Entenda como o gerenciamento de informações está mudando a maneira como as pessoas trabalham

A verdade é que a rápida evolução das máquinas, das inteligências artificiais e do gerenciamento de informações está dominando o mercado de trabalho e o medo de perder espaço preocupa as pessoas.

Porém, saiba que o “trabalho” nunca irá embora. As empresas precisam produzir resultados e isso sempre será essencial em qualquer mercado de trabalho. Essa parte do trabalho é inevitavelmente necessária. A forma ou as tarefas podem mudar, novas ferramentas podem surgir, mas o trabalho precisa acontecer. Isso é um fato!

A questão então é: como uma organização pode mudar a forma como as pessoas produzem para que “o trabalho” se torne mais fácil e rápido? A resposta é muito simples. Para prosperar, é necessário investir mais em pessoas, processos e tecnologia. Precisamos adotar a força de trabalho recém-descoberta e desafiar os modelos e métodos de trabalho existentes.

As soluções de gerenciamento de informações tornam o trabalho mais eficiente de várias maneiras. Soluções como o M-Files estão mudando a forma como as pessoas produzem sem alterar o “trabalho”. Aqui estão algumas maneiras.

Colaboração é a base para esse novo tipo de produção

As soluções de gerenciamento de informações tornam a colaboração mais simples. Colegas podem compartilhar materiais facilmente, além de terem uma rápida visibilidade do que os outros membros da organização estão fazendo. Por exemplo, se um vendedor quer informações sobre como posicionar o produto na indústria de manufatura, ele pode fazer uma pesquisa simples e encontrar materiais que outras pessoas reuniram – e-mails ou resumos de mensagens, talvez. Os usuários podem editar arquivos em conjunto com coautoria e acompanhar tarefas que exigem vários colaboradores.

Assim, o gerenciamento não está preso mais no “alto escalão”, pois a colaboração cria conexões no organograma entre as camadas de gerenciamento.

Espaços de trabalho agora são genuinamente flexíveis

Nos velhos tempos, quando os escritórios de tijolo e argamassa governavam o dia, se uma organização tivesse 1.000 funcionários, eles precisavam construir um espaço que pudesse acomodar 1.000 pessoas – com 1.000 mesas e 1.000 espaços de trabalho para equipar com computadores e o que mais precisassem.

Por exemplo, a empresa de peças automotivas Delphi tem mais de 120 locais em todo o mundo. A vice-presidente de TI, Andrea Siudara, diz: “Queremos integrar ferramentas e espaços de trabalho na vida das pessoas.”.

Soluções inteligentes de gerenciamento de informações, como o M-Files, criam um local de trabalho mais adequado para essa mudança. O trabalho está se transformando de “um lugar para o qual você vai” para “algo que você faz”. Os trabalhadores modernos precisam ser capazes de fazer o trabalho em casa ou na estrada, assim como fariam no escritório – e isso inclui trabalhar com documentos.

A tecnologia de gerenciamento de informações fornece acesso em qualquer lugar a documentos e arquivos em praticamente qualquer dispositivo, tornando o local de trabalho realmente flexível.

A inteligência artificial e a automação entraram para valer no mercado

A inteligência artificial hoje é essencial no espaço de gerenciamento de informações. Vamos analisar. Com que frequência você não conseguiu encontrar um documento porque ele estava na pasta de arquivos errada ou porque foi mal nomeado e uma pesquisa não conseguiu localizá-lo? Acontece o tempo todo.

No gerenciamento de informações, contextualizar e classificar documentos automaticamente adicionando ou sugerindo metadados, torna as informações mais acessíveis por você e seus colegas.

De fato, no Relatório de Referência de Gerenciamento de Informações de 2019 do M-Files, foi descoberto que 82% dos trabalhadores afirmam que seria benéfico se o sistema que eles usam pudesse nomear e marcar documentos automaticamente para eles – e agora isso não é um sonho, é uma realidade que gera enormes ganhos de produtividade para os funcionários, permitindo que eles se concentrem em seu trabalho, em vez de ficar perdendo tempo procurando as informações de que precisam.

Em suma, as empresas querem impulsionar a eficiência em tudo o que fazem e uma solução de gerenciamento de informações, entre outros avanços, cria uma ponte para maior produtividade e eficiência.

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