Matriz de Classificação Documental – MCDI

Os acervos (Documento, informação e conhecimento – DIC) oriundos das atividades humanas contidas no arquivo são classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Os acervos (Documentos, informação e conhecimento – DIC) são classificados quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato etc.


Benefícios

 

Critérios adotados e seguidos pelo M-Files

O M-Files é fundamentado na ISO 15.489, que normatiza a identificação, classificação e avaliação de acervos (Documento, informação e Conhecimento – DIC em qualquer formato, plataforma e ou arquivo).

Possui inúmeras formas de classificação de documentos e informações e abaixo descrevemos alguns dos critérios adotado e seguidos:

Gênero: Refere-se à maneira de representar o documento de acordo com o seu suporte, que podem ser:

  • Textuais: A informação está escrita;
  • Cartográficos: O documento representa uma área maior, como em plantas e mapas; Iconográfico: O documento possui a informação em forma de imagem estática, como em fotografias, partituras, e cartazes;
  • Filmográficos: A informação está representada em forma de imagem em movimento, como em filmes, sonoros (quando a informação está registrada em forma fonográfica, como em discos, e CDs, DVD´s etc.);
  • Micrográficos: Possui a informação registrada em microforma, como em microfilmes e microfichas e informáticos ou digitais (Gravado em meio digital) e, necessitando de equipamentos eletrônicos para serem lidos. Exemplificando: .doc ou .pdf).

Espécie: A partir da disposição e da natureza das informações define-se as espécies documentais. Exemplificando: Ata, Contrato, Decreto, Ofício, Certidão etc.

Tipologia: É a configuração que assume a espécie de acordo com a atividade que a gerou.

Exemplificando: Ata de reunião, Contrato de prestação de serviço, Certidão de nascimento etc.

Natureza do assunto: Do assunto tratado no documento, informação e conhecimento. Que pode ou não prejudicar a gestão, segurança e acesso quando divulgado.

  • Documento ou informação de natureza sigilosa: Quando prejudica alguém e tem restrições de acesso;
    Documento ou informação de natureza ostensiva: Quando não acarreta prejuízo na divulgação ou acesso.

Forma: Preparação do documento como:

  • Pré-original;
  • Original;
  • Pós-original.

Formato: Características físicas e técnicas de registros com que se apresenta o documento. Exemplificando: livros, fichas, caderno e pergaminho.

 

Integração ao GED / ECM / BPM / SIGAD

Classificação de acervos (Documentos, informação e conhecimento – DIC) deve ser integrada a taxonomia e ontologias:

  • Facilitando a busca, a pesquisa e acesso;
    Aumentando a segurança e mitigando os ricos;
    Reduzindo os custos;
    Controlando, indexando tanto documentos em papel quanto digital.

 

Vantagens da automação via M-Files

  • Gestão automática do Ciclo de Vida do Documento e Informação – CVDI desde a geração do documento e informação até a destinação final;
  • Gestão e controle do Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade e Manuais (Manual de Política, Manual de Indexação, Manual de Tipologia, Manual de Preservação ou Descarte, – – – Manual de Palavra Chave, Manual de Fundamentação etc.).
  • Metodologia de Gestão de Projetos Documental e Informacional com redução do tempo e custos de implantação;
  • Integração com soluções legadas como: ERP, BI, BSC, ECM etc.
  • Aderência do Projeto Documental e Informacional a cultura, estrutura organizacional e ao resultado.

 

Características de Automação do Processo Arquivístico

  • Visualização nativa de documento em qualquer momento, formato e ou plataforma;
  • Acesso seguro em conformidade com o perfil do usuário;
  • Rastreabilidade do Processo Arquivístico – PA (Log de acesso);
  • Busca, pesquisa full text de dados e conteúdo de arquivos e documentos;
  • Integração com código de barras e QR Code;
  • Legalização do Documento Digital – LDD em conformidade com a MP. 2.200 (ICP – Brasil)

 

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