Quais são os maiores desafios das soluções de Gerenciamento de Informações?

No início deste ano, a Associação de Informações Inteligentes (AIIM) publicou o seu relatório anual sobre serviços de conteúdo. A pesquisa é essencialmente formada por trabalhadores com conhecimentos de variados setores, com questões interessantes sobre a forma como eles lidam com o Gerenciamento de Informações. Vamos analisar e tecer alguns comentários sobre cada uma das três partes do relatório deste ano:

1. Que tipos de problemas críticos de gerenciamento de informações os usuários estão tentando resolver?
2. Como a automação está revolucionando as expectativas do usuário sobre gerenciamento de registros e governança de informações?
3. Como os padrões de uma forma geral no Serviços de Conteúdo estão mudando e evoluindo?

A introdução do relatório abrange as informações no centro da jornada de transformação digital de uma organização. John Mancini, Presidente na Content Results, eloquentemente afirma: “Assim como o dinheiro que abastece e financia a jornada, a informação é o ativo mais valioso de uma organização”.

Uma abordagem flexível e modular que utiliza conteúdo e informações onde e quando for necessário não depende mais da preocupação antiga com o local de armazenamento dos arquivos. Com isso em mente, é interessante comentar algumas das descobertas.

Quais são os usos de serviços de conteúdo mais importantes para as organizações?

Em publicações sobre serviços de conteúdo, o Gartner descreveu cinco casos de uso principais:

• Produtividade da equipe
• Gerenciamento de registros
• Gerenciamento de documento
• Aplicativos de processos de negócios
• Processamento de back-office

A AIIM perguntou aos entrevistados qual desses cinco é o fator mais importante em suas decisões sobre serviços de conteúdo. Os resultados?

O que isso significa?

Com a Produtividade da Equipe no primeiro lugar, as empresas priorizam claramente a necessidade de que os profissionais do conhecimento acessem conteúdo relevante no contexto de suas tarefas de projeto ou trabalho. Na prática, os vendedores precisam encontrar um contrato de serviço pelo nome do cliente, enquanto seus colegas do departamento financeiro precisam encontrar o mesmo acordo procurando pela data de execução. E ambos devem ser capazes de fazer isso, independentemente do nome do arquivo.

O interessante é que, para organizações maiores de mais de 1.000 funcionários, o aplicativo utilizado para gerenciar os processos de negócio é o fator mais importante. Desta forma, pode-se inferir que, para as empresas maiores, a transformação digital dependerá de como elas podem combinar conteúdo e processos, aplicando fluxos de trabalho em suas informações.

Quais são os desafios de gerenciamento de informações mais significativos para as organizações?

A AIIM perguntou aos profissionais da informação quais são os desafios mais difundidos em suas organizações. Confira as repostas e a análise sobre:

O que isso significa?

Todos os cinco possíveis problemas caíram na mesma faixa – cada um deles foi citado como um desafio por 56-61% dos entrevistados.

Isso indica que não há somente um grande primeiro desafio a ser enfrentado no gerenciamento de informações corporativas. Um fornecedor de serviços de conteúdo deve abordar todos os desafios com igual foco – desde a promoção do usuário até a integração na linha de negócios. Em vez de uma abordagem fragmentada, a estratégia ideal deveria exigir uma abordagem mais abrangente.

Quais são os recursos mais importantes de uma plataforma de serviços de conteúdo?

A pesquisa solicitou aos entrevistados que identificassem as três capacidades mais importantes de uma plataforma de serviços de conteúdo, como o M-Files por exemplo. Veja as respostas:

O que isso significa?

Parece que as empresas atribuem um alto valor à flexibilidade de uma plataforma de serviços de conteúdo – tanto na integração com os principais processos de negócios quanto nas opções de implantação.

Com relação à integração nos principais processos de negócios como CRM e ERP – o M-Files está à frente, anunciando recentemente uma interface do usuário incorporada no Salesforce e no Office 365, onde os usuários podem acessar e gerenciar conteúdo em todos os repositórios de dentro sua interface familiar.

Acreditamos que o M-Files aborda todos e cada um deles, respondendo aos desafios de gerenciamento de informações mais proeminentes e abrangentes, oferecendo opções de implantação flexíveis, integrações com silos de informações desconectados, acesso móvel e gerenciamento de registros integrados, entre outros recursos principais.

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