Automatização de Processos: o que é, vantagens, tempo e melhores práticas

Automatização de Processos: por que tem se falado tanto nisso (é algo novo?), quais os benefícios e como aplicar?

Humanos estão sujeitos a falhas individuais ou até mesmo coletivas. Além disso, condições externas podem fazer com que etapas importantes da rotina administrativa, de produção ou venda de uma empresa sejam perdidas, esquecidas ou mal executadas.

Organizar melhor esses processos pode não só evitar erros e desperdícios, mas aumentar a produtividade e economizar recursos. Como fazer isso?

Uma vez que um processo é executado com sucesso, ele pode ser repetível e escalável. Isso é feito através de planejamento especializado e de apoio da tecnologia, algo chamado de Automatização de Processos.

O que é Automatização de Processos?

A Automatização de Processos é o uso da tecnologia para executar tarefas ou processos recorrentes em um negócio em que o esforço manual pode ser substituído. Isso é feito para alcançar a minimização de custos, maior eficiência e processos simplificados.

Para entender melhor, vamos a alguns exemplos.

Automatização de Processos em RH

Olhe o que acontece no setor de RH (Recursos Humanos) de uma empresa:

Embora a contratação de funcionários possa parecer um processo simples, ela envolve várias tarefas.

Preencher formulários com informações dos funcionários, organizar sessões de treinamento, cadastrar contas bancárias, coletar os documentos necessários e designar os colegas responsáveis por recepcionar e dar uma mentoria ao novo empregado são apenas algumas das atividades envolvidas.

Sem automatização, todo o processo pode se tornar bastante caótico e resultar em:

• Papelada sem fim
• Pular tarefas importantes
• Insatisfação dos funcionários
• Menor produtividade
• Gastos desnecessários.

A aplicação da Automatização de Processos à chegada de funcionários garantirá transições suaves de uma tarefa para a próxima, mantendo os funcionários inteirados e fornecendo visibilidade do status do processo.

Automatização de transações comerciais

As solicitações de pedidos de compra são processos recorrentes na maioria das organizações e talvez sejam feitas da seguinte forma:

1. A equipe solicitante preenche um formulário e o envia para a equipe de compras
2. O responsável pela aprovação examina a solicitação e a rejeita caso as informações sejam inadequadas ou haja restrições orçamentárias
3. Em seguida, ele é enviado de volta para a equipe solicitante
4. Se aprovado, um pedido é criado e as cópias são enviadas ao fornecedor, bem como à equipe de estoque.

Sem automatização, os seguintes problemas podem surgir:

• Aprovação de pedido atrasado
• Produtividade impactada
• Registros incompletos
• Erros na ordem de compra
• Erros ao receber os suprimentos.

A Automatização de Processos pode ajudar a melhorar a responsabilidade, a transparência e permitir o registro preciso de dados, que pode ser acessado por partes interessadas relevantes quando necessário.

Ela também terá toda a comunicação relacionada ao processo dentro do fluxo de trabalho para tornar a execução mais fácil e rápida.

Automatização não é algo novo

Apesar de ser muito buscada atualmente, a Automatização de Processos é utilizada há pelo menos um século.

Entende-se que a automatização de manufatura começou em 1913 com Henry Ford e a produção de seus carros. Com a primeira linha de montagem para a produção em massa de um automóvel inteiro, a Ford revolucionou o processo de produção e a indústria automotiva.

Com essa mudança radical, as linhas de montagem permitiram que cada trabalhador aprimorasse seu conjunto de habilidades individuais, o que gerava enormes economias de custo para cada produto concluído.

Como a tecnologia aumentou nas décadas de 1970 e 1980, as empresas começaram a usar computadores para automatização.

Tarefas e processos cansativos e repetitivos passaram e a ser feitos pelas máquinas. Os humanos, assim, ganharam a oportunidade de empregos mais criativos e de alto nível.

Hoje, a Automatização de Processos faz parte da excelência de processos e tem melhoria contínua, com componentes como integração de sistemas, sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) e ferramentas de fluxo de trabalho.

Com a Internet das Coisas (IoT – Internet of Things, em inglês) conectando objetos ao mundo digital, a Automatização de Processos permite a transferência de dados através de uma rede sem qualquer interação humana. Os avanços na tecnologia móvel permitiram uma força de trabalho remota, o que pode reduzir mais ainda as despesas da empresa.

