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Qual o momento de modernizar o ECM da sua empresa?

Qual o momento de modernizar o ECM da sua empresa?

Qual o momento de utilizar o ECM da sua empresa? Essa é uma dúvida comum para muitos empresários no Brasil e no mundo. Pensando nisso, preparamos esse breve artigo para responder a essa questão. Então vamos lá.

Antes de mais nada, vale lembrar que toda empresa utiliza o ECM (gerenciamento de conteúdo empresarial), mesmo que não saibam. Uma sala cheia de documentos e arquivos é sem dúvida alguma, um sistema de ECM, porém esse é um método antigo, que além de ocupar um grande espaço e poeira, não é sustentável (ecologicamente falando).

Um escritório que possui um computador ou outros dispositivos eletrônicos para armazenar suas informações também pratica o ECM, entretanto, um sistema mal organizado pode gerar confusões e grandes perdas para o seu negócio. Sendo assim, qual é o momento para modernizar o ECM da sua empresa?

As pessoas tendem a pensar que um sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) é algo que deve ser utilizado apenas por grandes empresas. Acontece que “com grandes poderes, vêm grandes responsabilidades”, como diria o velho tio Ben e por essa razão, cuidados são necessários.

Querendo ou não, pequena ou grande, uma empresa é responsável pelo sustento de famílias. Sendo assim, um cuidado com seus documentos é fundamental para o bom funcionamento de qualquer empreendimento.

Quando uma empresa inicia seus trabalhos, normalmente a quantidade de documentos a serem gerenciados é menor se comparada a das empresas que já possuem algum tempo de estrada, o que faz a tecnologia de ECM parecer dispensável num primeiro momento, o que pode ser um erro.

Conforme uma empresa cresce, suas responsabilidades aumentam, assim como a quantidade de informações a serem gerenciadas. Sendo assim, um cuidado maior com suas informações é necessário e é nesse momento que uma solução de ECM parece ser bem atrativa.

Mas ao invés de implementar o ECM após a necessidade e os problemas se manifestarem, não seria mais sábio aplicar essa solução no início dos trabalhos da empresa, evitando dores de cabeça? Afinal de contas, ao optar por não utilizar esse tipo de serviço faz com que a sua empresa não conte com:

  • Facilidade no compartilhamento e acesso às informações;
  • Maior agilidade e precisão na recuperação de documentos;
  • Economia de papel;
  • Pesquisa ágil de documentos;
  • Possibilidade de consulta virtual às imagens dos documentos;
  • Preservação dos documentos físicos;
  • Acesso rápido ao conteúdo dos documentos;
  • Integração entre os diversos setores;
  • Possibilidade de integração junto a outros sistemas;
  • Histórico detalhado das ações realizadas no documento e controle de versões dos documentos;
  • Facilidade na elaboração de relatórios;
  • Redução dos espaços físicos destinados ao armazenamento de documentos;
  • Possibilidade de anexar documentos de qualquer tipo;
  • Acompanhamento dos fluxos de processos;
  • Consulta simultânea ao mesmo documento;

Compreende quantas facilidades uma empresa perde ao não optar pelo ECM? Além do mais, os benefícios gerados por essa solução permitem que tanto os chefes, quanto os subordinados economizem muito tempo na realização de tarefas de rotina, podendo concentrar-se no que é realmente importante.


Mas qual é o custo de se implementar uma solução dessas?

Antes de se fazer essa pergunta, é importante que você saiba que o custo de não se implementar um bom serviço de ECM pode sair muito mais caro para você e a sua empresa.

Existem soluções gratuitas no mercado, porém elas são bem limitadas e podem deixar o usuário “na mão”. Por outro lado, soluções como o M-Files oferecem uma vasta gama de recursos facilitadores, que resolvem vários problemas no escritório.


Conclusão

Enfim, esperamos que esse artigo tenha solucionado algumas dúvidas e fazer você perceber que não há motivos para que você não modernizar o ECM da sua empresa.

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