3 dicas para gerenciamento eficiente de documentos e colaboração com o Office 365 documental

Desde 2017, o Microsoft Teams tornou-se gradualmente o centro de trabalho em equipe no Office 365. A ideia principal foi fornecer às equipes um único local para colaboração em bate-papo, reuniões, arquivos e ferramentas de terceiros.

Um desafio com as equipes e o Office 365, no entanto, é que o uso ainda precisa ser acelerado e melhor regulado para que as empresas possam atingir todo o potencial das ferramentas.

As organizações, portanto, não estão se beneficiando daquilo que o Office 365 pode oferecer: empoderamento dos funcionários, otimização das operações, engajamento mais efetivo de seus clientes, bem como a capacidade de transformar o produto que eles produzem ou oferecem aos clientes.

O problema com dados confidenciais

O Office 365 é uma ferramenta tão fácil para o gerenciamento diário de documentos e colaboração, que fica facilmente fora de controle e além do controle de TI.

De acordo com o AIIM 2018 Industry Watch Office 365 – Impacto na Revolução da Governança e Automação de Processos, em média, 46% dos documentos confidenciais de uma organização – ou seja, documentos contendo informações de identificação pessoal (PII) ou documentos necessários para negócios, regulamentares, legais ou propósitos de propriedade intelectual – estão contidos em documentos do Office.

As organizações têm pesadas obrigações para gerenciar informações confidenciais de forma adequada e transparente, e precisam garantir que apenas as pessoas certas tenham acesso, quando necessário. No entanto, isso é difícil se essas informações residirem em vários documentos do Office armazenados em vários locais. Quem pode até controlar os direitos de acesso para esses dados?

3 dicas para gerenciamento eficiente de documentos e colaboração

Segundo Laura Nurminen, especialista em treinamento e engajamento de usuários, existem três pontos importantes a serem levados em consideração ao trabalhar com as equipes e com o Office 365. São eles:

1 – O usuário não precisa pensar em permissões de documentos.

2 – O trabalho do usuário deve ser simplificado para que eles possam trabalhar em apenas um lugar em suas tarefas diárias.

3 – Todo o gerenciamento de documentos e trabalho em equipe deve ser rastreável, eficiente e de acordo com as diretrizes da empresa.

Então, vamos explorar isso um pouco.

O usuário não precisa pensar em gerenciamento de documentos

Não é tarefa do usuário final pensar nas permissões do documento. Para trabalhar e colaborar de forma eficaz, eles precisam apenas das ferramentas de direitos e acesso à informação certa no momento certo. Mas eles não precisam da preocupação extra ou do trabalho envolvido na correspondência de perfis de usuário com dados.

As organizações e especialmente os encarregados da proteção de dados (DPO) devem definir políticas para proteção adequada da informação e garantir que regulamentos como o GDPR sejam seguidos. Embora possa ser um desafio para muitas organizações definir essas políticas, é ainda mais desafiador garantir que as políticas sejam seguidas.

A solução eficiente é fornecida com o gerenciamento inteligente de informações, em que os usuários precisam apenas descrever as informações que estão armazenando com alguns atributos-chave de metadados. A análise de texto e o entendimento da linguagem natural são tecnologias emergentes que podem sugerir esses atributos de metadados com base no conteúdo dos documentos e e-mails, e as configurações de controle de acesso podem ser definidas automaticamente com base em metadados.

O trabalho do usuário deve ser simplificado

Com o que o usuário final deve se preocupar é seu próprio trabalho e responsabilidades. E como gerenciá-los eficientemente. Eles não precisam de nenhum trabalho extra para encontrar a versão correta do documento ou alternar entre diferentes sistemas e repositórios de conteúdo para fazer seu trabalho.

Tome um gerente de sucesso do cliente, por exemplo. Seu trabalho no final do dia é garantir a satisfação do cliente e para isso, eles precisam ter uma visão holística da implementação do cliente a partir de documentos e informações armazenadas em uma variedade de repositórios e sistemas.

O gerenciamento inteligente de informações cuida desse desafio fornecendo uma visão única de todo o conteúdo relevante, no contexto do trabalho diário do usuário. Nesse caso, todos os dados relacionados ao cliente, sejam contatos, notas de reuniões, acordos, notas de instalação ou faturas mais recentes, serão exibidos no contexto do cliente na interface de usuário do Salesforce CRM.

Por fim, os fluxos de trabalho automáticos ajudam no acompanhamento de tarefas, prazos, aprovações e assim por diante. Além disso, fornece uma trilha de auditoria automatizada para atualizações de conteúdo e alterações de versão.

Todo o gerenciamento de documentos e trabalho em equipe deve ser rastreável, eficiente e de acordo com as diretrizes da empresa

Do ponto de vista de um administrador de TI, é importante que os direitos de usuário e acesso sejam gerenciados com eficiência. Também é importante que os funcionários usem as ferramentas fornecidas a eles e não inventem soluções de TI de sombra. O potencial para violações de segurança é muito grande.

Também é importante que as informações sejam armazenadas e arquivadas nos sistemas de registro indicados.

Todos sabemos que os funcionários tendem a ser muito criativos quando precisam realizar uma tarefa importante, mas não têm as ferramentas certas ou fáceis para fazer isso.

Mais uma vez, o gerenciamento inteligente de informações ajuda a resolver esse desafio. Todos os direitos de usuário e acesso são baseados em metadados, e o M-Files utiliza o logon único por meio do Azure AD. Devido à facilidade de uso do sistema, os usuários estão mais dispostos a adotar a maneira preferida de trabalhar. Como é, eles não precisam mudar a maneira como estão acostumados a trabalhar. Todas as informações estão disponíveis em uma visualização sem migração. Sim. Sem migração – apenas acesso a todas as informações conectadas desde o primeiro dia!

Gerenciando sites de equipe em escala

Quando se trata de gerenciar vários sites de equipe do SharePoint ou canais de equipes com um grande número de dados e documentos, as organizações devem considerar a automação do aprovisionamento e retirada de novos sites junto com o gerenciamento de usuários e configurações de controle de acesso nesses sites e canais.

O M-Files fornece listagens de conteúdo orientadas por metadados dinâmicos que podem exibir conteúdo sempre no contexto certo e bloquear o acesso a conteúdo confidencial com base em metadados e na função do usuário. A inteligência artificial aumenta a eficiência ao automatizar a tarefa de marcação de metadados e os metadados inseridos (automaticamente) garantem que as informações sejam adequadamente controladas e roteadas por meio de processos e fluxos de trabalho acordados durante todo o ciclo de vida do conteúdo. Dessa forma, a carga pesada de gerenciamento de massas de informações torna-se muito mais fácil de manipular.

Fonte: Portal M-Files