GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos não é GDE – Gerenciamento de Documentos Eletrônicos, ou seja, o GED é uma ferramenta de automação no tratamento de documentos e informações contidas no arquivo.

O Software de GED se diferencia do Software de ECM quanto ao objetivo e natureza no tratamento do Processo Arquivísticos – PA, ou seja, o GED se restringe a forma dos documentos e respectivos indexadores e, o ECM abrange desde a forma dos documentos, respectivos indexadores, metadados, legalização do documento digital em conformidade com a ICP Brasil e conteúdo que o compõe.

A Solução de GED M-Files da IBSDocs transforma a digitalização de documentos em vantagem competitiva, tomada de decisão, otimização do fluxo e gestão dos documentos e arquivos através da utilização e aderência da ferramenta aos Processos Arquivísticos – PA.


Benefícios

Controle e otimização de acesso

Permissão de acesso vinculado ao perfil do usuário;
Acesso em qualquer plataforma.

Tratamento integral do documento e arquivo

Através do GED no M-Files se vincula digitalização com acesso seguro as informações contidas nos arquivos de sua empresa;
O documento é tratado em todo ciclo de vida dos documentos, ou seja, desde o protocolo, plano de classificação até a tabela de temporalidade.
Funcionalidades básicas: captura, gerenciamento, armazenamento, distribuição e preservação.

Integração com sistemas legados

O GED no M-Files by IBSDocs se integra aos sistemas legados como ERP, CRM, Protocolo etc.

Automação dos Processos de Digitalização

É possivel automatizar os Processos de Digitalização, otimizando tarefas manuais, através da parametrização de Processamento por Lote, Captura de Codigos de Barras, QRCode ou técnicas de OCR, além do preenchimento automático de indexadores com integração de Bancos de Dados.

 

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Vantagens

  • Redução no tempo e custo de Impressão
  • Redução no tempo e custo da Digitalização e Indexação
  • Redução no risco de extravio de documentos depois de arquivados;
  • Redução no volume e espaço de armazenamento dos documentos (Formato Virtual);
  • Redução no armazenamento de documentos (Formato Físico);
  • Redução nos custos com treinamento de novos colaboradores
  • Elimina custos relacionados a perda da informação
  • Facilidade e rapidez na consulta e acesso aos documentos;
  • Alta disponibilidade de acesso;
  • Alta Rastreabilidade
  • Segurança contra extravios de documentos confidenciais
  • Auditoria & Segurança (Assinatura Digital);
  • Backup dos acervos documentais;
  • Elimina custos com não conformidades
  • Permite responder rapidamente a auditorias e demandas judiciais
  • Aumenta a produtividade com a padronização
  • Melhora o atendimento e fideliza o cliente
  • Controla processos e prazos de execução de atividades
  • Elimina gargalos no processo produtivo e operacional
  • Flexível para apoio a mudanças e conformidades
  • Otimização do input de dados cadastrais, com a integração de Banco de Dados
  • Feedback efetivo e em tempo-real;
  • Auxilia na tomada de decisão assertiva
  • Auxilia na Gestão de Qualidade

A Magia de M-Files: Digitalização OCR


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