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3 coisas que a sua empresa precisa saber sobre gestão documental

3 coisas que a sua empresa precisa saber sobre gestão documental

Para que uma empresa funcione com eficiência e produtividade, é fundamental que administre corretamente seus documentos. Já imaginou, por exemplo, uma situação em que determinado gestor precisa de um contrato feito pela empresa para fechar um negócio e não encontrar, perdendo, assim, tal oportunidade? Ou uma situação em que certo cliente precisa de um documento que deve ser entregue a ele por direito? Numa hipótese como essa, a marca pode ser penalizada perante a Justiça.

Aliás, é essencial que a empresa não apenas conte com uma Gestão Documental eficiente, mas também que fique por dentro das principais tendências nesse sentido. Foi por esse motivo que fizemos este conteúdo.

Aqui, apresentamos três coisas que seu negócio precisa saber sobre Gestão Documental. Confira:

1. A Gestão Documental estará cada vez mais automatizada

Foi-se o tempo em que as empresas precisavam dispor de grandes galpões para arquivar seus documentos, como:

  • Contratos;
  • Livros contábeis e financeiros;
  • Relatórios de impostos pagos;
  • Entre outros.

Atualmente, existe uma tendência que busca automatizar a Gestão Documental, fazendo com que se torne mais eficiente, produtiva e econômica.

A Gestão Documental automatizada já é uma realidade, vale dizer. Tanto que, por exemplo, o Governo Federal tem feito um grande esforço, no sentido de transformar seus processos físicos em operações digitais. Isso inclui os procedimentos associados à Gestão Documental.

Empresas precisam ficar atentas para essa questão e, com base nisso, adotar as medidas necessárias para que não fiquem para trás diante da concorrência. O que está em tela atualmente é a Gestão Documental com base na computação em nuvem.

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2. A Gestão Documental será integrada

Outra coisa que precisa saber a respeito da Gestão Documental é que esse processo está valorizando cada vez procedimentos integrados. Em outras palavras, o que se tem buscado é uma Gestão Documental integrada, com o objetivo de evitar documentos duplicados e garantir a redução de custos.

Como consequência dessa realidade, tem surgido tecnologias que facilitam o processo de Gestão Documental. Essas tecnologias otimizam a Gestão Documental, além de facilitar e flexibilizar a consulta de documentos, mas somente para as pessoas autorizadas.

Por exemplo, é possível que uma ou mais pessoas acessem o mesmo documento, em tempo real, bastando para isso que contem com uma tecnologia que permita essa operação.

3. Documentos físicos poderão deixar de existir

Antes tarde do que nunca, não é mesmo? O desaparecimento gradual de documentos físicos colabora para a preservação do meio ambiente e faz com que uma empresa reduza custos.

Então, essa é mais uma coisa que você precisa saber. Documentos físicos poderão deixar de existir, à medida que a Gestão Documental for sendo automatizada. É um caminho inevitável a que toda empresa, de algum modo, percorrerá.

Como podemos visualizar, a Gestão Documental está evoluindo e as empresas precisam ficar de olho nisso, caso queiram acompanhar o desenvolvimento dessa operação e garantir a redução de custos, bem como a realização de processos mais otimizados.

Gostaria de agendar uma demonstração de nossas soluções? Caso tenha respondido que sim, entre em contato conosco agora mesmo. Que tal?

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