Gerenciamento de informações: a peça chave para um projeto bem-sucedido

A escolha de uma solução de software no campo do gerenciamento de informações e documentos geralmente tem um objetivo claro para as organizações. Isso frequentemente envolve objetivos comuns, como:

• Aumentar a eficiência.
• Reduzir erros e custos de falha.
• Ficar em conformidade.
• Controlar informações.
• Ser capaz de trabalhar em dispositivos móveis.
• Digitalização, em geral.
• Ou … vários desses objetivos juntos.

Esses objetivos têm muito peso e tendem ser prioridade em um projeto como esse. Mas há um fator importante que é frequentemente esquecido – e é um catalisador para alcançar tais objetivos.

Buscando um bom fornecedor para gerenciar suas informações

Com um ou mais desses objetivos, os responsáveis pela gerência de uma organização vai ao mercado em busca de um produto de software adequado que atenda a essas necessidades e que, ao mesmo tempo, forneça e implemente o produto de software.

Quando é encontrada uma boa combinação de produto e fornecedor que se adapte bem à demanda, a organização que faz o pedido inicia o projeto junto ao fornecedor. A equipe de projeto da organização se concentra cada vez mais nos detalhes e na elaboração dos objetivos. Juntamente com o fornecedor, eles procuram a interpretação, o design e a implementação correta do produto de software. Juntos, eles finalmente chegam a um design funcional, exatamente como a gerência da organização tinha em mente no início de sua pesquisa por uma solução.

A implementação do software

Com base na interpretação do design funcional, um bom fornecedor traduz a funcionalidade no próprio design do software, entregando o sistema perfeito para o cliente maximizar a produtividade da equipe.

Fique atento, se a solução não atender totalmente os desejos do cliente ou os usuários apresentarem dificuldade de manusear o software, não gostam de trabalhar com ele ou não veem o valor agregado, o resultado é uma adaptação problemática ao sistema, um aumento orçamentário substancial, usuários insatisfeitos e, acima de tudo, nenhuma solução para o problema inicial.

Não é o que … mas quem

Vemos muitos exemplos no mercado. Muitas empresas e também fornecedores de software, prestam pouca atenção às pessoas que trabalham com o software: os usuários finais.

O sucesso de uma implementação de software depende da adoção do usuário. E para alcançar objetivos positivos de adoção do usuário, desenvolvemos o método M-Files Build & Play. É um método de implementação que envolve os usuários no software desde o início.

Para uma implementação de software bem-sucedida, cortamos o layout do sistema em pedaços pequenos e claros. Isso significa que trabalhamos com protótipos. Um protótipo forma o layout do software em torno de uma área específica e demarcada – o Build. Essa área consiste em um processo, método de trabalho ou procedimento da organização do cliente.

O protótipo, o método de trabalho e o uso do software serão testados diretamente pelos usuários – o Play. Em seguida, coletamos feedback importante. Exploramos extensivamente com os usuários como eles experimentam o software da perspectiva deles. Esse feedback indispensável se reflete no design, configuração e abordagem.

Por meio dessas breves iterações, aprimoramos e refinamos o design e o layout funcionais do software até que ele seja totalmente adaptado à organização do usuário e ao método de trabalho e atenda aos objetivos estabelecidos.

Pense nisso como construir uma casa nova. Fazemos esse espaço por um espaço com grande atenção aos detalhes e ajustes contínuos pelo cliente, para que, em última análise, todos os quartos atendam às especificações da pessoa que precisa morar neles. Por fim, você cria a casa ideal com a qual todos estão satisfeitos e, ao mesmo tempo, garante a inovação.

Ao envolver de perto os usuários, você pode evitar vários problemas comuns nas implementações de software:

Aderência ao projeto

Uma organização geralmente perde o controle a partir do momento em que o software entra na fase de implementação. Ao envolver de perto a organização e seus usuários por meio de um processo iterativo contínuo, o cliente está sempre no banco do motorista. Isso evita surpresas inesperadas e dá às empresas controle total.

Conexão com processos

O software deve se adaptar aos processos do cliente e não o contrário. Ao trabalhar com cada processo ou método de trabalho separadamente, você evita e garante uma conexão perfeita.

Surpresas inesperadas

Normalmente, as organizações gastam muito tempo na descrição do trabalho e esperam que o fornecedor do software interpreta e realize seu trabalho corretamente. Ao focar nos resultados por etapa, processo ou grupo de funcionários durante a implementação, o cliente imediatamente sabe se o caminho certo foi seguido. Dessa forma, você evita surpresas indesejadas que você, como parceiro de implementação, não esperava.

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