BPMn – Gestão de Processos de Negócio

Processos empresariais eficientes são facilitados com M-Files

Os processos administrativos e de negócios do dia-a-dia exigem tempo, dinheiro e recursos valiosos para serem concluídos. Com M-Files, você pode tornar esses processos mais eficientes e voltar ao que sua empresa faz melhor.

Encontre, organize, acompanhe e mantenha o conteúdo de todos os tipos com o M-Files, a melhor maneira para empresas grandes e pequenas reduzirem o tempo e o dinheiro gastos em processos diários e aumentarem sua produtividade.

Desafio

O dinamismo do mercado impõe novos riscos e desafios de maneira incessante. As pressões econômicas aliadas a novas demandas de clientes, exigem das empresas uma grande mudança na forma como conduzem seus processos de negócio.

Eles precisam ser aperfeiçoados, para que as empresas sejam capazes de responder rapidamente as novas condições impostas pelo mercado.

Solução

Business Process Management – BPM é a chave para satisfazer estes desafios e criar processos de negócio altamente eficientes e ágeis.

O BPM é uma disciplina de gestão que integra pessoas, conteúdo e aplicações empresariais, combinando uma abordagem centrada em processos e equipes multifuncionais.

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Solução

Processos de negócio

Nossa solução de gerenciamento de conteúdo corporativo permite gestão de processos de negócio em organizações através de:

Automação de processos de negócios
Fluxo de trabalho (workflow)
Melhora do controle de qualidade
Integração com softwares de nível empresarial (ERP e outras soluções cloud, como o Dropbox)
Controle versões, as notificações, o processamento de aprovação e o controle de acesso seguro, permita que você gerencie contratos com mais facilidade.
Gerenciar revisão e aprovação de documentos
Escritório sem papel: Qualquer empresa pode ficar sem papel com o gerenciamento fácil de documentos eletrônicos do M-Files.
CRM: Integre M-Files com o CRM da sua empresa e você pode começar a vincular documentos a clientes e gerenciar melhor contas ou leads.
Gestão de contratos: O controle de versão, as notificações, o processamento de aprovação e o controle de acesso seguro permitem que você gerencie contratos com mais facilidade.

Como funciona

O BPM da IBSDocs melhora a visibilidade e o controle dos processos de negócio através de uma solução amigável e focada nas pessoas (human-centric). A solução estimula a melhoria contínua dos processos por toda a organização. Ela gerencia todas as etapas do seu ciclo de vida, desde a modelagem e otimização até a automação, execução e monitoramento.

Proporcionando um melhor entendimento do negócio, maior agilidade nos processos e um maior impacto dos negócios sobre o planejamento estratégico, a solução de gestão de processos da IBSDocs permite que as pessoas trabalhem de forma mais eficiente, melhora a orquestração de processos complexos e sustenta os objetivos de negócio com informação em tempo real.

A solução fornece uma poderosa ferramenta de modelagem baseada no padrão BPMN (Business Process Model and Notation). Essa ferramenta permite o uso de eventos, atividades, tarefas, decisões, raias e outros elementos para criar rapidamente processos executáveis, com recurso de arrastar e soltar em um ambiente 100% web.

Os usuários podem criar processos e regras de negócio de maneira rápida, adicionar papéis funcionais, criar interfaces amigáveis, formulários personalizados e gerenciar todo o conteúdo relacionado em uma única solução integrada.

Principais benefícios

Diminui o número de colaboradores em tempo integral necessários para realizar funções de baixo valor agregado dentro da organização.
Reduz custos com horas extras por meio da automação e otimização de tarefas manuais, garantindo maior agilidade aos processos.
Reduz o esforço necessário para responder requisições de clientes através do monitoramento e aprimoramento contínuo dos processos de atendimento.
Garante a aplicação das regras e processos alinhados às diretrizes do planejamento estratégico, eliminando gastos desnecessários.
Reduz riscos, fornecendo meios que garantem a rastreabilidade dos esforços aplicados em compliance.
Promove a colaboração entre TI e analistas de negócio para documentar e implementar os processos.
Transforma os dados brutos do processo em informações valiosas e inteligentes, para impulsionar a estratégia e melhorar o desempenho dos negócios.
Garante a visibilidade em tempo real e eleva a produtividade com a automação dos processos.
Elimina o retrabalho e promove a padronização e a transparência em toda a organização, elevando a motivação dos colaboradores.
Conduz o crescimento da taxa de retenção de clientes, presença no mercado e receitas operacionais por meio da satisfação dos clientes.

