M-Files: o melhor software de GED 2019

O conceito de escritório sem papel pode parecer uma piada de mau gosto para muitos, pois, em vez de reduzir o uso de papel, a era digital resultou em uma enxurrada de documentos – sendo que a maioria precisa ser impressa. No entanto, há um número crescente de soluções de software disponíveis que visam fornecer ao escritório digital moderno um sistema de gerenciamento de documentos totalmente digital.

A prioridade de um bom software é garantir que os documentos digitais permaneçam digitais, portanto, isso significa poder armazenar esses documentos de uma maneira que seja ao mesmo tempo segura e acessível a quem precisa deles. Além disso, os documentos armazenados precisam ser arquivados digitalmente para serem facilmente encontrados.

A explosão dos serviços em nuvem de grandes fornecedores como Google, Amazon e Microsoft, em conjunto com serviços gerais de continuidade de negócios incorporados em suas plataformas, fez com que as empresas se acostumassem aos backups digitais e às soluções em nuvem para empresas.

Tudo isso é bom, mas não é suficiente – fornecedores e contratados ainda lidam com papel, portanto, os softwares que têm uma solução de digitalização para que essas faturas, recibos ou outros documentos em papel possam ser digitalizados para que uma cópia digital possa arquivar enquanto a versão em papel é reciclada, estão despontando no mercado. Novamente, a tecnologia moderna torna a digitalização de papel para PDF simples e fácil.

O próximo desafio é trabalhar integrado com outros sistemas digitais. Existem tantos formatos de arquivo diferentes disponíveis, que uma das exigências é que o software seja capaz de lidar com a maior variedade deles e converter arquivos digitais nos arquivos mais comuns usados pela empresa.

No entanto, existem várias empresas que conseguiram trazer todas essas soluções em pacotes de serviços de gerenciamento de documentos únicos. O M-Files ganhou o prêmio da techradar.pro de Melhor Software de Gerenciamento de Documentos de 2019, entenda por quê:

O M-Files é o software de documentos que detecta duplicação

Quando se trata de gerenciamento de documentos, o M-Files visa melhorar os fluxos de trabalho internos e garantir que informações importantes sejam mantidas em segurança o tempo todo. O M-Files tem clientes que incluem muitas grandes empresas, como a Comcast e a Yokohama.

Com o software, há um único lugar seguro para uma infinidade de arquivos e você pode encontrá-los facilmente por cliente, projeto, data, status ou outros critérios. O software visa evitar a duplicação – é bastante comum acabar com duas cópias do mesmo relatório, ou possivelmente mais. O M-Files alertará você se um documento tiver sido salvo duas vezes, analisando nomes e dados do projeto. Você também obtém ótimas integrações, incluindo o Microsoft Office e o CRM Salesforce.

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