Por que a organização de dados é tão essencial para os departamentos de RH?

Neste artigo vamos falar sobre situações recorrentes em departamentos de RH ao redor do mundo. Também uma entrevista com a Cármen, especialista em RH da Qualia, empresa espanhola de soluções corporativas e TI, falando sobre a organização de dados e o impacto do M-Files na empresa e nas pessoas.

Você não está sozinho(a)!

• Um responsável por um documento não está presente em uma reunião e você não sabe a resposta de algumas perguntas vitais e urgentes sobre seu conteúdo.
• O seu colega responsável pela organização de dados está em férias em uma praia deserta, que não tem WiFi.
• Você imprime pilhas de papel e não tem nenhum lugar para armazenar.

Esses são os tipos de situações que fizeram a equipe de RH da Qualia perceber que eles precisavam urgentemente de um sistema eficaz de gerenciamento de dados, principalmente pela manutenção diária de dados sobre várias centenas de funcionários, tarefa que certamente não é a mais fácil do mundo.

“O que importa para o M-Files é O QUÊ você armazena, não ONDE você o armazena. Documentos de vários formatos são armazenados em um único banco de dados por palavras-chave. O M-Files facilitou a organização de dados e acelerou significativamente as pesquisas de informações específicas.“

–Cármen Mendez Especialista em RH

A entrevista

Cármen é especialista em recursos humanos da Qualia. Nesta entrevista ela revela como a M-Files facilitou e acelerou as operações de RH:

P: Que tipos e quantidades de documentos os funcionários do setor de RH da Qualia lidam diariamente?

 Cármen

É difícil contar as quantidades de documentos que passam por nossas mãos e diante de nossos olhos todos os dias. Desde mensagens de e-mail, notas, certificados (educação, jardim de infância, escola, estágios), diplomas, fotografias, acordos de confidencialidade, tabelas, relatórios, até – naturalmente – contratos de trabalho, anexos, contratos com Instituições de educação, decisões sobre férias anuais, dias de folga, licença por doença, e por aí vai. Diga-me quando parar, porque agora que penso nisso, a lista é interminável.

P: Como e onde vocês armazenavam documentos antes?

 Cármen

Até recentemente eles eram armazenados localmente, em computadores. Assim, cada um dos três funcionários do departamento de RH, eram encarregados de uma das unidades organizacionais da empresa e, com esse sistema, surgiram todos os tipos de situações ruins, como uma vez que um funcionário da empresa precisava de um relatório que estava sob o cuidado de uma dessas pessoas responsáveis que estava de férias.

P: Quais foram os principais problemas com o armazenamento local de dados, em computadores?

 Cármen

O maior problema foi o acesso e a organização de dados. Quando uma pessoa que detém informações sobre um funcionário não estava no escritório, outras não poderiam acessá-las. Isso fez nosso trabalho se tornar difícil e lento dentro da corporação.

P: Sem um software de gerenciamento, qual é a atividade mais demorada – procurar, armazenar ou compartilhar documentos?

 Cármen

Todas acima. Literalmente tudo isso. Antes do M-Files, um dos nossos maiores desafios foi a falta de capacidade em trabalhar conjuntamente com um determinado documento. Quando surgiu a necessidade de trabalhar no mesmo documento enquanto estávamos em locais diferentes, não tínhamos outra escolha senão duplicar o documento.

P: Como a falta de um sistema de gerenciamento de documentos afetou de fato a eficiência do setor de RH da empresa?

 Cármen

Nós costumávamos investir muito mais tempo na procura e na criação de documentos. Com o M-Files, levamos apenas 5 minutos para fazer o que levaríamos até 30 minutos. Literalmente, 3 cliques no aplicativo.

Determinados processos, que anteriormente eram desenvolvidos de forma manual, executados automaticamente a partir de qualquer sistema que utilizamos, poupando nosso tempo. Existem modelos disponíveis para alguns documentos nos M-Files. Por isso, não precisamos mais procurar um modelo específico, todos já estão no mesmo local.

P: Quais são as principais vantagens do M-Files?

