Como a gestão de documentos pode ajudar a área da saúde

Quem trabalha com saúde sabe que ela é uma das áreas que mais demanda organização para controlar informações. Por lidar com vidas, é crucial que os documentos sejam precisos e atualizados, além de contar com agilidade na hora de procurá-los. 

Por isso, o bom funcionamento de uma clínica, laboratório ou hospital passa por uma boa organização de documentos.

Por exemplo, segundo a Resolução 1.639/2002 do Conselho Federal de Medicina, os prontuários médicos de papel precisam ficar guardados por no mínimo 20 anos, enquanto os digitais necessitam de arquivamento permanente. Só com essa situação já temos uma questão delicada, que é pensar em uma solução para armazenar os prontuários médicos de maneira segura e de forma que seja possível gerenciar esses documentos.

O que é gestão de documentos

É o conjunto de processos aplicados por uma empresa a fim de garantir a produção, o arquivamento e o uso correto de seus registros mais relevantes. A ideia principal é simplificar o uso desses documentos no dia a dia, para que a busca por dados seja fácil, organizada e segura.

A gestão de documentos vai acontecer conforme a realidade de cada negócio. Empresas que geram uma grande quantidade de arquivos podem precisar automatizar o arquivamento das suas informações. Já empresas menores podem ser bem atendidas com uma simples gestão manual. O que certamente não é o caso das empresas ligadas à saúde.

Quais as vantagens da gestão de documentos?

Além de contribuir para a organização, uma gestão de documentos adequada favorece a atuação da empresa em conformidade com as leis vigentes. Negligenciar esse gerenciamento pode trazer graves consequências para o negócio, como o risco de perder informações importantes por causa de fatores físicos ou a redução do sigilo corporativo devido a dados expostos.

Mas as vantagens não acabam por aí, listamos mais algumas para você:

1. Redução de custos

Quando não é feita uma gestão de documentos de maneira correta, as despesas são muitas: desde o envio até o armazenamento de documentos. Você terá gastos pelo tempo perdido na busca por documentos, prejuízos por causa de perdas de documentos, além de reimpressões, tudo pela falta de gestão. 

Tudo isso afeta diretamente a produtividade da sua equipe. Funcionários que não perdem tempo com burocracia dedicam mais tempo para suas funções ao invés de resolver problemas da má gestão da documentação.

2. Agilidade e qualidade nos processos

Empresas que precisam de papéis importantes em seus processos conhecem bem as consequências de ter que paralisar esses processos ou mesmo perder prazos porque um documento faltou ou, porque a cópia está em baixa qualidade.

Entre os prejuízos, pode ocorrer também a perda de grandes contratos, ferindo a credibilidade e a imagem do seu negócio, trazendo queda no desempenho no mercado. Sim, tudo isso pela má gestão de documentos!

3. Arquivamento sem falhas

Todo empreendedor sabe que planejar, analisar resultados e avaliar o desempenho são etapas essenciais para administrar um negócio de forma eficiente. Só assim se tem controle dos recursos e pode-se direcionar o negócio para melhores resultados.

Para isso, você precisa ter acesso a números, dados e outras informações referentes a anos anteriores que estejam bem armazenadas, o que significa estarem com fácil acesso. Somente uma gestão documental em dia vai garantir isso para você, além da segurança jurídica da sua empresa a longo prazo.

Agora que você já conhece a importância da gestão de documentos, especialmente se você atua na área da saúde, que exige transmitir confiança aos clientes, que tal adotar uma solução que ofereça acesso rápido e seguro a documentos e informações importantes? 

Conte com o M-Files para reduzir o risco regulatório, acessar tudo a partir de qualquer dispositivo, proteger as informações ao mesmo tempo que as, torna acessíveis e com versões sempre atualizadas dos documentos. Fale com um de nossos consultores e implemente quanto antes a gestão de documentos na sua clínica, laboratório ou hospital!