Entenda como o ECM vai solucionar os problemas com os anexos de e-mail

Com que frequência pedem que você edite, aprove ou comente um documentos enviados como anexos de e-mail? Para muitos de nós, essa é uma ocorrência diária.

Um cenário típico: um colega de trabalho bem-intencionado envia um e-mail para várias pessoas usando um documento do Word em busca de feedback. Um colega útil faz algumas edições, acerta todas as respostas e anexa o arquivo editado, adicionando mais uma pessoa ao e-mail do grupo. Outro colega de trabalho faz o mesmo. E outro. De repente, sua caixa de entrada está sobrecarregada com arquivos anexados, todos com nomes de arquivo ligeiramente diferentes (muitos usuários adicionam suas iniciais ao nome).

Horas depois, você finalmente tem tempo para lidar com o documento. Qual dos doze anexos enviados por e-mail você usa?

A confusão de anexos de e-mail

A verdade é que os anexos de e-mail já foram uma novidade, um recurso aparentemente vantajoso que permitia o rápido compartilhamento e a troca de informações.

No entanto, eles também rapidamente se tornaram desajeitados. Se sua empresa está gerenciando os trabalhos por meio de anexos de e-mail, você entende do que a gente tá falando, né?

Deve haver um caminho melhor. Uma solução de gerenciamento de conteúdo corporativo como o M-Files, por exemplo, que permite aos usuários colaboração, coordenação e gerenciamento de projetos de trabalho com muito mais eficiência.

Vamos dar uma olhada mais de perto nos desafios que os anexos de e-mail apresentam e por quê.

Controle de versão

Uma sequência de e-mails com anexos, como no exemplo citado acima, cria problemas importantes de qualidade. Há uma frustração natural quando os funcionários tentam descobrir qual versão usar. Além disso, usar a versão errada ou não incluir a lista completa de revisores agrava o problema para todos.

Para o trabalhador responsável pelo documento final, é muito fácil perder uma edição ou sugestão devido ao múltiplo versionamento dos documentos em jogo. O que é pior, o processo pode impedir algumas pessoas que importam no processo de participarem da revisão do documento, quando elas verem a confusão nas caixas de entrada.

Problemas de armazenamento

Considere todas essas versões do mesmo documento. Imagine que é um ppt de apresentação com muitas fotos de alta resolução. Esses arquivos ocupam grandes quantidades de espaço de armazenamento. Se os usuários estiverem baixando e salvando essas mídias em sua área de trabalho ou em seus próprios arquivos de rede, o sistema pode ficar rapidamente entupido com gigabytes de arquivos duplicados.

O congestionamento do sistema pode diminuir a operabilidade para qualquer outra pessoa que precise usar servidores de arquivos para acessar ou salvar seus próprios arquivos de trabalho. Se um servidor de arquivos ficar cheio, ele terá um efeito cascata em toda a organização.

Resolver um problema de armazenamento geralmente envolve um funcionário central de TI, aumentando o tamanho do armazenamento para um servidor entupido; no entanto, muitas organizações estabelecem limites estritos para o tamanho dos servidores e podem cobrar unidades de negócios por capacidade adicional.

Um sistema de controle de versão oferecido pelo ECM permite o rastreamento de versões, alterações e quem fez essas alterações e continua sendo uma abordagem muito mais sensata para a revisão compartilhada de documentos.

Difícil Colaboração

A realidade é que os anexos de e-mail não são amigáveis à intenção original dos anexos de e-mail: colaboração. Com a confusão, frustração, ineficiência e imprecisão algumas oportunidades podem ser perdidas.

A colaboração é um fator necessário e importante de qualquer local de trabalho eficaz. Há uma razão para os colegas de trabalho quererem insights sobre documentos. Por isso, anexos de e-mail não são o caminho a seguir para obter feedback valioso de forma eficiente.

Por que uma solução de gerenciamento de conteúdo corporativo faz sentido?

Os sistemas de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM) aliviam os problemas de depender de anexos de e-mail. As ferramentas ECM capturam, entregam, gerenciam, preservam e armazenam documentos de todos os tipos. Além disso, eles permitem uma melhor colaboração, usando processos pré-definidos que garantem que todos saibam onde encontrar e usar documentos.

Existem duas funções principais dos ECMs quando se trata de colaboração. Uma delas é ter uma única fonte para a localização de um documento. A segunda é a funcionalidade que permite que vários usuários acessem, usem e editem um documento, geralmente em tempo real.

Essas soluções podem permitir que os usuários “registrem” documentos para editar individualmente, mas as alterações são feitas e rastreadas dentro do local do arquivo compartilhado.

Veja outros recursos importantes de fluxo de trabalho que as soluções de ECM incluem:

• Gerenciamento de acesso, incluindo o recurso de compartilhamento
• Funcionalidade de auditoria
• Cumprimento de mandatos regulamentares
• Históricos de documentos
• Suporte para vários tipos de arquivo
• Acesso público através de um hiperlink

Sim, o M-Files fornece uma solução eloquente que elimina a necessidade de anexos de e-mail e facilita a vida de seus colaboradores. Entre em contato para que um de nossos consultores te mostrar a solução M-Files em tempo real, com uma demonstração gratuita e modernize o gerenciamento de informações da sua empresa.