IBSsead: a solução ideal para a sua Secretaria Acadêmica

A gestão documental vem se tornando um desafio cada vez maior para as Instituições de Ensino que precisam lidar com um grande volume de documentos diariamente. A gestão correta dos arquivos é essencial para que a Instituição consiga realizar com êxito as comprovações e exigências requeridas pelo MEC e demais órgãos reguladores, além de atender às demandas de alunos relacionadas à documentação.

Hoje, as Instituições têm a possibilidade de otimizar o armazenamento e a procura desses arquivos com a digitalização de documentos, melhorando a qualidade com que são organizados e liberando espaço físico. Existem diversos recursos que permitem que documentos digitais sejam certificados e tenham todo o respaldo legal necessário.

Você pode digitalizar o acervo acadêmico da sua Instituição de Ensino Superior, conforme a Portaria 315 e o Decreto 9.235 do MEC, com o IBSsead. Assim, sua instituição terá a Secretaria Acadêmica Digital ideal, em conformidade com a lei, contando com:

• Documentos e processos acadêmicos disponibilizados para consulta e executados de forma rápida e segura, com total integração
• Acesso rápido aos documentos dos alunos e funcionários, mesmo de unidades diferentes e distantes
• Desenvolvimento e implantação de todos os fluxos específicos de secretarias acadêmicas
• Captura distribuída em todas as unidades, aumentando a agilidade no acesso aos documentos e reduzindo o custo operacional
• Automação do processo de matrícula, sem gerar nenhum documento físico, agilizando o processo
• Redução da emissão de papéis
• Possibilidade de assinar e certificar digitalmente documentos acadêmicos com validade jurídica
• Backup e cópia de documentos de forma segura e praticamente sem custo
• Integração com o sistema de gestão acadêmico já existente
• Requisições realizadas online pelos alunos, reduzindo as solicitações à secretaria
• Diploma digital disponível no site da Instituição em menos de 15 dias
• Processo de digitalização com indexação de índices e busca por palavras-chaves

A secretaria acadêmica é a responsável legal por esses documentos, podendo responder judicialmente, caso perca algum documento por negligência. Portanto, essa solução se adequa a todas as Instituições de Ensino que necessitam organizar e digitalizar os documentos acadêmicos, permitindo o gerenciamento, a segurança, a agilidade e o fácil acesso às informações.

O processo de implementação é simples e rápido. Resumidamente, será necessário o estudo dos arquivos físicos, uma revisão desses documentos em conjunto com os profissionais de TI e a criação de um fluxo de documentos acadêmicos e de uma lista de documentos a serem guardados, de acordo com as exigências da legislação brasileira. Em seguida, são instalados os equipamentos necessários e os funcionários são treinados para poder operar de maneira independente.

Uma vez instalado, o processo de digitalização dos arquivos consiste em definir:

• Os grupos de documentos
• Os tipos de documentos dentro de cada grupo
• Os documentos dentro de cada tipo de documento
• Os indexadores para cada tipo de documento.

Já o processo do diploma digital acontece após o preenchimento do formulário e a conferência de documentos. O diploma é gerado, as assinaturas são recolhidas e o diploma é registrado e tem sua cópia física disponibilizada.

Uma gestão de processos e documentos permite um trabalho organizado, efetivo e seguro para a gestão acadêmica. Com o IBSsead, sua Instituição de Ensino estará em conformidade com a legislação do setor, além de contar com o suporte dos melhores profissionais e ferramentas do mercado.

Conheça mais sobre essa solução: solicite uma demonstração e descubra como implementar a Secretaria Acadêmica Digital para facilitar os seus processos com documentos acadêmicos e estar de acordo com a lei que entra em vigor em 2022.