GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos não é GDE – Gerenciamento de Documentos Eletrônicos, ou seja, o GED é uma ferramenta de automação no tratamento de documentos e informações contidas no arquivo.
O Software de GED se diferencia do Software de ECM quanto ao objetivo e natureza no tratamento do Processo Arquivísticos – PA, ou seja, o GED se restringe a forma dos documentos e respectivos indexadores e, o ECM abrange desde a forma dos documentos, respectivos indexadores, metadados, legalização do documento digital em conformidade com a ICP Brasil e conteúdo que o compõe.
A Solução de GED M-Files da IBSDocs transforma a digitalização de documentos em vantagem competitiva, tomada de decisão, otimização do fluxo e gestão dos documentos e arquivos através da utilização e aderência da ferramenta aos Processos Arquivísticos – PA.
Benefícios
Controle e otimização de acesso
Permissão de acesso vinculado ao perfil do usuário;
Acesso em qualquer plataforma.
Tratamento integral do documento e arquivo
Através do GED no M-Files se vincula digitalização com acesso seguro as informações contidas nos arquivos de sua empresa;
O documento é tratado em todo ciclo de vida dos documentos, ou seja, desde o protocolo, plano de classificação até a tabela de temporalidade.
Funcionalidades básicas: captura, gerenciamento, armazenamento, distribuição e preservação.
Integração com sistemas legados
O GED no M-Files by IBSDocs se integra aos sistemas legados como ERP, CRM, Protocolo etc.
Automação dos Processos de Digitalização
É possivel automatizar os Processos de Digitalização, otimizando tarefas manuais, através da parametrização de Processamento por Lote, Captura de Codigos de Barras, QRCode ou técnicas de OCR, além do preenchimento automático de indexadores com integração de Bancos de Dados.
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Vantagens
Redução no tempo e custo de Impressão
Redução no tempo e custo da Digitalização e Indexação
Redução no risco de extravio de documentos depois de arquivados;
Redução no volume e espaço de armazenamento dos documentos (Formato Virtual);
Redução no armazenamento de documentos (Formato Físico);
Redução nos custos com treinamento de novos colaboradores
Elimina custos relacionados a perda da informação
Facilidade e rapidez na consulta e acesso aos documentos;
Alta disponibilidade de acesso;
Alta Rastreabilidade
Segurança contra extravios de documentos confidenciais
Auditoria & Segurança (Assinatura Digital);
Backup dos acervos documentais;
Elimina custos com não conformidades
Permite responder rapidamente a auditorias e demandas judiciais
Aumenta a produtividade com a padronização
Melhora o atendimento e fideliza o cliente
Controla processos e prazos de execução de atividades
Elimina gargalos no processo produtivo e operacional
Flexível para apoio a mudanças e conformidades
Otimização do input de dados cadastrais, com a integração de Banco de Dados
Feedback efetivo e em tempo-real;
Auxilia na tomada de decisão assertiva
Auxilia na Gestão de Qualidade
A Magia de M-Files: Digitalização OCR
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