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Gerenciamento inteligente de informações: o que significa?
O termo surgiu para ampliar o escopo atual do Gerenciamento de Informação Empresarial e incluir todos os campos, segmentos e departamentos inter-relacionados da empresa que estão empurrando o gerenciamento de informações para além da estratégia de gerenciamento de conteúdo da empresa ou dos serviços de conteúdo oferecidos pelos fornecedores.
A convergência de dados e conteúdo
O Gerenciamento Inteligente de Informações é sobre dados e conteúdo, ou, em outras palavras, sobre informações estruturadas e não estruturadas.
Hoje o “big data” é um ativo essencial para as empresas, mas estamos nos afogando em uma maré crescente de “conteúdo” não estruturado.
Com a evolução dos sistemas e soluções de Gerenciamento de Informações vieram conceitos avançados na análise que podem ser usados tanto em dados quanto em conteúdo. Além disso, a automação de processos robóticos pode ser usada também com dados e conteúdos.
Nossos parceiros comerciais continuam falando sobre transformação digital e também querem criar locais de trabalho digitais e físicos eficientes, utilizáveis e atraentes. Por isso, precisamos considerar como gerenciar nossas informações de maneira mais inteligente.
Para aplicar um gerenciamento mais inteligente, é importante entender as coisas que NÃO devem ser feitas com a informação e os dados na sua empresa.
Práticas ruins de gerenciamento de informações
Enviar documentos como anexos em e-mails.
Ainda há algo de muito errado com o uso de e-mail no universo corporativo, incluindo o envio de documentos como anexos, especialmente se eles estão salvos em pastas de armazenamento pessoal, pois isso pode gerar arquivos duplicados e versões de documentos com alterações e confusões na thread de e-mails.
Gerenciando o controle de versão em nomes de arquivos.
A pergunta que não quer calar. Por que ainda damos nomes de documentos e arquivos que incluem números de versão e palavras como “versão final”? Precisamos ajudar nossos clientes e equipes a entender os conceitos do Gerenciamento Inteligente de Informações e, principalmente, começar a adotar sistemas que ajudem nessa gestão, como o M-Files.
Não capacitar os usuários de negócios a aproveitar ao máximo das ferramentas do gerenciamento de informação e processos de negócios.
Precisamos ajudar e facilitar a vida dos gestores que conhecem melhor seus processos de negócios para permitir uma automação eficiente de processos dentro da empresa. Para isso, é importante sempre capacitar e munir essas pessoas de soluções e ferramentas de Gerenciamento Inteligente de Informação.
Tenho certeza de que você pode criar práticas de gerenciamento de informações de forma inteligente e até considerar mudar o software de gestão de informação e documentos que você utiliza na sua empresa. Portanto, entre em contato e compartilhe conosco suas dificuldades. Temos a solução certa para você e ela se chama M-Files. Solicite uma demonstração interativa do software para que nossa equipe técnica apresente a solução em tempo real e tire suas dúvidas através de videoconferência (Webex).
