Garanta a conformidade com as legislações vigentes utilizando gestão documental inteligente

Para que sua empresa esteja em ordem e pronta para receber qualquer tipo de fiscalização ou auditoria, é necessário estar em conformidade com as leis e regulamentos. Para este caso, serão solicitados diversos documentos, como alvarás, comprovantes de pagamento, licenças, fichas dos funcionários e muitos outros.

Se seus documentos estiverem desorganizados, espalhados ou separados de forma irregular, é bem provável que isso gere problemas, pois a perda de um documento importante para a fiscalização pode trazer multa e outras más consequências para seu negócio.

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Para que este tipo de confusão não aconteça, existe uma ótima opção de armazenamento e gestão documental inteligente chamada M-Files, que oferece uma vasta lista de benefícios para que você não precise mais se preocupar com pilhas de papéis físicos, garantindo assim a conformidade necessária para que seu negócio flua de forma correta. Veja a seguir as principais vantagens.

• Localize documentos com agilidade: Em vez de guardar todos os arquivos e documentos dentro de diversas gavetas ou separadores, organize tudo num mesmo software no formato digital. A busca pelos documentos solicitados pode ser feita através do nome do arquivo ou simplesmente de um trecho escrito no texto.
• Cumpra todos os seus prazos: Não se preocupe mais em decorar datas ou criar despertadores para aquele documento que tem prazo de validade. Com a gestão documental inteligente, o software automaticamente te alerta sobre prazo do documento que está chegando ao fim, lhe dando mais tempo para se organizar.
• Estimule a colaboração em equipe: Funcionários de cargos superiores podem monitorar todas as atividades realizadas de seus funcionários e garantir que estão sendo feitas de forma correta. Todos trabalham juntos com o intuito de otimizar e melhorar a comunicação entre a equipe.
• Economize para garantir saúde financeira: Se sua empresa tiver complicações com a conformidade dos documentos, é muito provável que isso possa se tornar um grande transtorno. Manter a rentabilidade de seu negócio já é um desafio diário, e você não precisa de problemas extras para lidar. Implementando a gestão documental, você evita desastres financeiros mantendo o foco em outras atividades enquanto o software cuida bem de seus documentos.
• Valorize sua marca: Além de oferecer um serviço de ponta, também é importante manter uma boa impressão para seus clientes, pois ninguém busca fazer negócio com estabelecimentos ou organizações negativadas no mercado, principalmente com problemas fiscais. Com a conformidade bem executada, sua marca é valorizada garantindo que o cliente confie, indique e volte a negociar com você.

O que está esperando?

Com certeza é nítido que um sistema de gestão documental traz muitos benefícios, não só para a conformidade de seu negócio, mas também para todas as áreas de seu segmento. Nós, da IBSDocs, temos a solução ideal para que você esteja sempre de acordo com as leis e que seus documentos permaneçam organizados. Entre em contato conosco e conheça mais sobre o M-Files, nosso software essencial que traz melhor fluidez e otimização para seu dia-a-dia de trabalho.