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Pesquisa no Reino Unido mostra dificuldades das empresas na procura de informações
Em setembro, a M-Files acessou 250 empresas de TI do Reino Unido, com intenção de fazer com que elas avaliassem seus desafios de gerenciamento de informações e segurança da informação com foco na procura de informações.
Dos entrevistados, pouco menos de 36% acham com facilidade os documentos e informações de que necessitam. O que significa que os restantes de 64% dos entrevistados têm problemas na procura de informações dentro da empresa.
Suas três maiores dificuldades são:
- Informações salvas em pastas ou sistemas incorretos.
- Diferentes versões de arquivos salvas em várias pastas ou sistemas.
- Documentos não nomeados corretamente.
É interessante notar que, das pessoas analisadas, apenas 39% trabalham em uma organização que tem uma solução de gerenciamento de documento.
Além disso, nem todas as soluções de gerenciamento de documentos e informações se concentram na facilidade de uso dos funcionários para garantir um acesso rápido e fácil às informações.
Tempo e dinheiro desperdiçados
Quase dois terços dos entrevistados admitiram que, em algumas ocasiões, recriam documentos que sabiam que já existiam porque não conseguiram encontrá-los na rede.
Outro dado interessante é que**,** dos gestores de TI pesquisados, apenas 1 em cada 10 acham que é a procura de informações e documentos de forma remota ou por dispositivo móvel é fácil e rápida.
Além disso, 75% acham que usar o dispositivo móvel é um desafio, pois, certos documentos requerem uma assinatura física para aprovação.
O total destes resultados demonstram que a grande maioria dos gestores de TI lutam para cumprir todas as responsabilidades, principalmente quando trabalham fora do escritório.
Isso é um desperdício de tempo, dinheiro e recursos valiosos para a empresa.
BYOD e aplicativos de compartilhamento de arquivos pessoais não são a resposta
Com as pesquisas, descobrimos também que muitas pessoas estão se voltando para o BYOD e aplicações de compartilhamento de arquivos pessoais.
No entanto, muitos estão fazendo isso sem o conhecimento ou autorização da organização e Isso pode colocar em risco as informações confidenciais da empresa.
Cerca de um quarto dos gestores entrevistados confessam que a organização já sofreu uma violação de segurança devido aos funcionários que usam dispositivos móveis pessoais ou aplicativos de compartilhamento não autorizados.
Como resultado, muitas empresas tomaram medidas precipitadas para reduzir o risco de violação de segurança da informação.
Em suas tentativas de garantir a segura, alguns dificultaram o acesso à informação para os funcionários, limitando os direitos de acesso via dispositivos móveis.
A desvantagem de restringir o uso de dispositivos ou o acesso às informações é que, cada vez mais, os funcionários são obrigados a implementar suas próprias soluções para encontrar o que precisam – isso significa aumentar a ameaça.
Então, qual é a solução?
O M-Files pode ser uma solução atraente para quem procura unir a praticidade na hora de buscar informações e a segurança de controlar o acesso às informações.
Além do mais, a utilização do software é bastante prática e de fácil aprendizagem, isto faz com que as pessoas queiram usá-la.
Por consequência, os sistemas de BYOD não autorizados e os aplicativos de compartilhamento de arquivos pessoais podem cair em desuso, reduzindo o risco de violação de informações.
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