Otimize seu agronegócio com gestão documental inteligente

Pessoa trabalhando no ramo da agropecuária

A gestão inteligente de documentos está se tornando cada vez mais necessária, independentemente do segmento de seu negócio. Na produção agropecuária não é diferente, pois uma organização documental eficaz pode trazer inúmeros benefícios, sendo o principal deles, a redução de custos para sua empresa.

Os documentos que correm na empresa são de extrema importância para que haja ética no trabalho. A perda destes arquivos pode trazer graves consequências, o que gera imprevistos financeiros que podem abalar seu negócio.

Mas, então, qual é a solução? Neste caso, a opção ideal para que estes tipos de problemas e imprevistos não ocorram é justamente uma gestão documental inteligente, ou seja, um software de gerenciamento de documentos que otimizará ao máximo a maneira como você manuseia seus arquivos mais importantes, os convertendo do modelo físico para o modelo digital.

Além da facilidade de acesso, todos seus documentos ainda contam com total segurança do software, onde somente pessoas autorizadas poderão acessá-los.

Apresentaremos aqui algumas maneiras de reduzir os custos de seu agronegócio utilizando a gestão inteligente de documentos.

Elimine o desperdício de recursos

Durante o dia-a-dia de trabalho em uma empresa agropecuária, muitas folhas são utilizadas para a impressão de documentos. Alguns destes documentos são importantes e deverão ser guardados em longo prazo, porém, outros podem rapidamente se tornar descartáveis.

Neste segundo caso, existem gastos em vão irrecuperáveis, como tinta utilizada na impressora e folhas sulfites usadas para arquivos não duradouros.

Utilizando a gestão documental inteligente, você transforma seus documentos impressos em documentos digitais, economizando impressão e facilitando o manuseio.

Não perca documentos importantes

Perder documentos como notas, contratos, fichas e recibos pode trazer um grande prejuízo para seu agronegócio, ainda mais se estes forem vinculados a seus clientes, o que poderá gerar um retrabalho ou até mesmo complicações legais.

Para reduzir o risco de perder arquivos importantes, a melhor opção é utilizar o gerenciamento inteligente, onde seus documentos poderão ser acessados a qualquer hora, sejam eles recentes ou antigos, pois todos ficam salvos e seguros.

Em conformidade com a lei

Seguindo o raciocínio do tópico anterior, os documentos devem sempre ser guardados de forma segura e com fácil acesso, principalmente quando têm vínculos legais que podem ser usados em algum outro momento futuro para sua empresa agropecuária.

Sendo assim, o software de gestão documental é a melhor maneira de armazenar os arquivos com segurança de acesso e durabilidade.

Arquive em formato digital

Arquivar documentos físicos de seu negócio pode gerar gastos altíssimos como locação de espaço físico para armazenar os papéis e salário para os funcionários que farão este serviço. No entanto, esse investimento de dinheiro pode ser reduzido ou convertido para outros gastos mais promissores que farão sua empresa crescer.

Em vez de guardar pilhas e mais pilhas de papéis, arquive todos esses documentos em formato digital; assim você poderá acessá-los com muito mais facilidade.

Além de economizar, você ainda encontrará seus arquivos com mais facilidade, pesquisando pelo título ou pelo assunto, diferentemente da versão física, onde você precisará gastar bastante tempo até achar o papel que está procurando.

Reduza custos da mão de obra

Enquanto seus funcionários estão gerando ou organizando documentos impressos, eles poderiam estar fazendo outras atividades mais importantes que fariam com que sua empresa progredisse mais rapidamente.

Neste caso, o software de gestão de documentos elimina custos de mão de obra, fazendo com que seus funcionários que realizavam este tipo de tarefa, fiquem disponíveis para realizar trabalhos em outras seções da empresa.

Pessoa trabalhando com notebook no ramo da agropecuária

É hora de mudar para melhor!

Agora que já sabe como reduzir os custos de seu agronegócio, está na hora de abraçar a solução. O M-Files é a ferramenta ideal para a gestão documental de sua empresa, permitindo que você gerencie seus documentos de maneira prática e organizada.

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