Matriz de Classificação Documental – MCDI

O M-Files é fundamentado na ISO 15.489, que normatiza a identificação, classificação e avaliação de acervos (Documento, informação e Conhecimento – DIC em qualquer formato, plataforma e ou arquivo).

Possui inúmeras formas de classificação de documentos e informações e abaixo descrevemos alguns dos critérios adotado e seguidos:

Gênero: Refere-se à maneira de representar o documento de acordo com o seu suporte, que podem ser:

• Textuais: A informação está escrita;
• Cartográficos: O documento representa uma área maior, como em plantas e mapas; Iconográfico: O documento possui a informação em forma de imagem estática, como em fotografias, partituras, e cartazes;
• Filmográficos: A informação está representada em forma de imagem em movimento, como em filmes, sonoros (quando a informação está registrada em forma fonográfica, como em discos, e CDs, DVD´s etc.);
• Micrográficos: Possui a informação registrada em microforma, como em microfilmes e microfichas e informáticos ou digitais (Gravado em meio digital) e, necessitando de equipamentos eletrônicos para serem lidos. Exemplificando: .doc ou .pdf).

Espécie: A partir da disposição e da natureza das informações define-se as espécies documentais. Exemplificando: Ata, Contrato, Decreto, Ofício, Certidão etc.

Tipologia: É a configuração que assume a espécie de acordo com a atividade que a gerou.

Exemplificando: Ata de reunião, Contrato de prestação de serviço, Certidão de nascimento etc.

Natureza do assunto: Do assunto tratado no documento, informação e conhecimento. Que pode ou não prejudicar a gestão, segurança e acesso quando divulgado.

• Documento ou informação de natureza sigilosa: Quando prejudica alguém e tem restrições de acesso;
  Documento ou informação de natureza ostensiva: Quando não acarreta prejuízo na divulgação ou acesso.

Forma: Preparação do documento como:

• Pré-original;
• Original;
• Pós-original.

Formato: Características físicas e técnicas de registros com que se apresenta o documento. Exemplificando: livros, fichas, caderno e pergaminho.

Integração ao GED / ECM / BPM / SIGAD

Classificação de acervos (Documentos, informação e conhecimento – DIC) deve ser integrada a taxonomia e ontologias:

• Facilitando a busca, a pesquisa e acesso;
  Aumentando a segurança e mitigando os ricos;
  Reduzindo os custos;
  Controlando, indexando tanto documentos em papel quanto digital.

Vantagens da automação via M-Files

• Gestão automática do Ciclo de Vida do Documento e Informação – CVDI desde a geração do documento e informação até a destinação final;
• Gestão e controle do Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade e Manuais (Manual de Política, Manual de Indexação, Manual de Tipologia, Manual de Preservação ou Descarte, – – – Manual de Palavra Chave, Manual de Fundamentação etc.).
• Metodologia de Gestão de Projetos Documental e Informacional com redução do tempo e custos de implantação;
• Integração com soluções legadas como: ERP, BI, BSC, ECM etc.
• Aderência do Projeto Documental e Informacional a cultura, estrutura organizacional e ao resultado.

Características de Automação do Processo Arquivístico

• Visualização nativa de documento em qualquer momento, formato e ou plataforma;
• Acesso seguro em conformidade com o perfil do usuário;
• Rastreabilidade do Processo Arquivístico – PA (Log de acesso);
• Busca, pesquisa full text de dados e conteúdo de arquivos e documentos;
• Integração com código de barras e QR Code;
• Legalização do Documento Digital – LDD em conformidade com a MP. 2.200 (ICP – Brasil)