Artigos
Saiba porque os departamentos de finanças estão se apaixonando pelo ECM
Os Gestores Corporativos das maiores corporações estão cada vez mais dependentes de um software completo de ECM e já não sabem como já trabalhar sem o M-Files , por exemplo, considerado por 3 anos consecutivos como uma solução visionária pelo Quadrante Mágico da Gartner.
Essa mudança de paradigma acontece quando as empresas decidem assumir o controle de suas informações e criar fluxos de trabalho. Levantamos alguns pontos interessantes demonstrando que as soluções de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM) são indispensáveis para os funcionários do departamento de finanças. Vamos compartilhar alguns desses pensamentos com você:
Não envie folhas de pagamento à pessoa errada
Sabemos que é relativamente comum enviar documentos confidenciais, como a folha de pagamento, para a pessoa errada em sua lista de contatos. Isso definitivamente não é bom, pois esse tipo de relatório contém informações confidenciais.
Com a solução do M-Files, os usuários enviam links para documentos armazenados no sistema com um controle de usuários.
Desta forma, se você enviar o documento para a pessoa errada, não se preocupe, pois ela não terá acesso ao relatório da folha de pagamento. Se não for uma pessoa autorizada, ao clicar no link, uma mensagem de erro de acesso aparecerá na tela. Com isso, não há mais exposição acidental de informações confidenciais em e-mails.
A “versão final.doc” e a “versão final final.doc”
Para elaborar alguns orçamentos anuais, muitos colaboradores de vários departamentos permitem, em um sistema de ECM, que apenas usuários autorizados acessem e contribuam. Além disso, os usuários podem editar de forma colaborativa na planilha de orçamento.
Em vez de ter 10 “versões finais.doc” – uma de cada departamento – que se transformam em uma “versão final final.doc”, todos podem contribuir com a versão verdadeira por meio de um processo de check in / check out.
Contas a pagar e processamento de faturas
Sem um software de ECM, o processamento de faturas seria um incômodo, principalmente quando sua empresa é uma multinacional com aprovadores espalhados pelo mundo.
Com o M-Files, as faturas são roteadas de acordo com fluxos de trabalho e podem ser aprovadas e processadas em minutos.
Encontre recibos em unidade de armazenamento
Encontre todos os recibos, faturas e documentos de contas a receber para uma auditoria em minutos, em vez de em dias.
Com o M-Files, os documentos físicos são complementares ao processo, apenas uma reflexão posterior. Recursos Humanos, Finanças, Administração e outras funções estão irrevogavelmente ligadas aos processos documentais e são a força vital para o andamento de uma organização.
Ao reduzir processos manuais nessas áreas com um software como o M-Files, as empresas conseguem resultados mais eficientes, tornam-se mais produtivas e menos propensas a erros.
Quer conhecer mais sobre o M-Files?
Agora que você já entendeu os benefícios de contar com uma solução de ECM no departamento de finanças de uma empresa, entre em contato com um de nossos consultores para agendar uma demonstração interativa do software M-Files.
