Ganhe tempo: automatize seus processos documentais utilizando ECM

O fluxo de dados e documentos que se movimentam dentro de uma empresa é bem grande e para manter tudo organizado é essencial automatizar o gerenciamento de todos esses arquivos.

São justamente os documentos que mostram o quanto a empresa está prosperando e se os negócios estão indo bem, com exemplos como contratos, pedidos, faturas, entre outros.

É importante manter todos esses documentos organizados e com facilidade de acesso para que haja fluidez no momento de gerenciá-los.

A seguir, mostraremos com mais clareza os benefícios da automação de seus processos documentais. Confira:

Erros nunca mais!

Existe uma grande possibilidade de haver erros de digitação durante um preenchimento manual de documento, como por exemplo, um número ou uma vírgula a mais, o que pode causar um enorme prejuízo e dor de cabeça para a empresa.

Além disso, como versões de documentos são atualizadas diariamente, também existe a chance de, por engano, ser enviada uma versão desatualizada para o cliente, o que também pode gerar algum tipo de transtorno.

Aplicando a automatização aos documentos, os dados corretos são inseridos de forma automática para que você não precise se preocupar com os mínimos detalhes, diminuindo muito a probabilidade de ocorrer alguma divergência, o que melhora muito o desempenho no trabalho.

Trabalhe em equipe

A automatização de documentos também ajuda muito no trabalho em equipe, pois vários profissionais de diferentes cargos (com a devida permissão) podem trabalhar simultaneamente em um mesmo documento, sem que um precise depender do outro para concluir um processo.

Inclusive, quando existe alguma tarefa incompleta que precisa ser realizada para que o próximo funcionário prossiga com seu trabalho, a ferramenta envia notificações para que a pessoa termine de realizar sua parte.

Dessa forma, todos ganham tempo e o trabalho em equipe flui de maneira eficaz.

Não perca tempo

Gerenciar os arquivos da empresa de forma manual, como realizar assinaturas ou preenchimento de documentos, pode levar muito tempo, o que pode atrasar outros processos igualmente importantes.

Com a automatização dos documentos, o congestionamento de tarefas cai drasticamente, fazendo com que os funcionários ganhem tempo para progredir com as demais tarefas do dia a dia.

A ferramenta de automatização traz melhorias para todos os departamentos da empresa, porém a área financeira é a primeira que sente o trabalho fluir de forma mais rápida, devido ao grande número de fichas e documentos que eles ficam encarregados de preencher.

Sempre dentro das normas

Além do trabalho eficiente, a sua empresa deve estar em conformidade com as regulamentações, seguindo sempre as normas e os procedimentos de seu segmento.

Em outras palavras, não adianta fazer o trabalho bem feito se estiver fora de conformidade, pois infelizmente, isso será em vão.

O sistema de automatização ajuda com seus recursos para que todos os documentos estejam dentro do padrão necessário, sem que isso seja mais um motivo para você se preocupar.

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