Por que automatizar processos?

Se você procura razões convincentes para automatizar seus processos de negócios, listamos aqui seis delas para que você automatize os processos em sua empresa.

1. Caminho para a transformação digital

A Transformação Digital pode parecer um grande objetivo para organizações que não estão nesse caminho. A Automatização de Processos pode ser um ponto de partida para adotar essa cultura de transformação contínua.

Você pode começar com alguns processos que precisam claramente de correção do curso e ir progredindo gradualmente.

2. Clareza

A automatização exige certa clareza sobre o processo logo no estágio de projeto.

Se você não conhece as tarefas envolvidas e as pessoas responsáveis pela execução do processo, não é possível projetar e automatizar o fluxo de trabalho com precisão.

Além disso, o mapeamento de processos pode fornecer clareza a todos os funcionários e também servir como um recurso de treinamento.

Os insights que você obtém ao analisar um processo automatizado podem mostrar claramente a lacuna entre seu processo: como está e como deveria ser.

3. Processos simplificados

Um dos ótimos resultados da Automatização de Processos são os processos simplificados: responsabilidade clara, notificações personalizáveis, informações valiosas e tempos de resposta mais rápidos facilitam a eliminação de atividades desnecessárias e o foco no aprimoramento de tarefas que agregam valor.

4. Registros

Com a automatização, todos os detalhes de um processo específico são registrados. Essas informações podem ser apresentadas para demonstrar conformidade durante as auditorias.

5. Padronização de operações

Quando você automatiza um processo de negócios, pode esperar um padrão consistente de resultados todas as vezes. A padronização ajuda a posicionar sua organização como confiável, o que, por sua vez, pode ajudar a aumentar sua base de clientes.

6. Satisfação do cliente

A satisfação do cliente é um diferencial importante em qualquer setor. Concentrar-se no processo e na excelência operacional ajuda a superar as expectativas do cliente com facilidade. Quando você atende consistentemente aos padrões prometidos, os clientes têm maior probabilidade de desenvolver uma preferência por sua empresa.

Quais processos podem ser automatizados?

A Automatização de Processos não está restrita apenas às funções que citamos como exemplo no início do artigo.

Alguns fatores que podem indicar a necessidade de automatização incluem:

1. Alto volume de tarefas
2. Várias pessoas necessárias para executar tarefas
3. Sensibilidade ao tempo
4. Impacto significativo em outros processos e sistemas

Se uma atividade atender a todos os critérios listados acima, é muito provável que você precise automatizar seus processos de negócios.

Para lhe dar uma imagem mais clara, aqui estão alguns processos geralmente automatizados nas empresas.

• E-mail e notificações (push)
• Suporte de helpdesk
• Criação de estudos de caso de clientes
• Agregação e migração de dados
• Backup e restauração
• Pedidos de licença de empregado
• Protocolos de call center
• Pedidos de compra
• Folha de pagamento
• Faturamento
• Lançamentos de produtos
• Nutrição de leads.

Vantagens da Automatização de Processos

Depois de automatizar seus processos de negócios, você pode esperar vários benefícios, como um aumento na produtividade.

As ferramentas de Automatização de Processos baseadas em nuvem armazenam seus dados em um banco de dados central. Isso ajuda você a acessar dados de qualquer local ou dispositivo sempre que precisar.

Seus processos de negócios vão se tornar muito mais transparentes. Você poderá acompanhar e monitorar processos enquanto eles estão em execução, o que pode aumentar a responsabilidade e a visibilidade.

A capacidade de monitorar processos remotamente também ajudará você a procurar erros e corrigi-los conforme eles ocorrem. Os relatórios de desempenho fornecerão insights para que você ou sua equipe possam tomar medidas preventivas contra erros recorrentes.

A partir de uma perspectiva de longo prazo, você começará a notar tempos de resposta mais rápidos e uma redução nos custos devido a menos intervenções manuais.

Você também se encontrará em uma posição para melhorar sua alocação da sua mão de obra, já que um aplicativo poderá lidar com todas as tarefas recorrentes comuns. Dessa forma, você poderá redirecionar seus funcionários para tarefas que exigem esforço e julgamento humanos.

A Automatização de Processos, por fim, permitirá a crescente eficiência dos negócios. Como se baseia na noção de melhoria contínua do processo, os níveis de eficiência continuarão aumentando com o tempo.

