Confira as 3 maiores revoluções da tecnologia na gestão de informação

A informação está explodindo como um big bang de TI. A gestão de informação fica cada vez mais necessária, com documentos, e-mails, dados, bate-papos, tweets. São muitas ferramentas e muita informação para processar.

Provavelmente, você já viu uma dessas estatísticas fantásticas sobre a velocidade com que as informações estão crescendo. Algo sempre muito exagerado, como por exemplo: “Mais informações foram criadas nos últimos dois minutos do que todas as informações desde o início dos tempos” (risos).

Falando sério agora, há indiscutivelmente uma enorme e acelerada, quase insondável, quantidade de informação sendo criada todos os dias, e todos nós estamos sendo forçados a afundar ou navegar sobre toda essa informação.

Infelizmente, a maior parte dessa informação é inútil ou até mesmo difícil de decifrar, e pior, nos distrai do pequeno subconjunto de informações de que realmente precisamos – as informações certas, as coisas importantes.

Nos negócios e na vida, essas informações variam ao longo do tempo, por pessoa ou função, e por inúmeras outras considerações. O que é importante para alguém agora pode não ser importante para a mesma pessoa amanhã ou na próxima semana e talvez nunca seja importante para outra pessoa e vice-versa.

Contexto é tudo

O contexto é fundamental para determinar as informações mais importantes em um determinado momento, por exemplo, se você é um vendedor trabalhando em uma proposta importante em um determinado prazo para um cliente-chave. Acordos são selados, certo? Correspondência, propostas anteriores e assim por diante. A organização e a gestão de informação e processos para cumprir o que foi prometido são cruciais para você naquele momento e não mais tarde.

O contexto ajuda a estabelecer significado e relevância para a cada tarefa. O contexto também age para filtrar a enorme quantidade de informações que não são importantes. Todos nós sabemos como é perigoso tirar algo fora de contexto, pois isso pode mudar totalmente seu significado ou intenção. Contexto é tudo.

As 3 revoluções tecnológicas da gestão de informação

Acredita-se que estamos entrando na terceira das três principais fases da tecnologia da gestão de informação, cada uma delas cada vez mais sofisticada e poderosa, e cada uma com um novo e maior potencial para impactar os resultados de uma empresa. Confira com a gente:

1ª revolução: Um único repositório central para todas as informações

Pode-se dizer que a primeira onda começou nos anos 70, quando a Xerox PARC criou o mouse da área de trabalho, com pastas, a lixeira e outros recursos familiares que vemos hoje.

Então, no início e meados da década de 80, a Apple apresentou a Lisa, que incorporou alguns desses elementos, e depois se tornou um fenômeno com o Macintosh. Esses elementos logo começaram a aparecer nas primeiras versões do Microsoft Windows. Em 1990, foi fundado o Documentum, que pode ser considerado o primeiro software corporativo de gerenciamento de documentos.

Esses tipos de sistema têm uma estrutura hierárquica e rígida, difícil de alterar e adaptar, especialmente depois que uma grande quantidade de informações é armazenada no sistema. Foi como tentar mudar a fundação de uma casa que já foi construída. Isso pode ser feito, mas é complicado, caro e provavelmente vai quebrar algo no processo.

Além disso, surgiu uma nova abordagem que não estava focada em uma estrutura de pastas hierárquica e fixa com metadados primitivos. (Sim. Os metadados existiam desde o Documentum e antes, mas eram principalmente apenas tags para pesquisar.) Essa nova abordagem dependia de metadados para literalmente orientar o sistema, não tratava de onde as informações eram armazenadas, mas quais eram aquelas informações e a que estavam relacionadas.

2ª revolução: As informações podem estar em qualquer lugar

A segunda onda começou em meados de 2000 com a percepção de que conteúdo não estruturado, por exemplo, documentos, imagens e outros conteúdos, não eram desconectados e separados, faziam parte de um todo maior.

Um contrato ou proposta eram importantes para promover um acordo com um possível cliente que estava sendo gerenciado no CRM. Para obter uma imagem completa e tomar decisões informadas (e realmente realizar o trabalho), todas essas informações eram necessárias. É claro que todo CRM e ERP tentaram resolver isso adicionando seus próprios recursos internos de gerenciamento de conteúdo, mas isso resultou em recursos limitados.

3ª revolução: Acesso “em contexto” transparente a informações na interface do usuário de sua escolha

Descreveremos a terceira onda como Integração e ela segue logicamente a partir da segunda onda de unificação. Trata-se de integrar elementos das duas primeiras ondas em uma única interface de usuário comum. Não interface do usuário do sistema de gerenciamento de informações ou CSP, como denominado pelo Gartner, mas a interface do usuário de outros aplicativos principais de linha de negócios.

A ideia é que os recursos da gestão de informação criados para um propósito específico sejam integrados perfeitamente às interfaces de usuário de outros aplicativos – como Office 365, Salesforce, G Suite, SharePoint, Times, NetSuite, SAP, QuickBooks, Workday ou Esri ArcGIS, por exemplo.

Além do contexto estabelecido por metadados e relacionamentos com importantes objetos de negócios como clientes, projetos e casos, uma nova camada de contexto é adicionada à imagem, o contexto da interface com o usuário do aplicativo de linha de negócios.

O contexto é o tema-chave que tece tudo, estabelecendo significado e relevância, permitindo que as pessoas se concentrem no que é mais importante para a exclusão dos menos importantes. Com isso, o foco melhora, o trabalho é feito de forma mais rápida com maior qualidade e a produtividade aumenta.

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