5 tópicos essenciais no gerenciamento de conteúdo corporativo nos Recursos Humanos

Os Departamentos de Recursos Humanos enfrentam desafios diferentes diariamente, mas há um problema que afeta as equipes de RH de todas as formas e tamanhos: os papéis e documentos.

Seja um formulário fiscal exigido pelo governo ou uma cópia assinada de um contrato de confidencialidade, os Departamentos de RH têm a tarefa de coletar, manter e organizar grandes quantidades de informações referentes aos funcionários de sua organização. Os departamentos de RH que ainda dependem de formulários em papel desatualizados não estão apenas desperdiçando recursos – estão colocando em risco o tempo da empresa, a conformidade do governo e a segurança dos funcionários.

Um bom software de ECM altera essa equação, movendo a funcionalidade de RH para arquivos digitais na nuvem. Usando ferramentas que vão desde a captura automatizada de documentos a formulários digitais baseados na Web, os gestores fazem com que os processos comuns sejam mais eficientes, simplificados e seguros.

A seguir, veja os cinco tópicos essenciais no gerenciamento de conteúdo corporativo em um departamento de RH:

1. Esteja em conformidade regulatória

Manter registros adequados de RH não é apenas uma boa prática comercial – em muitos casos, é a lei.

Informações sobre o seguro de saúde, os formulários de qualificação para o emprego e os registros de pessoal dos funcionários estão entre os muitos documentos regulamentados pelo governo federal que devem ser coletados e mantidos pelos empregadores.

Com um software de ECM, esses documentos podem ser capturados, armazenados e organizados eletronicamente, permitindo que as equipes de RH mantenham as informações cruciais de uma organização em um repositório centralizado que ajuda a manter os negócios em total conformidade com o governo.

2. Segurança de dados

Uma pilha de formulários preenchidos com caneta e papel não é exatamente tão segura: uma rápida olhada em uma pasta aberta pode revelar o número do Seguro Social, salário ou outras informações de identificação pessoal de um funcionário. Pior, os registros físicos podem ser perdidos ou destruídos em um acidente ou roubados, eliminando sua única cópia conhecida de um documento.

Um software, como o M-Files, mantém seus dados de RH seguros e protegidos desde o início. A partir de uma entrada segura baseada no usuário, o acesso aos arquivos, bancos de dados e documentos dos funcionários pode ser concedido apenas àqueles com permissões designadas. E com um software de ECM baseado em nuvem, os documentos são copiados regularmente em um servidor seguro e sempre acessível. No caso de um desastre inesperado, isso significa que as informações críticas para manter seus negócios funcionando estarão sempre disponíveis na Internet.

3. Integração de Software

Um software de ECM como o M-Files, permite que o departamento de RH colabore em uma ampla variedade de suítes populares de softwares de negócios, usando poderosas e eficientes integrações.

Plataformas como Dropbox, Microsoft Dynamics, Microsoft Office 365, QuickBooks e Salesforce, são suportadas pelo M-Files, podendo assim, compartilhar documentos através dos aplicativos que sua organização já está acostumada a usar e apresentá-los conforme necessário em uma interface de usuário singular – tudo sem o incômodo de um grande projeto de migração.

4. Prontidão de auditoria

Ser pego de surpresa pela própria perspectiva de uma auditoria pode ser uma experiência ruim. Essa situação exige que os funcionários tirem um tempo das tarefas diárias para ajudar a rastrear informações ou arquivos ausentes.

Uma das melhores defesas de uma empresa contra uma auditoria é o controle de um software de ECM que coleta todos os arquivos importantes de um departamento de RH em um só lugar.

Reforçada pela integração total do sistema de arquivos e recursos avançados de pesquisa, esta ferramenta altamente eficaz pode encontrar até os documentos mais obscuros a qualquer momento.

O software ECM também oferece uma trilha de auditoria completa, criando logs filtráveis e exportáveis de todas as ações do documento por data e usuário, para garantir total transparência em seus registros comerciais.

5. Gerenciamento de fluxo de trabalho

A própria tarefa da coleta de dados está desacelerando suas práticas de negócios? Se você precisa de formulários preenchidos corretamente ou está buscando a última assinatura, ter que esperar um colega para concluir uma tarefa simples pode ter um efeito cascata na produtividade de toda a organização.

Por meio de formulários digitais e coleta de dados de um software como o M-Files, os funcionários podem colaborar por meio de um fluxo de trabalho eletrônico que convida os usuários a acessar documentos eletronicamente. E, para reduzir o tempo em que você espera que um funcionário termine de examinar um documento, os lembretes automáticos podem ser agendados e enviados de forma recorrente para garantir que o trabalho seja realizado dentro do prazo.

Resumo dos principais benefícios para um Departamento de RH

Papelada

Desafios:

• A documentação de RH pode ser problemática para gerenciar
• Processos manuais demorados, como entrada manual de dados
• Arquivos grandes geram altos custos de armazenamento
• Recuperação de documentos da velha escola através de arquivos

Solução:

Um dos benefícios mais produtivos do M-Files é a automação de tarefas manuais baseadas em papel. Ele permite que a equipe de RH tenha todos os documentos necessários no contexto e na ponta dos dedos. Além de reduzir os processos demorados de entrada de dados e fluxo de trabalho. No final do dia, sua equipe de RH pode realizar mais trabalhos em menos tempo e com menos recursos – tudo melhorando a criação, o armazenamento e a recuperação de documentos.

Processos

Desafios:

• Falta de processos padronizados de integração ou saída de funcionários
• Registros com alterações frequentes
• Atividades pós-contratação precisam ser agendadas e documentadas

Solução:

O M-Files ajuda a padronizar o processo de integração. Também ajuda no processo de contratação na aplicação do processo a aplicativos e entrevistas, automatizando a entrega de documentos para entrevistadores e partes interessadas.

Políticas

Desafios:

• Prováveis multas por não produzir a documentação adequada
• Programações de retenção associadas aos registros de funcionários

Solução:

Os profissionais de RH estão sobrecarregados com a papelada necessária para justificar custos e satisfazer as regulamentações governamentais. De todos os departamentos da empresa, a equipe de RH é mais propensa a sofrer multas se a documentação for arquivada incorretamente. Os funcionários podem proteger documentos confidenciais com permissões de usuário.

Para saber mais e tirar outras dúvidas, entre em contato com um de nossos consultores. Agende uma demonstração interativa do software M-Files e surpreenda-se ainda mais.

Fonte: M-Files