Falha na gestão de documentos e suas consequências

Uma boa organização dos documentos de sua empresa pode ser importantíssima para que haja eficiência na comunicação e na produtividade no decorrer do trabalho.

Ou seja, o surgimento de falhas na gestão documental faz com que o negócio pare de fluir de forma eficiente, fazendo com o que os funcionários enfrentem problemas e dificuldades nos processos cotidianos.

Infelizmente, nem todo empresário dá a atenção necessária para que essa gestão de documentos sempre esteja organizada e dentro dos conformes, desatenção que pode se tornar um problema grande como a insatisfação do cliente, multas contábeis, entre muitos outros.

Para entender melhor essas consequências, listamos aqui 5 problemas comuns gerados pelo mal gerenciamento de documentos.

1. Descumprir requisitos legais

Existem documentos que contam com prazos de validade e que precisam ser mantidos guardados e em bom estado para fins legais. Em caso de perda ou dano desse material, existem diversas complicações que podem surgir, como multas por exemplo, imprevisto que trará prejuízo para sua empresa.

Neste caso, o ideal seria transformar estes documentos impressos em virtuais, onde você terá acesso a eles a qualquer momento, inclusive de forma segura e prática, sem se preocupar com o desgaste físico do material.

2. Perda de dados

Por mais que sua empresa tenha um ótimo espaço físico para o armazenamento de arquivos impressos, como forma de prevenção é bom contar com uma segunda opção de acesso aos documentos. Infelizmente, alguns eventos catastróficos são difíceis de prever, como o caso de um incêndio. Apesar de as empresas contarem com padrões de segurança, dificultando este tipo de catástrofe, é melhor prevenir do que remediar.

Montar uma biblioteca digital desses documentos serve como uma forma de backup para, caso ocorra a perda de documento físico, você possa acessá-los sem prejudicar o andamento do trabalho.

3. Decisões ruins

Durante um briefing, é necessário que a equipe colete todas as informações que futuramente serão importantes para a criação do projeto. O encarregado superior deve comunicar e abastecer os funcionários de informações e documentos que serão essenciais para que estes saibam o que fazer e com o que estão trabalhando.

Existem casos em que o funcionário não está devidamente informado ou com materiais suficientes para realizar o trabalho com eficiência. Isso normalmente ocorre quando o responsável por gerenciar os documentos não os distribui de maneira correta.

A digitalização e otimização de entrega via software inteligente eliminam as possíveis dores de cabeça, gerenciando de forma correta os documentos e para quem serão entregues.

4. Gastos excessivos

O acúmulo de muitos papéis impressos, além de criar dificuldades de busca e acesso, pode gerar um custo desnecessário, levando em consideração que muitos documentos são de curto prazo, ou seja, não são mais necessários depois de sua data de validade. No caso destes documentos, tanto os papéis quanto os recursos gastos da impressora são utilizados em vão, pois não servirão mais de nada após terem cumprido sua meta.

A vantagem de convertê-los ou armazená-los em formato digital é que assim que o arquivo não tiver mais utilidade, você poderá apagá-lo sem precisar gastar tinta ou papel.

5. Frustrar o cliente

Os clientes se sentem mais seguros e confiantes quando sua empresa sabe exatamente o que está fazendo e o que está procurando. No caso de documentos, a facilidade de acesso e manuseio do formato digital mostram que seu serviço funciona de modo prático e otimizado, passando uma ótima impressão.

Se o cliente perceber seu desespero ao procurar uma ficha ou documento, talvez sinta receio de fechar negócio devido ao descuido com que é tratado o gerenciamento documental.

Além de perder o cliente, sua reputação poderá ser comprometida, pois os clientes podem espalhar o ocorrido, fazendo com que outros também deixem de buscar seus serviços.

Não se preocupe, temos a solução!

É claro que não viemos apresentar apenas os problemas. Temos a solução para cada um dos problemas citados e ela se chama: M-Files.

Para saber como o M-Files pode gerenciar seus documentos de forma inteligente, eliminando quaisquer riscos e consequências negativas para sua empresa, solicite uma demonstração interativa do nosso produto para que nossa equipe técnica apresente a solução em tempo real e tire suas dúvidas através de videoconferência (Webex).