A mudança no gerenciamento da informação também é uma mudança na governança da informação

Proteção e decodificação de dados

A organização e o armazenamento de dados em plataformas digitais são responsáveis pela consolidação de um cenário oportuno para as grandes corporações que passam a acessar informações precisas e detalhadas sobre suas respectivas áreas de atuação dentro do mercado.

Essa acessibilidade é fundamental na avaliação do desempenho de quaisquer organizações, uma vez que a indexação e a decodificação de códigos empresariais permitem maximizar o valor de suas bases por meio da governança da informação. Uma estratégia eficaz de administração desses sistemas é capaz de identificar e analisar informações produzidas em diferentes plataformas, o que inclui documentos impressos, e-mails, planilhas, entre outras estruturações.

A gestão integral dos conhecimentos de uma empresa pode ser executada por meio de atividades e tecnologias capazes de reduzir custos e riscos digitais, além de ratificar uma conformidade com as legislações vigentes. Entre elas, destaca-se a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (nº 13.709), que entra em vigor em 2020 para assegurar a proteção, a privacidade e a transparência no tratamento de dados pessoais dentro de uma instituição.

Mas como gerenciar as informações?

A meta da governança da informação é assegurar o valor, a qualidade e a conformidade de dados oriundos de fontes diversas, o que requer o estabelecimento de políticas internas capazes de esclarecer as devidas instruções de criação, armazenamento, gerenciamento e descarte de documentações.

A ausência de estratégias na gestão de dados, em conformidade com os paradigmas determinados pelo mercado e suas legislações, torna uma organização exposta aos possíveis vazamentos de conteúdos sigilosos, o que pode resultar em danos irremediáveis à marca e em maiores prejuízos financeiros.

Logo, se faz necessária a aplicação de uma auditoria na identificação de dados que permita a elaboração de planilhas capazes de ordená-los conforme sua relevância e datação. É pertinente realizar um processo de digitalização de documentos impressos, assim como a eliminação de arquivos informais e replicados. O sistema de regulamentação adotado deverá ainda acompanhar proporcionalmente a gama de dados armazenados, ou seja, em sintonia com seu crescimento ou redução.

Soluções de governança

No dia a dia de uma empresa é imprescindível que seus funcionários estejam familiarizados com as políticas de gestão de dados vigentes, o que deve ser enfatizado por meio de treinamentos que ressaltem a responsabilidade vigente na manutenção de conteúdos e de uma constante supervisão no ciclo de vida de uma dada informação.

Nesse cenário, as soluções de governança passam a substituir os procedimentos tradicionais, que já não são suficientemente qualificados na geração de valores por meio de uma análise cautelosa de documentos. Independentemente do mercado de atuação da corporação, é necessário contar sempre com informações exatas para que os negócios avancem com praticidade e eficiência.

A governança inclui prezar pela privacidade de dados, cumprir integralmente com regulamentações, relatórios de auditoria e transcender procedimentos obrigatórios por meio da supervisão do ciclo de vida da informação. Para isso, podemos contar com a consultoria em gestão de processos da IBSDocs, que possui mais de 20 anos de experiência dentro do mercado com soluções documentais especializadas. Agende uma demonstração de nossas soluções.