5 dicas de ouro para gerenciar as informações e documentos em Properties e iMobiliarias

O setor imobiliário é uma indústria pesada em acordos e divulgações para documentar obrigações e deveres executados. Com as transações eletrônicas agora comuns, ficou mais fácil para as empresas do setor imobiliário seguirem os regulamentos e fornecerem documentos de transação – incluindo acordos e divulgações em vendas, leasing e hipotecas.

Hoje, ninguém pode negar o efeito legal e a aplicabilidade de documentos eletrônicos!

Se você é agente, corretor ou credor e estiver gastando muito tempo se preocupando com aprovações e processos, você está em grande desvantagem.

Os licenciados imobiliários frequentemente usam formulários digitais como arquivos em PDF, aplicativos online e programas de software que permitem que esses documentos sejam preparados, entregues, armazenados, baixados ou enviados por e-mail.

Com o M-Files, você pode centralizar seus documentos em um só lugar, encontrando rapidamente as versões atuais dos relatórios de vendas, levantamentos e avaliações, bem como automatizar a análise e a aprovação de contratos de vendas e contratos de arrendamento.

Vamos conferir os principais benefícios de contar com um software como o M-Files:

1. Centralize as informações em um só lugar

Às vezes, encontrar o documento correto quando você mais precisa parece ser impossível. “Onde foi que eu salvei aquela proposta mesmo?” “Quem foi o último que a editá-la?” Com um software como o M-Files, por exemplo, isso não é problema!

A solução elimina o caos dos diretórios de pastas tradicionais, organizando os documentos com base no que eles são, assim você não precisa ficar relembrando onde foram salvos.

2. Tenha um sistema de compartilhamento e colaboração entre os setores

Elabore um sistema de workflow inteligente de fácil colaboração e compartilhamento para a informação ser livremente manuseada entre os setores da sua imobiliária.

Dica: com nossa solução baseada no M-Files, compartilhar é tão fácil quanto clicar com o botão direito do mouse. Se você precisa compartilhar um documento com seu cliente ou trabalhar em colaboração com seus colegas, o M-Files mantém tudo de forma simples e organizada.

3. Tenha um workflow para analisar e aprovar contratos com mais rapidez

Em uma instituição do setor imobiliário, é importante se atentar aos acordos e divulgações para documentar obrigações e deveres executados de forma clara, objetiva e de fácil acesso.

O M-Files automatiza processos como o Gerenciamento do Ciclo de Vida do Contrato (CLM), maximizando sua produtividade. Ele também identifica quem é o responsável por todas as tarefas ao longo do caminho e encaminha notificações automaticamente.

4. O acesso é tudo! Manuseie seus documentos e informações a partir de qualquer dispositivo

Às vezes, é preciso terminar um trabalho, mesmo estando longe do escritório. Tenha uma ferramenta que permita o acesso a qualquer documento em qualquer lugar e a qualquer hora.

Visualize documentos e gerencie processos, mesmo quando estiver fora do escritório. O M-Files possibilita que você analise e aprove propostas, desenhos e documentos relacionados ao seu projeto através de aplicativos móveis para IOS, Android e Windows Phone.

Além disso, o M-Files Mobile também permite que as empresas mantenham a conformidade mesmo fora do escritório. A capacidade eSignature integrada ao M-Files permite aprovar e monitorar negócios e processos regulados, mesmo a partir de um dispositivo móvel.

5. Modernize o gerenciamento de informações e documentos para melhorar a experiência do inquilino

Empresas imobiliárias e especialmente associações de habitação lidam com uma imensa quantidade de conteúdo. Ao longo da semana, o pessoal repassa dados financeiros, informações demográficas e contratos confidenciais com tanta frequência que a escoragem dos processos de gerenciamento de documentos pode ter um enorme impacto em suas operações.

As plataformas de gerenciamento inteligente de informações (IIM), como o M-Files, estão transformando a maneira como essas organizações gerenciam seu conteúdo.

Quer saber mais? entre em contato e agende uma demonstração interativa para que nossos consultores mostrem a solução e tire todas suas dúvidas.