Artigos
As expectativas do usuário sobre o gerenciamento de registros e governança da informação
O Relatório da AIIM sobre a indústria abrangeu amplamente o tema sobre os problemas de gerenciamento de informações com relação às plataformas de serviços de conteúdo que os usuários têm tentado resolver no mesmo relatório, muito se foi discutido também sobre a governança da informação e o gerenciamento de registros.
Como uma cartilha, a AIIM conversou com trabalhadores do conhecimento em várias facetas do gerenciamento de informações. As respostas em torno da governança da informação e do gerenciamento de registros nos dão uma pequena visão em três áreas principais:
- A importância percebida da automação na proteção e conformidade de informações
- A difusão da automação nos principais processos de governança de informações
- Qual é o argumento mais persuasivo para práticas mais rígidas de governança da informação – risco ou valor?
Vamos entender mais!
A Importância da Automação na Proteção e Conformidade da Informação
A implementação de boas práticas de governança é essencial para iniciativas de conformidade. Atualmente, os executivos estão ditando um caminho mais prático para a governança da informação, principalmente depois da automação e do workflow de processos.
Os entrevistados foram questionados sobre a importância de transformar e modernizar a governança da informação e a conformidade com os processos automatizados e mais da metade das organizações vê isso como algo altamente importante. Na pesquisa, para 48% das organizações, o fato de não se preocupar com a automatização dos processos é considerado como um problema. Mas será que eles estão fazendo algo com relação a isso? Quais são os processos que estão sendo automatizados?
Automação de Processos de Informação Importante
A automação de processos apresenta enormes ganhos na produtividade. Ao eliminar processos manuais, os profissionais são liberados para atender às tarefas principais que agregam valor à empresa. No entanto, segundo o relatório, muitas organizações estão automatizando processos que podem ser totalmente automatizados com gerenciamento inteligente de informações apenas parcialmente.
O processo mais automatizado, de acordo com os entrevistados, é monitorar a atividade incomum do usuário e possíveis violações cometidas. Consequentemente, o processo menos automatizado é detectar e excluir conteúdo trivial ou duplicado.
O fato gritante é que, embora 100% da automação desses processos pareçam viáveis, apenas cerca de 10% das organizações estão conseguindo automações completas para cada um desses processos.
As soluções de gerenciamento inteligente de informações (IIM), como o M-Files, podem ajudar as organizações a levar a automação a novos patamares. Por exemplo, um dos recursos do software M-Files usa a inteligência artificial para rastrear pastas, localizar e gerenciar informações confidenciais. Isso é muito útil!
Com uma plataforma como o M-Files, atividades incomuns podem ser detectadas através de um processo automatizado em dois níveis: (1) no nível do servidor, e (2) o monitoramento proativo inerente nas permissões contidas nos campos de metadados. Dessa forma, em vez de responder às atividades incomuns dos usuários, as organizações podem se antecipar com regras de permissão personalizadas.
O gerenciamento de registros em todo o ciclo de vida dos documentos também pode ser automatizado, além do monitorados através de relatórios gerados automaticamente, detalhando quais arquivos foram descartados e onde outros registros podem estar em seu ciclo de vida.
No caso de dados triviais, a arquitetura de metadados nos repositórios permite que o M-Files detecte quais informações podem ser importantes e quais seriam triviais.
Com relação ao conteúdo duplicado, o M-Files pode detectar e notificar o usuário após a introdução de um documento no sistema. Um bom exemplo seria armazenar um e-mail que já esteja no sistema. A plataforma IIM reconheceria e notificaria o usuário de que é um e-mail duplicado.
Além disso, o M-Files pode não apenas marcar itens para que a exclusão seja revisada manualmente, mas também pode excluir registros automaticamente com base em um fluxo de trabalho de ciclo de vida predefinido.
Qualquer sistema IIM sério depende muito de metadados como uma função essencial. A plataforma M-Files depende muito de metadados e pode até sugerir valores de metadados baseados em conteúdo extraído, usando inteligência artificial.
O que impulsiona as iniciativas de governança da informação – risco ou valor?
Os entrevistados da pesquisa foram questionados: O que é mais persuasivo na hora de falar sobre governança – o RISCO de ativos de informação ou seu valor?
É uma questão filosófica, na verdade. O driver por trás da maioria das iniciativas de governança da informação tende a evitar o risco.
Isso acontece porque, nas organizações, o vínculo ainda precisa ser efetivado entre a administração prudente, a administração dos ativos de informação e a capacidade de uma organização de usar esse recurso para fornecer valor e experiências aos clientes e usuários.
Isso confirma que, os entrevistados atribuem um valor ao risco e priorizam 47% do tempo, entretanto, a conexão com o valor da governança da informação ainda pode ser um pouco perdida.
Gostou deste artigo? Ficou interessado em conhecer mais sobre o M-Files e tudo que ele tem a oferecer? Vamos conversar, entre em contato para que um de nossos consultores te mostre a solução M-Files em tempo real com uma demonstração gratuita para modernizar o gerenciamento de informações da sua empresa.
