Gestão de contratos: da importância a aplicação nas empresas

A gestão de contratos é um conjunto de técnicas que visa otimizar o processo de contratação para a entrega de um produto ou serviço, normalmente entre duas empresas. Entre os objetivos mais amplos, estão minimizar os riscos, de modo a evitar problemas futuros. Além disso, o maior propósito é colocar ambas as partes na melhor posição para efetivar o contrato e ter sucesso.

O problema é que a gestão de contratos nem sempre recebe atenção que merece. Esses documentos reúnem as principais informações entre as empresas e seus fornecedores ou parceiros, o que significa que as organizações devem aplicá-los com muita precisão.

Então, se você quer otimizar esse aspecto da sua empresa, continue lendo o post. Descubra a importância e aplicação da gestão de contratos.

Por que a gestão de contratos é importante para sua empresa?

Antes de mais nada, a gestão de contratos ajuda uma organização em alguns dos objetivos que praticamente todas têm em comum. Um dos maiores exemplos é a redução de custos, mas também afeta outros aspectos da empresa.

Contratos cada vez estão mais complexos. O volume de cláusulas tende a aumentar, assim como as partes envolvidas e os valores. Além disso, existem novas modalidades de empresa e de contratação de serviços, além de muitos outros detalhes que tornam esse documento extremamente complexo.

Então, o maior objetivo da gestão de contratos é identificar de forma clara e direta todas as obrigações que precisam ser feitas, além de trazer um monitoramento que garanta que as mesmas serão cumpridas.

O que pode acontecer ao não fazer a gestão de contratos?

Por outro lado, não fazer a gestão de contratos é bem prejudicial. Por exemplo, imagine que você não controla o vencimento de um contrato. Quando o mesmo se aproxima do fim, você perde muito poder de negociação, pois precisa do serviço ou produto e não tem tempo de negociar ou fazer cotações com outras empresas. Se isso acontece com um seguro, por exemplo, a empresa tende a assinar o primeiro contrato para não ficar desprotegida.

Além do mais, o não cumprimento de uma obrigação contratual pode gerar danos financeiros enormes. Dependendo de como o mesmo é escrito, pode ser que haja multas ou que caiba um processo. Pior do que isso, existe o impacto da sua marca no mercado. Outros fornecedores podem não querer fechar contratos com você no futuro.

Por fim, processos também são prejudicados, pois pode ser necessário redigir outro contrato, além do atraso na prestação do serviço ou envio dos produtos. Ou seja, você passa a ter muito trabalho extra que poderia ser evitado com uma gestão eficiente.

Como fazer a gestão de contratos?

Gestão de contratos é muito mais do que a simples organização dos documentos. Ela envolve o acompanhamento de todo seu ciclo de vida e os marcos principais: criação, controle e encerramento. Apenas assim, você consegue fazer essa gestão de forma eficiente. Na verdade, cada vez menos, o papel em si importa. Contratos são redigidos e até assinados digitalmente, o que significa que o mais importante é o controle de informações.

O primeiro ponto então é o processo de pré-contratação. Esse é o momento em que foi identificada a necessidade de contratar um produto ou serviço. Por isso, serão analisados a capacidade técnica da parte a ser contratada, além dos quesitos administrativos para tal. Tudo isso precisa estar muito claro e bem definido. Por fim, também é preciso observar a execução financeira, de modo a garantir que os recursos da empresa não são prejudicados.

A fase de contratação é a próxima. É nela que ocorre a negociação, a alteração de certas cláusulas e a formalização do mesmo. O processo deve ser feito com calma, sempre pensando em como encontrar uma solução que seja benéfica para ambos os lados.

O processo de controle e encerramento de contratos

O controle dos contratos é o processo mais longo, naturalmente. Durante o mesmo, é feito o acompanhamento de todas as informações observadas nos momentos anteriores. É preciso controlar os pagamentos, prazos, entregas e tudo mais que envolva o contrato.

Em seguida, é feito o encerramento que é mais importante do que apenas dar baixa no contrato. É preciso garantir que todas as entregas foram cumpridas, avaliar se será feita uma renovação ou se o caminho adequado é realmente o encerramento definitivo.

Esse é o ciclo de vida de qualquer contrato. Uma boa gestão do mesmo observa cada um desses momentos, garantindo sucesso em todos eles.

Como otimizar a gestão de contratos e ter mais sucesso?

A tecnologia é uma forma de otimizar a gestão de contratos na sua empresa. Ela permite um controle mais eficiente, a criação de alertas e muito mais. É claro que é possível usar planilhas, mas elas dão muito mais trabalho e você está mais aberto a erros humanos. Com isso, você consegue ter a programação e o planejamento de todas as atividades envolvidas em contratos. Assim, pode fazer uma fiscalização frequente, para garantir que todas as cláusulas estão sendo cumpridas.

Também é interessante focar uma atenção especial nos prazos e vencimentos. É uma preocupação que evita muitos erros e ainda ajuda na organização. Um bom ponto para começar é fazer lembretes um mês antes do vencimento, na semana e também no dia. Contudo, isso não é uma regra e você deve fazer o que o deixa mais confortável.

Também é uma boa dica ter um certo cuidado no arquivamento do mesmo. Pode ser que no futuro você precise do documento novamente, por conta de uma disputa jurídica, por exemplo. Essa é mais uma forma como a tecnologia ajuda, mas também é possível fazer isso com um sistema de arquivamento inteligente.

Conclusão

A gestão de contratos e o controle do seu ciclo de vida é a melhor forma de garantir que sua empresa está protegida. Seja cumprido com as obrigações ou recebendo aquilo que contratou, sua empresa está melhor posicionada para ter mais sucesso.

Afinal, na base de praticamente qualquer relação comercial está o contrato. Você tem contratos com colaboradores, fornecedores, empresas terceirizadas e tudo mais. Como cada um deles reflete o serviço e o trabalho prestado, o que significa que fazer a gestão de contratos é também garantir um bom resultado.

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