Documentos digitais no RH viram solução para ganhar tempo e facilitar o trabalho

O trabalho feito por profissionais de Recursos Humanos, setor conhecido também como Departamento Pessoal, está presente em toda empresa, independentemente de ela ser de pequenos, médios e ou grande porte. Por que é importante se preocupar em transformar e gerenciar documentos digitais no RH?

Praticamente todos os papéis de uma empresa passam pelo RH, sejam eles relacionados a admissões, férias, FGTS, licenças médicas ou demissões, transformando este setor em um dos mais importantes dentro da estrutura organizacional da empresa.

O departamento também é responsável por manter arquivos e apresentar antigos documentos para funcionários na ativa ou ex-funcionários em processo de aposentadoria, além de ser o principal alvo de fiscalização por entidades do trabalho ligadas a sindicatos.

A documentação entregue por funcionários e gerada pelo próprio setor tem um tempo mínimo de armazenamento, o que obriga as empresas a terem espaços para mantê-la armazenada, e transformando a estrutura física das empresas.

Por quanto tempo é necessário armazenar?

Confira o tempo estimado de armazenamento necessário para cada documento:

• 2 anos – Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho e Aviso Prévio.
• 5 anos – Documentos sujeitos à fiscalização do INSS, como folhas de pagamento, recibos e ficha de salário-família, atestados médicos relativos a afastamento por incapacidade ou salário-maternidade, GPS.
• 30 anos – Documentos relativos ao FGTS.
• Inbdeterminado – Livros de atas da CIPA, livros de inspeção do trabalho, contratos de trabalhos e fichas de registro de empregados.

Problemas gerados pela perda de documentos e a digitalização como solução

Dado o grande volume de papéis que passam pelas mãos de funcionários do Departamento de Recursos Humanos, não é incomum que boa parte se perca por falta de organização ou acúmulo de trabalho. Ocasionando diversos outros problemas, como:

• Dificuldade na gestão e no tempo de indexação e retrabalho na obtenção de documentos;
• Multas por falta ou vencimento de documentação;
• Perda de prazos de entrega para órgãos reguladores;.

Tendo isso em vista, os setores de Departamento Pessoal encontraram uma alternativa viável com a organização eletrônica de arquivos que tem transformado os processos de trabalho em RHs. Os documentos digitais no setor de RH têm vantagens como:

• Otimização do tempo gasto por funcionários procurando arquivos
• Redução física nos espaços destinados para armazenamento de papéis;
• Melhoria de atividades, como geração de relatórios simplificada;
• Redução em custos com papelaria;
• Preservação de documentos de ex-colaboradores.

Apesar disso, muitos profissionais ainda encontram problemas como perdas de informações e dificuldades de localização dos materiais digitalizados. Sem contar que, com a grande quantidade de material escaneado, é bastante comum que haja duplicações que confundem colaboradores durante a organização manual dos arquivos.

Conheça alguns softwares para digitalização de documentos

Todavia, há ferramentas no mercado, como o M-Files e o AutoStore, que foram desenvolvidos pensando em eliminar essas adversidades no gerenciamento de documentos digitais.

O M-Files oferece uma plataforma que permite a manutenção de documentos baseada no conceito de auto-organização e indexação por metadados, o que permite que qualquer usuário encontre seus arquivos ou informações específicas com uma pesquisa no sistema, garantindo também que não haja arquivos duplicados.

Já o AutoStore organiza os processos documentais de sua empresa com apenas um toque ao botão. Nele, todos os processos são pré-formatados para facilitar a vida dos usuários. Além disso, todas as imagens capturadas pelo sistema são automaticamente tratadas, através de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e limpeza e ajustes de bordas. O software ajuda a eliminar os processos em papéis e melhorar suas operações.

Estes programas garantem processos mais simplificados que impactam positivamente na produtividade e garantem eficiência para o departamento. Entre em contato para um de nossos consultores te mostrar a solução em tempo real, com uma demonstração gratuita.