Quer otimizar a gestão documental de seu consultório médico? Saiba como!

Assim como em qualquer outro segmento, no setor da saúde também é preciso manter os documentos e fichas em ordem para que as atividades diárias fluam sem complicações. Sem este tipo de organização, podem ocorrer diversos problemas como por exemplo o extravio de históricos de pacientes, a perda de tempo procurando exames realizados e até mesmo a perda de arquivos importantes, o que pode acarretar em problemas delicados para a própria clínica.

Com a alta demanda de trabalho, os profissionais da área da saúde normalmente não contam com muito tempo ou métodos eficientes para organizar de forma otimizada as fichas de seus pacientes, e é exatamente neste ponto que o M-Files pode te salvar!

Para você entender melhor, listaremos aqui as dicas que vão te ajudar a otimizar o trabalho de seu consultório ou clínica e eliminar futuras dores de cabeça.

Quer um conselho? Leia até o final, pois o último item da lista é o melhor de todos!

Defina quais são os documentos mais importantes

Durante a rotina de trabalho de um consultório médico, geralmente muitos papéis e documentos são impressos e transportados pra lá e pra cá. É importante saber separar e distinguir esses documentos por tipo ou importância.

Alguns podem ser referentes aos pacientes como fichas, prontuários e exames, enquanto outros como notas fiscais, declarações e comprovantes, podem ser voltados à empresa .

Quanto mais você entende a diferença entre esses tipos de arquivo, sabendo quais se referem a cada pessoa ou setor (funcionários, clientes e empresas), mais fácil fica a organização destes, pois ao precisar de um formulário X ou de uma nota fiscal Y, você já sabe em qual pilha procurar.

Guarde os documentos na nuvem

Provavelmente você conhece ou já deve ter ouvido falar de armazenamento em nuvem, certo?

Caso não, o armazenamento em nuvem é basicamente uma tecnologia que te permite guardar arquivos na internet por meio de um servidor online que sempre estará a seu dispor quando precisar acessá-lo.

Dessa forma, você pode evitar o desgaste de papéis que, com o tempo podem amassar e clarear a tinta da impressão. Além disso, ainda existe a vantagem da economia de espaço que você terá em seu ambiente por não precisar se preocupar em instalar prateleiras ou gavetas para guardar os documentos físicos.

Lógico que só de os arquivos estarem na memória interna do computador já é uma grande economia de espaço físico para o consultório, mas dessa forma você ainda não conta com toda a segurança que a nuvem pode te proporcionar.

Elimine os arquivos desnecessários

Há a possibilidade de existirem arquivos vencidos há muito tempo, dos quais você nem se lembre mais e de eles permanecem guardados sem utilidade alguma. Para uma melhor organização, é bom criarmos o hábito de sempre verificar se estamos guardando arquivos desnecessários.

Exemplos de arquivos que não precisam ser guardados para sempre são os documentos referentes a financiamentos ou consórcios, que geralmente podem ser descartados após a quitação.

Já a carteira de trabalho ou escritura de imóvel são documentos de extrema importância que não têm data de vencimento. Estes sim, é importante guardar.

Essa ideia também vale para seu consultório. Verifique os dados dos pacientes e outros documentos para confirmar o que você precisa continuar armazenado e o que pode ser jogado fora.

Sempre atualize seus backups

Independentemente de guardar seus documentos em backups físicos como pen drives e hd’s externos, ou até mesmo em dispositivos online, que é o caso da nuvem, lembre-se sempre de atualizar esses arquivos periodicamente.

Crie o hábito de atualizar os documentos de semana em semana, ou de mês em mês para que nenhum dado se perca.

Melhor dica: utilize o M-Files para deixar tudo organizado!

O M-Files é a ferramenta ideal para a gestão documental de seu consultório onde você gerencia seus documentos de maneira organizada, além de ser super prático e fácil de usar.

Ou seja, você pode resolver todos os desafios anteriores em um só software e, a partir daí, melhorar a fluidez e a produtividade em seu consultório.

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