Melhores práticas em Automatização de Processos

Não basta assinar um software de Automatização de Processos para garantir o sucesso de sua iniciativa.

Sua empresa precisará adotar uma abordagem minuciosa para automatizar seus processos.

Algumas das recomendações mais importantes para Automatização de Processos incluem:

• Começar com uma compreensão clara de quais tarefas estão envolvidas, quem é responsável e quando cada tarefa precisa ser executada.
• Ter metas claramente definidas ao automatizar um processo.
• Medir os resultados com uma abordagem em fases. Muitas organizações ficam desapontadas quando os resultados não se concretizam da noite para o dia.
• Investir tempo suficiente na formação de funcionários e em um período de adaptação.
• Adotar uma perspectiva de longo prazo para experimentar um bom ROI – Retorno sobre Investimento.
• Usar soluções prontas disponíveis.

Quanto tempo leva para automatizar?

Automatizar processos leva um tempo diferente de empresa para empresa ou de setor para setor.

Essa é uma tarefa de construção que exige maturação, isto é, há uma curva de aprendizado e amadurecimento.

Por isso, uma empresa que talvez deseje hoje fazer esse tipo de projeto – e que tenha essa consciência da necessidade – certamente precisa buscar uma parceria com uma empresa de know-how que pode acelerar o processo através de uma estratégia aprimorada.

Portanto, a resposta para quanto tempo leva é: depende. Uma empresa talvez consiga colocar para funcionar um processo automatizado em 30 dias, outra talvez precise de 90 dias.

Uma empresa especializada em automatização de processos vai ter toda a inteligência para isso e saber explorar da melhor forma os principais softwares disponíveis.

O tempo para a implementação, é importante lembrar, depende também da pro-atividade do cliente.

Assim, o trabalho é feito a quatro mãos – ou talvez a seis mãos, uma vez que além da empresa responsável pela inteligência do processo, o cliente pode também recorrer a uma equipe especializada em digitalização.

Cases de Automatização de Processos

Ter visto um caso de sucesso pode ser uma fonte de inspiração ou uma motivação fundamental para enfim tomar a decisão de modernizar os processos de sua empresa.

Por isso, separamos aqui neste artigo dois exemplos de empresas de diferentes setores que buscaram o apoio de uma equipe especializada e renomada para garantir não só a automatização, mas também a qualidade da iniciativa.

Caso real: gestão de contratos

Conhece algum exemplo real de quem teve sucesso na Automatização de Processos? Veja um em que a tecnologia foi bem utilizada para melhorar a gestão de contratos, atividade típica da companhia.

Essa empresa é do ramo de galpões logísticos e firmou uma parceria com a IBSDocs, especializada em Automatização de Processos.

O trabalho da IBSDocs pôde deixar os processos dinâmicos, aumentando a produtividade e reduzindo o tempo que antes era gasto em atividades manuais.

Vários desses contratos estavam armazenados em pastas de rede, sem conexão a nada. Explorando bem o que o software M-Files oferece, a informação passou a se conectar com o ERP deles. Agora eles têm o uso dinâmico de informação.

Caso real: contas a pagar

Outro exemplo que mostra como a Automatização de Processos pode ser aplicada a várias áreas é quando ela atua na atividade de contas a pagar.

Outro cliente, este no setor de administração de condomínios, procurou a IBSDocs para automatizar um processo fundamental de suas atividades. Se a sua empresa não é desse mesmo ramo, imagine quantas contas por mês uma administradora de condomínios precisa pagar.

Com o ABBYY FlexiCapture, a IBSDocs fez o seguinte pelo cliente:

O sistema identifica se o documento é uma nota fiscal, conta telefônica e também extrai os dados do condomínio. Ele reconhece todos os campos. Caso haja alguma inconsistência como uma imagem borrada, o próprio software acusa para que a conta seja monitorada individualmente.

Conte com a IBSDocs

Com embasamento teórico aliado à experiência adquirida nos diversos projetos executados, os consultores da IBSDocs têm capacidade de otimizar processos empresariais e aumentar a produtividade dos clientes em diversas áreas: alimentos e bebidas, arquitetura e construção, departamento jurídico, educação, energia, indústria, governo, imóveis, logística, saúde, entre outros.

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