4 sugestões para melhorar o gerenciamento de conteúdo

O gerenciamento de conteúdo e uma boa experiência do cliente estão intrinsicamente interligadas. Se você gerencia documentos para praticamente qualquer setor competitivo, precisa saber o quanto a qualidade da comunicação afeta na interação do cliente.

Pensando em processos corporativos, após pesquisas e testes, o pessoal da M-Files encontrou quatro etapas essenciais para melhorar uma boa estratégia de gerenciamento de conteúdo para as organizações.

Limpeza de arquivos e dados

A maioria das empresas pode reduzir sua carga de gerenciamento de conteúdo se limpar arquivos e conteúdos antigos. Você pode excluir ou arquivar informações desatualizadas e consolidar duplicatas.

Ao organizar esses arquivos antigos, você também pode encontrar comunicações antiquadas que ainda estão em uso e não transmitem as mensagens ou as marcas atuais da sua empresa ou até que se tornaram, de alguma forma, imprecisas e enganosas para os clientes.

Além de você precisar gerenciar menos itens, você também pode ajudar a reduzir os requisitos de armazenamento e acelerar o processamento. Mais importante, você garante que sua organização libere apenas as informações corretas.

Obviamente, sua empresa pode ter milhares de documentos já arquivados. Com as ferramentas antigas de gerenciamento de conteúdo, a tarefa de organizar e limpar tudo pode parecer enorme para uma empresa grande.

É por isso que, a partir de hoje, você deve confiar em ferramentas inteligentes e modernas que podem fazer automaticamente todo trabalho braçal de classificar e indexar rapidamente os conteúdo.

As plataformas de gerenciamento de documentos ativadas pela inteligência artificial, como o M-Files, podem verificar rapidamente seu ecossistema de informações e oferecer sugestões de dados com base no que realmente está dentro do documento.

Melhore as mensagens

Atender seus clientes depende de uma comunicação concisa e coerente com mensagens que representem os valores e visões da marca. Garanta que os documentos existentes ainda estejam em conformidade com a mensagem atual da empresa e atenda bem as necessidades dos clientes.

Ao classificar os documentos dentro da sua empresa, você também deve garantir que todas as suas mensagens ainda sejam precisas, pontuais e direcionadas ao tom de voz atual que você espera transmitir sobre sua marca.

A comunicação é o segredo para qualquer tipo de relação e isso inclui os softwares e sistemas de gerenciamento de informações, assim você pode encontrar o que quiser independentemente de onde esteja, além de compartilhar informação de forma fácil com clientes e entre as equipes, mantendo toda informação de forma simples e organizada.

Atualizar a tecnologia para melhorar os processos de negócios

Algumas organizações ainda contam com tecnologias desatualizadas para compartilhar documentos para edição, aprovação e revisão.

Se todas as partes interessadas tiverem sua própria cópia de um documento para editar, o trabalho colaborativo se torna incrivelmente difícil e provavelmente gerará erros e mal-entendidos.

Muitos sistemas não têm um desempenho muito melhor do que os anexos de e-mail quando se trata de compartilhar conteúdo.

Além disso, quando você possui um sistema eficiente de compartilhamento e rastreamento de versões, você terá mais tempo para se concentrar em detalhes importantes. A tecnologia certa melhorará os fluxos de trabalho para reduzir esforços, eliminar erros e melhorar a colaboração.

Aproveite o poder de seus outros sistemas de gerenciamento de clientes (CRM)

Os sistemas avançados de hoje, conhecidos como CRM, oferecem recursos para agendamento, personalização avançada e inteligência de máquina para aprimorar todos os aspectos de vendas, marketing e atendimento ao cliente.

Você também deve saber que os recursos de personalização de hoje fazem muito mais do que apenas inserir nomes e endereços de clientes; eles podem até ajustar gráficos e scripts de saudações e e-mails de boa-vinda, com base no perfil ou no local do cliente.

Para aproveitar ao máximo esses recursos avançados, verifique se o seu sistema de gerenciamento de conteúdo possui integração aos softwares sofisticados que você já possui.

Como melhorar o gerenciamento de conteúdo da sua organização

As empresas que fazem um bom trabalho de gerenciamento de conteúdo desfrutam de uma vantagem competitiva.

Você deve achar fácil justificar as ações que você executa para incentivar a colaboração, reduzir os encargos de processamento, economizar tempo e melhorar as receitas.

Obviamente, você precisa do sistema certo para melhorar o compartilhamento, a integração inteligente e o armazenamento. Convidamos a oportunidade de discutir sua organização única e encontrar soluções simples para problemas complexos.

O sistema que você precisa é o M-Files. Solicite uma demonstração interativa do M-Files para que nossa equipe técnica apresente ea solução em tempo real e tire suas dúvidas através de videoconferência (Webex). Participe!

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