Armazene documentos financeiros importantes de maneira realmente segura

Como você protege seus documentos financeiros digitais?

Já ouviu falar do Ransomware? 

 Se suas respostas foram:

  • Não sei/ Nunca ouvi falar, ou Não tenho certeza / Já ouvi, mas não sei direito.

Você precisa saber o que é M-Files!

 Vamos por partes…

Ransomware é um tipo de software nocivo que restringe o acesso ao sistema infectado com uma espécie de bloqueio e cobra um resgate em criptomoedas para que o acesso possa ser restabelecido. Caso o mesmo não ocorra, os arquivos podem ser perdidos e até mesmo publicados. 

Riscos de armazenar seus documentos eletronicamente

A forma mais comum de armazenamento de documentos digitais é na nuvem. Essa ação pode ser feita do seu smartphone. A vantagem desse tipo de armazenamento é a facilidade para recuperar arquivos de qualquer lugar do mundo.

Por outro lado, é importante considerar as implicações de segurança ao realizar a transferência de seus documentos. Ao optar por armazenar eletronicamente esses documentos, fique ciente das ameaças as quais você está exposto:

  • Ransomware
  • Roubo
  • Vírus
  • Falha de dados

Conheça formas simples para criar uma primeira linha de defesa

  • Proteção de senha. Certifique-se de que você tenha uma senha segura para o seu dispositivo. Você pode verificar a força da sua senha em howsecureismypassword.net. Existem opções para Android e iOS.
  • Apague documentos com segurança. Quando você exclui um documento da lixeira, ele não é completamente excluído. EaseUS Disk Data Recovery é apenas uma das muitas soluções que podem recuperar arquivos que você acha que foram excluídos permanentemente.
  • Use criptografia. A criptografia é essencialmente embaralhar seus dados tornando-os irrecuperáveis.
  • Faça back up de seus arquivos. Um bom plano de backup pode ser a única solução para se proteger contra falhas de ransomware ou hardware. A maneira mais fácil de fazer backup de seus documentos financeiros é usar uma solução de backup na nuvem.

 Agora que você tem uma ideia do que é necessário para armazenar eletronicamente e com segurança, seus documentos financeiros importantes. Vamos blindar sua empresa.

Conheça as features do M-Files para o seu negócio

O M-Files é um software líder global no mercado de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), Enterprise Content Management (ECM) e Business Process Management (BPM).

Além de ajudar organizações a cumprir com os regulamentos financeiros, proporcionando acesso imediato a documentos e informações importantes, ele disponibiliza uma série de outros benefícios.

Sabemos que a gestão das finanças no dia-a-dia de um negócio é uma tarefa trabalhosa e se algo não sair como o planejado, podem ocorrer muitos problemas. O M-Files ajuda sua empresa a cumprir com os regulamentos financeiros, proporcionando gestão completa de processos e acesso imediato a documentos e informações importantes.

Encontre o que você precisa instantaneamente

O M-Files elimina o caos das pastas através da organização de conteúdo com base em o que é, para que você nunca tenha que se lembrar de onde um documento foi salvo ou qual versão é a correta.

Analisar e aprovar acordos financeiros mais rápido

O gerenciamento e acompanhamento de fluxos de trabalhos de contrato exigem uma grande quantidade de tempo. O M-Files libera mais horas no dia por processos como Gerenciamento do Ciclo de Vida do Contrato (IBSCLM). Como o M-Files sabe quem é o responsável por todas as tarefas ao longo do caminho, as notificações são enviadas automaticamente.

Faça o seu negócio à prova de auditoria

Deixar de fazer uma auditoria e ter problemas por causa disso pode sair extremamente caro, sem contar os riscos. Manter registros de tudo e a documentação financeira atualizada é fundamental. O M-Files mantém o controle de todas as versões de tudo para você.

O M-Files interage bem com os outros

O M-Files possui integração com CRM, ERP e outros sistemas, permitindo que você encontre o que você precisa a partir de onde você estiver.

Automatize processos contábeis

Com o M-Files, você pode automatizar workflows relacionados à contabilidade como roteamento de uma ordem de compra para aprovação, processamento de uma fatura e revisão ou apresentação de documentação fiscal ou regulamentar. A nossa solução verificará cada passo do seu processo, garantindo que tudo seja seguido consistentemente.

Apenas uma versão de cada documento

Com o M-Files, existe apenas uma versão salva de cada documento, sem duplicações. Independentemente do tipo de arquivo que você precise, ele estará sempre atualizado. Todas as versões antigas são preservadas no histórico do documento, portanto, sempre será possível reverter atualizações quando preciso.

E o melhor, você pode acessar tudo de qualquer dispositivo. Gerencie todos os seus processos através do aplicativo móvel do M-Files, disponível para IOS, Android e Windows Phone. Digitalize, acesse, analise e aprove os documentos independentemente de sua localização.

Solicite uma demonstração interativa para que nossa equipe técnica apresente uma solução em tempo real e tire suas dúvidas através de videoconferência (Webex). Participe!

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