 Cármen

O que importa para M-Files é o que você armazena, não onde você o armazena. Documentos de vários formatos são armazenados em um único banco de dados, por palavras-chave. Além disso, o M-Files facilitou a organização de dados, acelerou significativamente as pesquisas de informações específicas e tornou possível a colaboração no manuseio de documentos, com segurança e privacidade.

Por exemplo, para elaborar um contrato, ou um documento sobre as férias anuais, não precisamos mais inserir todos os dados do zero, pois o M-Files extrai automaticamente os dados dos funcionários.

Além disso, podemos ir de férias (mesmo para uma praia deserta) despreocupado. Com o M-Files, temos acesso a todos os documentos e com a possibilidade de restrição, para que apenas as pessoas certas possam ver alguns dados confidenciais, como por exemplo, as informações sobre folha de pagamento.

P: Quando você percebeu que precisava de um novo sistema de gerenciamento de documentos?

 Cármen

O crescimento da empresa trouxe novos colaboradores, aumentando também o número de documentos, bem como o tempo necessário para a sua criação e a necessidade de armazenamento de dados confidenciais. Nesse sentido, o M-Files “salva” nosso negócio por mais de 6 meses.

P: Por que você nunca usou outros sistemas de Gerenciamento eletrônico de documentos (GED)?

 Cármen

Devido ao tipo de informação que administramos. A segurança e a confidencialidade são de extrema importância no departamento de RH. Nem todos podem ter acesso a documentos específicos e confidenciais, e cada um de nós determina quais documentos podem ser compartilhados com os outros. O M-Files tem uma opção elaborada para atribuir os acessos certos aos dados certos.

Outra vantagem interessante é o backup, quando algo é excluído por acidente – os administradores podem restaurar documentos excluídos em questão de segundos.

Além disso, dentro do M-Files, os dados são totalmente seguros. Como os nossos especialistas em TI nos explicaram: durante uma transferência dentro de uma rede M-Files, os dados são criptografados e somente aqueles com acesso autorizado podem acessá-los.

P: Foi difícil entender o novo sistema para você, já que você não tinha experiência com um software semelhante?

 Cármen

O M-Files é uma solução simples e intuitiva. Não é preciso dominar o Microsoft Office para trabalhar nele e obter os dados e relatórios necessários.

Além disso, passamos por um treinamento completo com especialistas, que apresentaram todas as opções e recursos do M-Files. Tenho de agradece-los e dizer que tinham respostas para todas as nossas perguntas e muita paciência com nós, que não temos tanta experiência assim com TI.

P: Como o M-Files mais influenciou as operações de RH?

 Cármen

Ele definitivamente cortou o tempo de processamento. As tarefas administrativas são parte de quase todas as operações, e quando o tempo necessário para executá-las é reduzido, todo mundo fica feliz, pois os resultados começam a aparecer!

P: Você pode descrever o processo de implementação do software M-Files no departamento de RH?

 Cármen

O M-Files é totalmente adaptado às necessidades de Recursos Humanos. Antes de sua execução, tivemos reuniões com os gerentes de projeto que ouviram as nossas necessidades e os desafios que enfrentamos. Depois, o M-Files foi implementado em conformidade, de forma rápida e eficiente.

Como o M-Files ajuda os outros departamentos

O M-Files é útil não só para os departamentos de RH, mas também para aqueles que gerenciam enormes quantidades de dados em uma base diária. Por exemplo, se você trabalha no marketing, você certamente está ciente de quão desafiador pode ser a organização de dados necessários para um projeto. Alguns dados são armazenados localmente em um computador, alguns no correio comercial, alguns no OneDrive ou na gaveta da mesa.

É aí que entra o M-Files – não importa onde olhemos, mas sim o que procuramos. O software trabalha a organização de dados, armazenando tudo em um tópico de um banco de dados comum. Não há necessidade de abrir e pesquisar dezenas de diferentes programas e aplicativos para obter as informações.

Basta digitar uma palavra-chave no sistema e clicar! Todos os documentos relacionados à entrada são listados na tela.

Lembrando que o M-Files não pode pesquisar suas gavetas de mesa ou pastas de arquivos (é claro), por isso é essencial digitalizar os documentos de papel da sua empresa e “jogá-los” no sistema do M-Files.