Conheça nossas soluções para gestão de fornecedores em empresas

Quando uma empresa contrata um fornecedor de serviços ou mercadorias, é necessário cadastrá-lo em seu sistema. Este fluxo de cadastro de fornecedores é composto de uma série de análises e alçadas de aprovações que visam habilitar o fornecedor dentro da empresa.

Os diversos departamentos dentro da empresa iniciam a solicitação de acordo com a necessidade de mercadorias que, primeiramente, serão avaliadas e aprovadas por poderes jurídicos e pela controladoria.

Nessa avaliação, são analisados alguns detalhes do fornecedor como integridade de informações, cartão de CNPJ, idoneidade jurídica e outros itens.

Após todo o processo de aprovação, o fornecedor fica apto para prestar serviços e gerar notas para a empresa.

As dores mais comuns dos clientes

Apesar de todo o processo parecer metódico e intuitivo, nem sempre seu desenvolvimento é tão prático. A falta de automatização com as documentações e no fluxo de trabalho pode se tornar um empecilho.

Sem nenhum tipo de gestão sistêmica para controlar as etapas de cada processo, não é possível localizar e ajustar onde ocorrem os gargalos e conflitos internos. Além disso, a circulação de papéis físicos geralmente acaba trazendo extravios e até mesmo multas.

Para a maioria das empresas, existe uma grande dificuldade para encontrar melhorias que torne o fluxo da gestão de fornecedores eficaz.

A solução para o problema

Para solucionar as dores citadas anteriormente, a IBSDocs inicia os processos com envio de formulários de Cadastro de Fornecedores para preenchimento e assinatura do fornecedor com o auxílio do M-Files. Ao retornar os documentos preenchidos, o requerente inicia o fluxo no M-Files preenchendo os dados do formulário dentro do sistema. Após este processo, esses dados passarão por diversas análises e aprovações da controladoria, setor jurídico e gestor de controladoria até chegarem à etapa final, onde ocorrerá o envio das informações ao JD Edwards. via integração de Database.

Os benefícios alcançados

Após implementar as nossas soluções, os benefícios surgem imediatamente, pois o fluxo da gestão de fornecedores será automatizado. As vantagens são:

• Velocidade e precisão na localização de documentos
• Melhor gestão e controle do processo de aprovação de fornecedores
• Agilidade do processo que reduz o SLA de aprovação
• Aumento da produtividade
• Sintonia entre os envolvidos que viabiliza a colaboração

Além disso, o cliente conta com acompanhamento em tempo real de todo o processo pela nossa equipe e da integração com o sistema JD Edwards que recebe todos os dados pós-aprovação.

Você precisa automatizar os processos de sua empresa para que o gerenciamento de documentos flua de forma prática e eficaz? Entre em contato com nossa equipe e conheça nossos casos de sucesso. Nós acharemos a solução para seu problema!