O que são metadados? Por que eles são úteis?

O que são metadados? Por que eles são úteis? Podemos responder a essas duas perguntas com um infográfico publicado recentemente no site do M-files. Como a imagem mostra, os metadados são dados descritivos que rotulam uma informação e fornecem contexto e significado ao que essa informação é.

O que são metadados? Um exemplo rápido.

Digamos que uma empresa imobiliária tenha um contrato de locação assinado em formato PDF. Com estruturas de pasta de arquivos arcaicos, o agente pode salvar esse documento em uma pasta chamada “Contratos de aluguel” com o nome de arquivo “Aluguel-Rua-Portugal-50.pdf”. Coisa bem típica de fazer, certo?

Mas o que acontece quando alguém precisa encontrar o contrato de aluguel e outros documentos relacionados para o inquilino? Eles têm que procurar através de uma bagunça de coisas para encontrar o que precisam.

E se a Contabilidade precisar levantar todos os contratos de locação assinados em julho de 2019? Como esse PDF será encontrado? A data não está no nome do arquivo ou na pasta.

É um exemplo muito simples que tem uma solução simples nos metadados. Idealmente, o agente de leasing poderia aplicar metadados ao arquivo para categorizar coisas como:

  • Locador
  • Locatário
  • Data de execução
  • Data de assinatura
  • Termos de locação
  • Data de início da locação
  • Data de término do aluguel
  • Nome da propriedade
  • Endereço da propriedade
  • E quaisquer que sejam os dados importantes

Isso torna o documento pesquisável, editável e gerenciável, independentemente de como é chamado ou onde está. Pode-se argumentar que os metadados são tão valiosos quanto os dados em si.

Por que os metadados são úteis?

Os metadados podem ser úteis para as empresas na contextualização de suas informações e documentos de várias formas. Em primeiro lugar, você pode dizer adeus a pastas caóticas. Pastas de rede são uma estrutura antiquada para organizar e gerenciar documentos – assim como seus antecessores, os armários de arquivos. Com os metadados, o M-Files é independente de repositório, o que significa que não importa onde algo esteja armazenado, só importa o que é. Que conceito poderoso!

Nós realmente poderíamos continuar e falar sobre os muitos usos dos metadados – desde a atribuição de permissões até o início dos fluxos de trabalho de revisão e aprovação e muito mais. Mas que tal você olhar este fantástico infográfico e digerir essa informação com calma, analisando todos os aspectos?

Agora que você já entendeu sobre o tema Metadados e Inteligência Artificial e viu necessidade de implementá-los em sua empresa para modernizar os processos documentais, solicite uma demonstração interativa para que nossa equipe técnica apresente o M-Files em tempo real e tire suas dúvidas através de videoconferência (Webex). Você vai se surpreender!

Fonte: M-Files

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