Como montar um fluxograma de compras: passo a passo

Sem conhecer seu processo de compras, o que significa ter um padrão específico em um fluxo definido e desenhado, você pode estar passando por uma rotina bagunçada e com os gastos do negócio pouco controlados, o que é um grande problema.

Este artigo é para você que quer montar um fluxograma de compras para controlar e gerenciar de forma mais eficaz todo o processo desse setor tão importante da empresa, para atingir melhores resultados. Vamos lá?

O que é fluxograma de compras

O setor de compras é aquele que recebe pedidos de todas as áreas da empresa várias vezes ao dia. Quando não existe um processo estruturado, esses pedidos vêm por diversos meios: e-mail, WhatsApp, telefone ou até mesmo pelo boca a boca ou em forma de um post-it colado na sua mesa.

Confusão à vista? Com certeza! O fato é que toda empresa precisa comprar materiais e insumos. É por isso que ter controle do processo de compras é fundamental para manter a saúde financeira da empresa, bem como a organização, atingindo melhores resultados e, inclusive, maior produtividade.

Para que isso aconteça, é preciso mapear o seu fluxograma de compras, para que não existam gargalos, despadronização e, especialmente, prejuízos.

Qual a importância de um fluxograma de compras

Vistos como uma tarefa chata, fluxogramas são ferramentas importantes para construir uma padronização das operações da empresa. Eles possibilitam um entendimento maior do todo, geram ordem na execução das tarefas e facilitam o monitoramento das atividades. Motivos suficientes para você começar a gostar de fluxogramas, não é mesmo?

Quem não quer ter de forma clara e transparente para todos envolvidos no processo o que deve acontecer, em qual momento deve acontecer e por quem deve ser feito?

Assim, fluxogramas de compras, ou de qualquer outro processo, auxiliam a deixar a rotina de trabalho e o fluxo das atividades mais ágeis e funcionais. Se você não sabe por onde começar a montar o seu fluxograma de compras, siga nosso passo a passo!

Como montar um fluxograma de compras

Monitorar e manter tudo organizado no setor de compras não é uma tarefa fácil. Por isso, preparamos um passo a passo para ajudar você a montar um fluxo de compras ideal para o seu negócio. Acompanhe:

1. Escolha a equipe que fará o desenho do processo de compras

É muito importante que, antes de tudo, você converse com todos os envolvidos no processo. Entreviste os profissionais que trabalham no procedimento de compras e permita que eles falem como tudo acontece. Assim, você já vai poder traçar como é o seu fluxo atual.

2. Identifique a questão crítica

Com o primeiro desenho feito, entenda o que você quer melhorar. Por exemplo: você precisa reduzir tempo ou custos? Ou precisa alinhar o setor de compras de uma maneira mais estratégica com outras áreas da empresa? Defina a sua dor ou dores.

3. Desenhe a situação atual

Com o desenho do fluxo atual feito e com clareza sobre o que precisa ser melhorado, identifique quais problemas esse desenho tem. Onde estão os gargalos e pontos que impedem o seu negócio de atingir os resultados esperados?

4. Analise os problemas

Agora, vai ficar mais fácil entender o que está sendo feito de errado. Quando você une o processo como acontece com os problemas que você tem, os impeditivos começam a aparecer, o que é ótimo, pois são esses pontos que precisam ser ajustados para chegar a um fluxograma de compras ideal.

5. Finalmente, desenhe o fluxo de compras ideal

Aqui, você já definiu sua equipe, descobriu quais são as questões críticas, estudou a situação atual do processo de compras e encontrou os pontos que precisa solucionar. Ou seja, depois da análise, você já pode desenhar o fluxo de compras ideal, aquele que corrige os possíveis erros para atingir resultados melhores.

6. Implemente, acompanhe e aprimore!

Com o fluxo pronto, basta tirá-lo do papel, além de monitorar se ele está sendo cumprido adequadamente. Faça revisões constantes para seguir aprimorando o processo, que sempre precisa de novos ajustes e atualizações, já que mudanças também sempre são constantes no dia a dia corporativo.

Com um fluxo de compras fluido, você também pode automatizar o processo de compras com ajuda de softwares como o M-Files, que é um grande aliado no gerenciamento de informações e de documentos importantes para a sua empresa. Por meio dele, seus funcionários podem economizar um valioso tempo que seria desperdiçado na resolução de pequenos problemas.

Nós também desenhamos um infográfico de compras ideal e testado, que você pode baixar para comparar com o seu.

Além disso, se parecer difícil demais aproximar seu fluxograma de compras atual do ideal, entre em contato com a IBSDocs para que um de nossos especialistas possa ajudar você a complementar o seu fluxo e mostrar como a nossa solução de automatização pode auxiliar o seu departamento de compras e o seu negócio a obterem sucesso!