Gestão Arquivística

Organização de rquivo físico e gestão arquivística de documentos

A Organização de Arquivos (Acervo) é parte integrante de Gestão Arquivística de Documentos e Informações e abrange o armazenamento adequado, higienização do ambiente e princípios básicos de recuperação e acesso às suas informações.

A Organização de Arquivos (Acervos) deve se responsabilizar por:

  • Selecionar e registrar documentos e informações;
  • Estabelecer e ordenar segundo o método de classificação dos documentos e informações;
  • Conservar e arquivar documentos de acordo com as melhores práticas nos Projetos: Digitalização, GED, ECM, BPM, SIGAD etc.
  • Localizar e identificar os documentos e informações contidas no arquivo;
  • Controlar, transmitir e descartar no tratamento do Processo Arquivístico.

Conceitos Arquivísticos Presentes

Arquivo: Responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição.

Documento: Unidade da informação (elemento referencial ou dado que constitui o conteúdo do mesmo) integrada ao suporte (material, base), produzida em decorrência do processo (Atividade e função), guardados e preservados para ser prova, testemunho, pesquisa e busca.

Natureza dos Documentos: Documentos e informações são simples ou compostos e refletem os Processos Organizacionais – PO e Processos Arquivísticos – PA, ou seja, atividades, funções, porque são integrantes ao Processo de Negócio – PN e compostos por:

Formato: Configuração física em conformidade com suporte e respectiva natureza e o modo como é confeccionado;

Espécie: Configuração do documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas formando um conteúdo comum.

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  • Este campo é para fins de validação e não deve ser alterado.

Características e Benefícios

Organização de Arquivo Físico – Ganhos Estruturais

  • Organização física adequada ao ambiente e cultura organizacional;
  • Padronização dos métodos técnicas de tratamento dos documentos e informações;
  • Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos;
  • Descarte de documentos expirados ou desnecessários em conformidade com a Temporalidade e Classificação;
  • Sistema de identificação e localização;
  • Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
  • Comodidade e agilidade nas consultas, busca e acesso aos documentos e informações;
  • Redução de custos e tratamento e manutenção do acervo;

Organização de Arquivo Físico – Resultados e Retorno

  • Racionalização de acervos (Documentos e informações);
  • Mitigar custos e retrabalhos nos Processos de Negócios
  • Reduzir a ocupação de espaço físico;
  • Permitir a otimização do uso da informação;
  • Garantir a continuidade do projeto e trabalhos realizados;
  • Transformar os documentos e informações em fundamentação para tomada de decisão.

 


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