3 tarefas administrativas que você pode otimizar com a automação de processos

O administrativo é um setor onde o pragmatismo e a eficiência podem gerar grandes ganhos de produtividade. De contratos a faturas, algumas tarefas diárias do escritório podem ser resolvidas imediatamente se você estiver disposto a mergulhar em um sistema inteligente de gerenciamento de informações como o M-Files que trabalha a automação de processos.

Confira com a gente 3 tarefas administrativas que podem ser feitas de forma mais produtiva com a automação de processos e o gerenciamento de informações.

1. Contas a receber

O processo de faturamento sempre será um pesadelo para as empresas. Se você trabalha na área, sabe que a função mais importante dos departamentos responsáveis pelas contas a receber é maximizar o fluxo de caixa.

Você sabia que existem etapas a seguir para simplificar as operações e ajudar no processo?

Sim, porque se o seu administrativo leva vários dias para preparar e enviar uma fatura, você está perdendo tempo e pagamentos valiosos que podem prejudicar seriamente o fluxo de caixa.

Uma solução de automação de processos facilita e agiliza o envio rápido de uma fatura, ao mesmo tempo que reduz a probabilidade de erro humano. Além disso, um sistema intuitivo de gerenciamento de documentos reduz o tempo necessário para enviar uma fatura e padroniza o processo, além de também padronizar o documento real – tornando-o mais acessível na hora de seus clientes liquidarem as dívidas pendentes.

Quanto mais rápido o fluxo de caixa se movimentar, mais capital de giro você poderá investir de volta na empresa. Só de reduzir um pouco do tempo em processos de faturamento, sua empresa pode estimular o crescimento.

Além disso, seus clientes formarão uma melhor impressão de você, pois o processo otimizado contribui para uma melhor experiência do usuário. Se o processo de faturamento for incoerente ou confuso, os clientes ficarão frustrados tentando decifrar o que estão pagando e quando é devido – ou, pior ainda, quais faturas estão atrasadas ou não.

2. Encontrando dados

Se sua equipe está gastando horas por dia esclarecendo informações ou procurando documentos que estão enterrados sob uma pilha de outros documentos, a automação pode fazer uma grande diferença no dia-a-dia do escritório.

É hora de aposentar o seu sistema de arquivamento tradicional, pois nem o melhor dos métodos de arquivamento manual pode salvar uma empresa do tempo necessário para classificar e encontrar os documentos de que se precisam manualmente.

Pegue as pastas e arquivos físicos e transforme-os em documentos virtuais. Dessa forma, você controlará as informações e quem pode acessá-las de forma simples e prática.

Além disso, a criação de processos automatizados e digitais em torno da contextualização de informações com metadados simplesmente facilita a localização de dados para todos na empresa.

Se um cliente ligar e pedir ajuda com algum documento, você saberá exatamente onde procurar e poderá ajudá-lo com mais propriedade. Pense na seguinte situação: um cliente de cinco anos atrás liga para você e você não tem certeza de onde estão as informações relacionadas a ele. Está em um pedaço de papel em um arquivo? Está no laptop de alguém? No dia seguinte, você descobre que está sendo auditado e você precisa fornecer recibos dos últimos três anos.

Enquanto a maioria procura por pedaços de papel em todos os lugares, você pode implementar a automação nos documentos digitais permitindo a classificação e organização de informações de maneira muito mais eficiente, para que até mesmo os dados mais obscuros possam ser encontrados em segundos.

3. Processamento da papelada

Quanto tempo você acha que gasta organizando, classificando e processando a papelada e os suprimentos? É provável que seus colaboradores gastem mais tempo do que você imagina nessas atividades. Analise! Você não acha que esse tempo poderia ser gasto com tarefas que agregam mais valor para o seu negócio?

Além disso, você pode processar documentos automaticamente em uma plataforma segura, especialmente porque os criminosos cibernéticos encontram maneiras cada vez mais criativas de acessar suas informações privadas. Quando as empresas são hackeadas, a reputação sofre tanto quanto o resultado negativo do ataque. Mas, com as medidas de segurança digitais oferecidas pelos sistemas de gerenciamento de documentos, como as do software M-Files, as empresas não precisam sacrificar a conveniência pela privacidade.

A automação fornece os meios para receber informações com segurança, catalogar documentos e tomar ações de acompanhamento adequadas com muito mais rapidez do que antes. Assim, você pode gastar menos tempo reduzindo as montanhas de papéis e mais tempo atendendo seus clientes.

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