5 razões para terceirizar sua gestão de documentos

Um serviço de ECM é essencial para sua empresa. Entenda neste artigo por que a digitalização e o Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM) estão conquistando a atenção de tantas corporações no mercado empresarial.

Seja qual for o segmento da sua empresa, em algum momento você vai precisar lidar com problemas de gestão de conteúdo, documentação e informação.

Contratações, gestão de processos, diversificação do produtos, gestão financeira e muitos outros desafios aparecem com o crescimento da empresa e você precisa garantir que essa evolução seja saudável e sustentável dentro da empresa.

Como posso tornar a minha gestão de documentos mais eficaz? Existe uma forma inteligente e automatizada para lidar com este desafios?

Confira com a ente 5 motivos para contratar um serviço de ECM para sua empresa.

1. Estruturação dos Processos Internos:

Contratos com fornecedores, novos funcionários, serviços e produtos demandam uma estruturação de processos internos muito bem planejada. Com uma plataforma de ECM, sua empresa vai estruturar os workflows de forma contínua, evitando que todo o funcionamento da empresa seja prejudicado.

2. Diminuição dos custos

Ao implementar uma estratégia eficaz e bem planejada de ECM, fica mais visível identificar os custos e gastos excessivos do seu negócio, além de ser possível avaliar no que e o quanto será possível economizar com a solução.

Com o ECM, você tem um controle maior nos segmentos e setores que atuam nas áreas de informação e conteúdo empresarial, como:

• Colaboradores.
• Parceiros.
• Fornecedores.
• Clientes.

Com uma gestão estratégica do conteúdo, você gastará menos tempo e menos recursos para controlar todos os envolvidos nos processos.

3. Integração entre equipes

Você aumentará a comunicação entre as equipes, pois com uma solução bem estruturada de processos você consegue com que diferentes conteúdos e informações contribuam para processos e resultados gerais do negócio.

Com o software e o gerenciamento certo, você terá a ferramenta para garantir que os processos e os resultados sejam alcançados e a comunicação flua entre todas as equipes envolvidas no serviço ou produção.

4. Segurança da informação

Rastreie quem acessou, quando acessou, alterou e criou cada documento. Com a ferramenta de ECM, você terá monitoramento e controle sobre cada intervenção no processo.

Você poderá também estabelecer cada permissão de acesso específica para os usuários e ou grupo de usuários, tendo controle total do acompanhamento de status de cada movimentação.

5. Produtividade e redução de erros

Com o ECM você terá uma busca facilitada de informações e a capacidade de criar fluxos de trabalho de uma forma mais rentável para o seu negócio, pois, ao automatizar certas funções, você diminuirá os riscos de erros humanos e aumentará a produtividade da sua equipe, dando também suporte para o gestor nas tomadas de decisões.

Reduza os custos do seu negócio terceirizando sua gestão com uma solução de ECM

Agora que você já entendeu os benefícios que pode ter ao contratar uma empresa de ECM para gerenciar o conteúdo da sua empresa entre em contato com um de nossos consultores para agendar uma demonstração interativa do software M-Files.