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Reduza custos com acesso a documentos e informações em tempos de pandemia (COVID-19)
Neste momento de isolamento social em que estamos vivendo, muitas empresas estão buscando maneiras de reduzir custos para sobreviver à pandemia. Para os donos de negócios e empreendedores, os principais objetivos durante esta fase é de assegurar a saúde financeira e reorganizar sua estratégia de produção e vendas focados neste momento de menor demanda. Para quem busca otimizar o processo de trabalho durante a crise, a gestão documental e de informações inteligentes pode ser uma ótima saída!
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Por que devo implementar a gestão inteligente?
Diminuir os custos da sua empresa, também pode significar otimizar o seu trabalho. Sabe qual é a média de tempo perdido procurando documentos durante uma semana de trabalho? 8 horas!
E podemos ir além! Se calcularmos o acúmulo de tempo no mês, conclui-se que 4 dias de trabalho de seus funcionários são perdidos só buscando documentos. Este tempo perdido pode ser facilmente convertido em tempo otimizado utilizando a gestão de documentos inteligente, que além de facilitar a busca de seus documentos, ainda os deixam organizados por gênero e por datas de validade.
E não para por aí… Além dos benefícios citados a cima, você pode ainda contar com:
- Redução nos gastos de impressões e transporte de documentos.
- Eliminação do risco de perda por acidentes ou imprevistos.
- Durabilidade dos arquivos sem chance de deterioração.
- Segurança de informações sigilosas.
- Aumento na VELOCIDADE produtividade em processos digitais e integrando departamentos.
- Organização, manutenção e manipulação de documentos de forma remota, por qualquer dispositivo. (Home office não será um problema, neste caso).
Ou seja, você otimiza a produção com quantidade, qualidade e segurança.
Na prática, por onde começo a economizar?
Neste momento você deve estar pensando: “São muitos benefícios, mas até agora não entendi aonde irei economizar”.
Primeiramente, vamos analisar. Gastando menos tempo com a procura e o manuseio de documentos, seus colaboradores poderão se dedicar mais a outras prioridades, outros trabalhos mais rentáveis e de forma mais focada. Pode acreditar, isso é uma economia e tanto para sua empresa.
Além disso, muito dinheiro com insumos de impressoras podem ser economizados, pois haverá uma redução de gastos com impressão. Isso também elimina a possibilidade de erros humanos, perda de documentos, acidentes e imprevistos. Os documentos estarão na nuvem, de forma segura e de fácil acesso.
Um documento impresso pode se deteriorar com o tempo e com o armazenamento físico. Para recuperar este tipo e informação, também é necessário gastar dinheiro. Com os dados na forma digital, este tipo de recuperação não se faz necessária. Mais uma economia!
O trabalho home office facilitado pela tecnologia
Entendemos que a pandemia nos trouxe um novo cenário do mercado de trabalho. Este cenário exige a recolocação de alguns profissionais que trabalharão de forma remota, dentro de casa. É o que chamamos de Home Office.
Nossa solução baseada no premiado software M-Files permite o acesso a qualquer documento em qualquer lugar e a qualquer hora.
Entenda os principais benefícios de contar com o acesso mobile de nossas soluções:
- O M-Files Mobile permite que as empresas mantenham a conformidade mesmo fora do escritório. A capacidade eSignature integrada ao M-Files permite aprovar e monitorar negócios e processos regulados, mesmo a partir de um dispositivo móvel.
- O M-Files permite o acesso de todos os arquivos a partir de qualquer dispositivo, utilizando aplicativos para IOS, Android e Windows Phone.
- O M-Files Mobile permite que você revise e aprove documentos através de seu smartphone ou tablet.
- Tire uma foto de um documento ou recibo com seu smartphone e salve no M-Files utilizando o aplicativo.
Quer saber mais? Entre em contato conosco e solicite uma demonstração interativa para que nossa equipe técnica apresente uma solução em tempo real e tire suas dúvidas através de videoconferência (Webex).
