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Quanto tempo realmente leva para encontrar um documento?
Ninguém duvida que os custos com um documento perdido são enormes. Além das situações em que não é possível localizar uma informação importante, o que gera um prejuízo direto, há o desperdício de tempo. Contudo, o que pouca gente sabe é a quantidade real de tempo perdido para localizar um documento, e isso realmente é de assustar qualquer gestor.
Os documentos desaparecem normalmente de três maneiras:
- Em trânsito: o papel caiu do armário ou estava em cima da mesa e voou pela janela. Ou ainda, você foi transportar uma pasta para outro local e o papel acabou caindo no chão e simplesmente sumiu.
- Na bagunça: a confusão originou o “sumiço”. Alguém tirou de uma pasta e colocou no armário. Um colaborador guardou na gaveta em meio a uma pilha de papéis inúteis. Essas confusões são comuns em qualquer empresa e por isso é preciso se blindar contra elas.
- Perdido no armário: é difícil indexar e arquivar manualmente os papéis de maneira correta, por isso, perdas são comuns.
A razão para tantos documentos perdidos é simples. Há muitos papéis em empresas e tempo insuficiente para administrá-los. Por isso, é comum que arquivos sejam enviados para o local incorreto, ou ainda, que sejam redigidos de maneira incorreta, o que irá ocasionar outros erros.
Quanto tempo realmente leva para encontrar um documento?
Segundo levantamentos da PwC e do Radicati Group, a falta de gestão dos documentos gera uma verdadeira tragédia na gestão do tempo. Veja alguns dados alarmantes:
A desorganização dos arquivos faz os gestores perderem, em média, 1 mês do ano na procura por informações armazenadas. Ou seja, dos 12 meses do ano, 1 é completamente perdido.
Os profissionais levam em média entre 5% a 15% do tempo disponível no horário de trabalho para ler informações. Contudo, para procurar tais documentos o tempo pode chegar a 50%.
Documentos perdidos e extraviados tomam 2 horas diárias, em média, dos colaboradores.
Esses dados demonstram o quanto as informações perdidas em desorganizações comprometem a gestão do tempo da empresa. Pense em todas essas horas convertidas em dinheiro. Elas poderiam ter sido gastas em tarefas que realmente geram dinheiro.
Além disso, os dados também demonstram três pontos fundamentais sobre a necessidade da gestão de documentos:
Dois terços das informações guardadas por empresas já deveriam ter sido removidas ou destruídas.
Cada documento é fotocopiado, em média, 19 vezes.
De cada 10 impressões, 4 são desnecessárias.
Ou seja, já não estamos falando apenas do tempo perdido, mas de dinheiro gasto. Tinta, impressora, luz, papel… enfim. A má gestão de documentos é um gargalo por onde seu dinheiro pode estar indo embora.
Qual a solução?
A melhor solução é um software que ofereça a gestão digital dos documentos da empresa. O M-Files é um exemplo de serviço para quem quer facilitar a busca por informações com segurança e praticidade.
Muito prático e de fácil aprendizagem, com o M-Files, você vai otimizar a gestão dos documentos do seu negócio e nunca mais vai jogar dinheiro fora procurando documentos perdidos. Para conhecer mais nossa solução, agende uma demonstração.
