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Processos de Negócios de fácil utilização requerem assinaturas digitais

Processos de Negócios de fácil utilização requerem assinaturas digitais

Mais e mais empresas estão automatizando seus processos de negócios com o intuito de evoluir para assinaturas eletrônicas e digitais. As assinaturas “molhadas” (físicas) tendem a retardar processos, pois são dependentes da presença do signatário e da troca de papel.

Para ilustrar o caso, no documento “Digital Signatures-Making the Business Case”, a Associação para a Informação e Gestão de Imagem (AIIM) publicou que para 44% das organizações, mais da metade de seus processos são interrompidos pela necessidade de recolher assinaturas físicas. A pesquisa expõe que “em média, 3,1 dias são adicionados a maioria dos processos, a fim de recolher assinaturas físicas.”

Visto que as assinaturas são requeridas em muitos processos de negócios baseados em documentos (tais como contratos e faturas) é cada vez mais comum a preferências dos clientes para as assinaturas eletrônicas e digitais e quando estas digitalizações são incorporadas em processos de negócios, as organizações são capazes de operar com máxima eficiência. Por exemplo, se um gerente se esquece de assinar uma despesa, o relatório da M-Files pode enviar um lembrete de e-mail para manter o processo no encalço.

No geral, existem três tipos diferentes de assinaturas: “molhadas”, eletrônicas e digitais. Estas três classificações representam 50 anos de evolução na execução de assinaturas.

“Molhadas”, a pré-história das assinaturas

Trata-se do nome de uma pessoa escrita de uma forma distinta como uma forma de identificação na autorização de um cheque, documento ou carta. O termo “molhado” faz referência ao uso da tinta.

Assinaturas Eletrônicas, o próximo passo

Este tipo de assinatura fornece a mesma posição legal que uma assinatura feita à mão e se refere ao reconhecimento de uma mensagem eletrônica, transação ou documento feita a partir de uma assinatura manuscrita, digitalmente capturada em um dispositivo móvel (tablet ou celular) ou a um nome digitado no final de um e-mail. As organizações mudam os sistemas de assinaturas “molhadas” para assinaturas eletrônicas como uma progressão natural de automatizar processos de negócios.

Assinaturas digitais, a garantia de segurança

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que demonstra a autenticidade da mensagem ou documento. Ao ser autenticada (criada por um remetente conhecido), a assinatura não pode ser rejeitada (o emissor não pode negar ter enviado) e tem integridade (não ser alterada em trânsito). As assinaturas digitais são consideradas o tipo mais seguro de assinatura eletrônica, uma vez que inclui um certificado de autoridade para garantir a validade do signatário.

As assinaturas Digitais e as eletrônicas são muitas vezes usadas como sinônimos, mas é preciso atenção. A maioria dos tipos de assinaturas eletrônicas não têm as características de verdadeiras assinaturas digitais de segurança. As assinaturas digitais podem ser utilizadas em ambientes e processos altamente regulados.

M-Files

Ao entender a importância de incorporar assinaturas digitais em processos de negócios, procure os recursos de assinatura digital dos serviços disponíveis no M-Files! Uma solução que garante um processo mais rápido e mais conveniente para assinar digitalmente documentos. Entre em contato conosco para mais informações.

Fonte: Blog M-files

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