as empresas não estão testando seus planos de recuperação de desastres, de 40% a 60% não reabrirão após um desastre e 25% das empresas estão falindo no prazo de um ano após o evento.

Testar todos os planos de contingência em uma base regular para permitir que as empresas sejam flexíveis e se ajustem às mudanças de condições ou desafios imprevisíveis é uma prática recomendável para 2017.

3. A informação é um ativo empresarial

De acordo com o autor do livro Information Governance: Concepts, Strategies, and Best Practices, Robert F. Smallwood, cerca de 90% das informações existentes foram geradas nos últimos 2 anos, mas apenas cerca de um quarto dessas informações é considerado um grande trunfo.

Há uma grande oportunidade para alavancar esses dados através de programas eficazes de governança da informação (IG). Uma estrutura que gerencia informações ao longo de todo o ciclo de vida do documento ajudará a empresa a atingir seus objetivos e exigências legais, auxiliará também a evitar os riscos de proteção de dados. Alguém de confiança dentro da corporação deve ser nomeado responsável por esse processo e também se tornar uma espécie de embaixador interno, promovendo o valor competitivo de boas informações acionáveis.

4. Avalie o custo total de propriedade (TCO) de sua impressão

Muitos processos mudaram na indústria de impressão, mas ainda existe um: as empresas geralmente se concentram em determinar o custo por documento impresso, no entanto, isso representa apenas uma pequena porção do custo real do ciclo de vida do documento.

Os resultados revelam que as empresas gastam mais de 20% do que é necessário, porque não estão considerando problemas como obsolescência, excesso de estoque ou custos de postagem.

Recomenda-se então, contratar a IBSDocs para gerenciar os documentos da sua empresa, pois trazemos muitos benefícios operacionais com foco nos custos totais e na eficiência. Saiba como se tornar um canal da IBSDocs e otimize a produtividade da sua equipe com nossas soluções.

Fonte: Crown