Artigos

Saiba como a gestão documental pode reduzir custos na sua empresa

Diversas empresas estabeleceram em suas rotinas o abandono da utilização do papel, visando o bem-estar do planeta e adotando uma postura mais eco-friendly em seus métodos de trabalho.

Ainda assim, apesar dos benefícios que esta prática pode trazer para o ecossistema como um todo, é fundamental considerar que a Gestão Documental e seu fluxo de trabalho digital podem significar uma série de vantagens também para a corporação, especialmente no que diz respeito à redução de custos.

Ficou interessado para saber sobre esta técnica e querer implementá-la para ajudar a sua companhia, aumentar a produtividade e ainda gastar menos? Então, confira, a seguir, o que é esta tecnologia e como pode trazer inúmeras vantagens para o seu negócio. Pronto para se surpreender?

Conceito de Gestão Documental

A Gestão Documental é ramo que utiliza de softwares para armazenar, catalogar, gerenciar e administrar inúmeros dados que foram capturados dos documentos de uma companhia.

Como exista uma ampla gama de soluções relacionadas a esta tecnologia no mercado, esta plataforma pode ser tão básica quanto uma pasta compartilhada ou unidade de armazenamento em nuvem. Por outro lado, também pode ser mais avançada e executar fluxos de trabalho complexos de maneira automatizada, com base no conteúdo e no contexto do documento.

Essa variação vai de acordo com a necessidade da organização e do que flui melhor para atender às suas demandas de gestão.

Funcionamento deste sistema

A primeira etapa para utilizar um sistema de Gestão Documental é converter os documentos físicos em digitais. Assim, a partir daí, a função dos softwares é atuar como uma plataforma eletrônica, capaz de organizar todos esses diversos tipos de documentos de forma centralizada.

Com isso, em vez de manter todos esses dados em papel e fazer com que os funcionários tenham que vasculhar os registros para obter informações, você confere aos seus colaboradores um acesso imediato ao que precisam, em formato digital.

E tudo isso com praticidade, uma vez que os documentos são catalogados usando metadados com campos de índices pré-definidos por você, como:

Nome de um fornecedor;
Número de um pedido;
Data;
Ou o que mais for pertinente.

Diante deste cenário, isso pode melhorar a produtividade, além de simplificar e automatizar os fluxos de trabalho.

Impactos na redução de custos

Além dos ganhos de produtividade, há uma série de custos tangíveis que são eliminados por uma boa Gestão Documental, causando resultados até mesmo no valor que você gasta com o espaço do seu escritório.

Confira os cinco principais e fique por dentro dos benefícios:

Custos de armazenamento

Como os documentos físicos que você recebe são digitalizados e salvos eletronicamente ou em nuvem, isso elimina a necessidade de comprar armários para arquivos e pastas para armazenamentos, com o intuito de manter as cópias impressas de seus registros de negócios.

Como resultado, você pode liberar espaço no escritório para usos mais produtivos do que guardar arquivos em papel e utilizar este ambiente para, por exemplo, colocar mais uma mesa para um novo profissional ou um novo maquinário.

Este, aliás, é um ponto interessante. Afinal, a questão do espaço do escritório pode trazer impactos na sua demanda por um ambiente maior e trazer até mesmo consequências para o aluguel, caso precise de um local com mais metros quadrados apenas para armazenar tantos itens. Há empresas, inclusive, que possuem salas para os arquivos, o que é totalmente desnecessário e pode ser mitigado.

Custos com cópias e impressões

Ao mudar de papel para documentos digitais, não há necessidade de criar várias cópias para distribuição interna ou de arquivá-los em uma variedade de sistemas para cada departamento.

Isso porque, no sistema de Gestão Documental, uma cópia do documento eletrônico é armazenada no repositório central do sistema, onde está disponível para todos os usuários autorizados visualizarem quando bem quiserem.

Da mesma forma, não há mais necessidade de criar cópias do que foi enviado para os clientes e fornecedores. E, com isso, a sua organização gasta muito dinheiro com impressões e xerox, bem como com os suprimentos e equipamentos necessários para tal – o que impacta no orçamento como um todo.

Custos de tempo das equipes

A Gestão Documental oferece melhorias significativas na eficiência, trazendo resultando em menos tempo para as equipes que precisam lidar com tais dados.

Com isso, as tarefas que levavam minutos ou horas quando eram realizadas em um sistema manual baseado em papel agora demandam apenas de segundos, uma vez que tudo estará centralizado em um único local.

Dessa maneira, seus colaboradores não precisarão perder um tempo precioso em um determinado processo e podem empregar estes momentos realizando outras tarefas que reflitam em lucro para a organização, sendo mais produtivos e otimizando seus afazeres.

Custos do processo de negócios

Usar os fluxos de trabalho automatizados que estão disponíveis em um sistema de Gestão Documental ajudam a otimizar muitos processos de negócios, especialmente nos departamentos de Contabilidade, Vendas, Atendimento ao Cliente e de RH.

Inclusive, dependendo do segmento em questão, otimizar esses workflows pode levar a uma cobrança de pagamento mais rápida, menores custos de compra, maior satisfação do cliente ou maior retenção de funcionários.

Assim, tudo isso pode se reverter em uma receita mais positiva para a companhia, o que é essencial para todo empreendedor que está investindo e quer encontrar resultados.

Faça a sua gestão documental!

Interessou-se por este processo e todos os benefícios que a redução de custos pode trazer? Sendo uma premiada provedora de soluções para a gestão das informações corporativas e seus processos, a IBSDocs baseia-se em uma plataforma que atende a qualquer segmento ou departamento.

Com mais de vinte anos de experiência, a empresa está focada em melhorar seus processos de negócios, aumentar a sua produtividade e automação, bem como gerar impactos surpreendentes no seu fluxo de trabalho e da sua equipe de colaboradores.

Venha conhecer as vantagens de ser nosso cliente e todos os serviços que podemos oferecer para a sua organização. Certamente, um deles irá te surpreender e tornar os processos de Gestão Documental mais simples e práticos para o seu dia a dia. Estamos te esperando!