Reduza os custos com acesso a documentos e informações na empresa em tempos de pandemia (COVID-19)

Neste momento de isolamento social em que estamos vivendo, muitas empresas estão buscando maneiras de reduzir custos para sobreviver à pandemia. Para os donos de negócios e empreendedores, os principais objetivos durante esta fase é de assegurar a saúde financeira e reorganizar sua estratégia de produção e vendas focados neste momento de menor demanda. Para quem busca otimizar o processo de trabalho durante a crise, a gestão documental e de informações inteligentes pode ser uma ótima saída!

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Porque devo implementar a gestão inteligente?

Diminuir os custos da sua empresa, também pode significar otimizar o seu trabalho. Sabe qual é a média de tempo perdido procurando documentos durante uma semana de trabalho? 8 horas! 😨

E podemos ir além! Se calcularmos o acúmulo de tempo no mês, conclui-se que 4 dias de trabalho de seus funcionários são perdidos só buscando documentos. Este tempo perdido pode ser facilmente convertido em tempo otimizado utilizando a gestão de documentos inteligente, que além de facilitar a busca de seus documentos, ainda os deixam organizados por gênero e por datas de validade.

E não para por aí… Além dos benefícios citados a cima, você pode ainda contar com:

  1. Redução nos gastos de impressões e transporte de documentos.
  2. Eliminação do risco de perda por acidentes ou imprevistos.
  3. Durabilidade dos arquivos sem chance de deterioração.
  4. Segurança de informações sigilosas.
  5. Aumento na VELOCIDADE produtividade em processos digitais e integrando departamentos.
  6. Organização, manutenção e manipulação de documentos de forma remota, por qualquer dispositivo. (Home office não será um problema, neste caso).

Ou seja, você otimiza a produção com quantidade, qualidade e segurança.

Na prática, aonde começo economizar?

Neste momento você deve estar pensando: “São muitos benefícios, mas até agora não entendi aonde irei economizar”.

Primeiramente, vamos analisar. Gastando menos tempo com a procura e o manuseio de documentos, seus colaboradores poderão se dedicar mais a outras prioridades, outros trabalhos mais rentáveis e de forma mais focada. Pode acreditar, isso é uma economia e tanto para sua empresa.

Além disso, muito dinheiro com insumos de impressoras podem ser economizados, pois haverá uma redução de gastos com impressão. Isso também elimina a possibilidade de erros humanos, perda de documentos, acidentes e imprevistos. Os documentos estarão na nuvem, de forma segura e de fácil acesso.

Um documento impresso pode se deteriorar com o tempo e com o armazenamento físico. Para recuperar este tipo e informação, também é necessário gastar dinheiro. Com os dados na forma digital, este tipo de recuperação não se faz necessária. Mais uma economia!

O trabalho home office facilitado pela tecnologia

Entendemos que a pandemia nos trouxe um novo cenário do mercado de trabalho. Este cenário exige a recolocação de alguns profissionais que trabalharão de forma remota, dentro de casa. É o que chamamos de Home Office.

Nossa solução baseada no premiado software M-Files permite o acesso a qualquer documento em qualquer lugar e a qualquer hora.

Entenda os principais benefícios de contar com o acesso mobile de nossas soluções:

  • O M-Files Mobile permite que as empresas mantenham a conformidade mesmo fora do escritório. A capacidade eSignature integrada ao M-Files permite aprovar e monitorar negócios e processos regulados, mesmo a partir de um dispositivo móvel.
  • O M-Files permite o acesso de todos os arquivos a partir de qualquer dispositivo, utilizando aplicativos para IOS, Android e Windows Phone.
  • O M-Files Mobile permite que você revise e aprove documentos através de seu smartphone ou tablet.
  • Tire uma foto de um documento ou recibo com seu smartphone e salve no M-Files utilizando o aplicativo.

Quer saber mais? Entre em contato conosco e solicite uma demonstração interativa para que nossa equipe técnica apresente uma solução em tempo real e tire suas dúvidas através de videoconferência (Webex).

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