Recursos

Gerenciados de tarefas:
Simulação de processos com identificação de gargalos e inconsistências.

Acompanhamento:
Monitoramento de processos em tempo real através de portais personalizados.

Integração:
Conexão com diversas aplicações através de WebServices.

Modelagem:
Modelagem e automação de processos de forma visual e produtiva.

Simulador:
Criação rápida de formulários eletrônicos, integradas aos processos e fontes de informação.

Riscos:
Execução de atividades de forma simples e intuitiva

Retorno sobre investimento (ROI)

O ambiente de negócios atual demanda que as organizações redobrem seus esforços para aprimorar a eficiência dos processos que possuem impacto positivo sobre o desempenho financeiro.

Organizações buscando aumentar receitas e diminuir custos estão cada vez mais confiando em ferramentas de Gestão de Processos de Negócio [BPM] para alcançar suas metas.

De acordo com o Gartner, 80% das empresas utilizando BPM experimentarão uma taxa interna de retorno (TIR) superior a 15%.

De forma crescente, BPM tem sido visto como uma aplicação empresarial fundamental, e estudos tem mostrado que o ROI em projetos de BPM tem sido fantástico, com clientes reportando ROI inicial na faixa de 100% a 300% e payback de 6 a 12 meses. Isto ocorre porque projetos bem sucedidos de BPM não são decisões tecnológicas, são decisões de negócio.

O ROI reportado pelas áreas de negócio das organizações, quando estas são as compradoras, frequentemente alcança dez vezes mais o ROI de projetos patrocinados apenas pela TI.

New Process Maps

Hoje em dia, qualquer organização segue regras e procedimentos e, portanto, precisa documentá-los com recursos e suas diversas opções e aditivos sustentáveis.

O M-Files é perfeito para isso e provê opções que adicionam diversos recursos e add-nos. No entanto, ele não fornece ferramentas para facilitar a edição visual de fluxogramas ou maneiras de navegar graficamente dentro de uma estrutura de ‘Vault’.

Seu processo visual de navegação é um aplicativo de documentos em seu ‘Vault’ que permite aos usuários “desenharem” mapas BPMN, fluxogramas ou mapas conceituais arrastando símbolos e até “objetos” em uma tela, inserindo “metadados” como textos ou criando links.

Além disso, estes mapas podem ser realmente interativos para navegar em conteúdos, criar novos documentos a partir de modelos e muito mais.

O processo visual melhora a experiência do usuário e os permite navegar e visualizar os “objetos” existentes e seus “metadados” de uma maneira intuitivamente nova.

Visão Geral e Funcional

A ferramenta do Processo Visual de Navegação para o M-Files oferece inúmeras maneiras de enriquecer inteligentemente o seu ‘Vault’ de documento “M-Files” das seguintes maneiras:

Navegação de mapa para mapa usando âncoras e portas de exibição.
Use e navegue através de mapas na guia de visualização separada no cliente e na interface Web do M-Files.
Mostrar “metadados” de objetos existentes como texto ou dica de ferramenta (incluindo o uso de técnicas de campos pré-preenchidos).
Editor gráfico para modelagem de processos comerciais complexos de acordo com o BPMN 2.0, fluxogramas tradicionais, cadeias de processos orientados a eventos (EPC) e mapas conceituais livres.

Inserir texto, imagens, formas e hiperlinks (URL, e-mail e Skype).
Criar e usar links nos mapas (procurar, visualizar, abrir, editar e criar).
Pode ser usado em qualquer ‘Vault’ de documentos (seus tipos de objeto e suas classes são requeridos e adicionado durante a instalação).
Todos os tipos e classes de objetos podem ser mapeados com símbolos para processo, tarefa, pistas de mapas, como processo para predefinir e/ou forçar certas propriedades para mapas.

Casos de Uso

Organogramas usando os objetivos como Departamento, Localidade e Pessoa.
Mapas de piso de instalações, visualizando seus “Metadados’ e a sua navegação em documentos relevantes.
Visão geral dos SOP ([bandeira Brasil] Procedimento Operacional Padrão) relevantes e navegação para a versão mais recente lançada.
Visualização de processos e sub processos para uma melhor compreensão do fluxo de informações e responsabilidades.
Cumpre o requisito de documentação estabelecido em regulamentos como ISO 9001, 13485 etc.

Benefícios

Ajuda a adicionar informações de diferentes fontes “em contexto” de forma gráfica e intuitiva para reduzir a complexidade.
Acelera a navegação/pesquisa para conteúdos relevantes em qualquer ‘Vault’.
Suporta o pensamento visual e orientado por processos.

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