Os acervos (Documento, informação e conhecimento – DIC) oriundos das atividades humanas contidas no arquivo são classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Os acervos (Documentos, informação e conhecimento – DIC) são classificados quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato etc.
Benefícios
Critérios adotados e seguidos pelo M-Files
O M-Files é fundamentado na ISO 15.489, que normatiza a identificação, classificação e avaliação de acervos (Documento, informação e Conhecimento – DIC em qualquer formato, plataforma e ou arquivo).
Possui inúmeras formas de classificação de documentos e informações e abaixo descrevemos alguns dos critérios adotado e seguidos:
Gênero: Refere-se à maneira de representar o documento de acordo com o seu suporte, que podem ser:
Textuais: A informação está escrita;
Cartográficos: O documento representa uma área maior, como em plantas e mapas; Iconográfico: O documento possui a informação em forma de imagem estática, como em fotografias, partituras, e cartazes;
Filmográficos: A informação está representada em forma de imagem em movimento, como em filmes, sonoros (quando a informação está registrada em forma fonográfica, como em discos, e CDs, DVD´s etc.);
Micrográficos: Possui a informação registrada em microforma, como em microfilmes e microfichas e informáticos ou digitais (Gravado em meio digital) e, necessitando de equipamentos eletrônicos para serem lidos. Exemplificando: .doc ou .pdf).
Espécie: A partir da disposição e da natureza das informações define-se as espécies documentais. Exemplificando: Ata, Contrato, Decreto, Ofício, Certidão etc.
Tipologia: É a configuração que assume a espécie de acordo com a atividade que a gerou.
Exemplificando: Ata de reunião, Contrato de prestação de serviço, Certidão de nascimento etc.
Natureza do assunto: Do assunto tratado no documento, informação e conhecimento. Que pode ou não prejudicar a gestão, segurança e acesso quando divulgado.
Documento ou informação de natureza sigilosa: Quando prejudica alguém e tem restrições de acesso;
Documento ou informação de natureza ostensiva: Quando não acarreta prejuízo na divulgação ou acesso.
Forma: Preparação do documento como:
Pré-original;
Original;
Pós-original.
Formato: Características físicas e técnicas de registros com que se apresenta o documento. Exemplificando: livros, fichas, caderno e pergaminho.
Integração ao GED / ECM / BPM / SIGAD
Classificação de acervos (Documentos, informação e conhecimento – DIC) deve ser integrada a taxonomia e ontologias:
Facilitando a busca, a pesquisa e acesso;
Aumentando a segurança e mitigando os ricos;
Reduzindo os custos;
Controlando, indexando tanto documentos em papel quanto digital.
Vantagens da automação via M-Files
Gestão automática do Ciclo de Vida do Documento e Informação – CVDI desde a geração do documento e informação até a destinação final;
Gestão e controle do Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade e Manuais (Manual de Política, Manual de Indexação, Manual de Tipologia, Manual de Preservação ou Descarte, – – – Manual de Palavra Chave, Manual de Fundamentação etc.).
Metodologia de Gestão de Projetos Documental e Informacional com redução do tempo e custos de implantação;
Integração com soluções legadas como: ERP, BI, BSC, ECM etc.
Aderência do Projeto Documental e Informacional a cultura, estrutura organizacional e ao resultado.
Características de Automação do Processo Arquivístico
Visualização nativa de documento em qualquer momento, formato e ou plataforma;
Acesso seguro em conformidade com o perfil do usuário;
Rastreabilidade do Processo Arquivístico – PA (Log de acesso);
Busca, pesquisa full text de dados e conteúdo de arquivos e documentos;
Integração com código de barras e QR Code;
Legalização do Documento Digital – LDD em conformidade com a MP. 2.200 (ICP – Brasil)
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