A Política de Gestão Documental, objetiva estabelecer as diretrizes e orientações gerais para a estruturação do Processo de Gestão de Documentos e Informações nos arquivos corporativos e institucionais.
O M-Files provém as melhores práticas para as empresas e instituições que precisam controlar os arquivos, documentos e acesso dentro de diretrizes corporativas de integração, sustentabilidade, governança e redução de custos.
Diretrizes Documentais Corporativos
Permeia por toda empresa e instituição;
Possibilita a padronização através da modelagem de processos (BPM antigo O&M);
Permite a elaboração de Manuais, Procedimentos Gerais, Procedimentos
Específicos, Instruções de Trabalho, Formulários etc.
Política de Gestão Documental – Serviços Integrados e Vinculados
A Política de Gestão Documental proporciona a integração e vinculação entre serviços consultivos (SIGAD, CONARQ, E-Arq. Etc,), e soluções tecnológicas (GED, ECM, BPM etc.):
Gestão Documental / Record Management – RM;
Gestão de Conteúdo / ECM – Enterprise Content Management;
Digitalização / GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos;
PCDI – Plano de Classificação de Documental e Informacional;
MTDI – Matriz de Temporalidade de Documental e Informacional;
PAD – Preservação de Arquivo e Documento;
MTDI – Matriz do Tipo Documental e Informacional;
MPC – Matriz de Palavra Chave
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Política de Gestão Arquivística
A Política de Gestão Documental inclui desde a produção do documento até sua destinação final, seja preservação permanente ou a eliminação.
Os documentos materializam os atos e fatos do Processo de Negócio. Porque todos os registros das atividades humanas são considerados documentos que devem ser geridos em conformidade com a Política Arquivística Documental e Informacional.
Política de Gestão Documental – Marco Civil da Internet
O acesso à informação, ao conteúdo dos documentos, a internet é direto humano e pleno exercício da cidadania.
A Política de Gestão Arquivística de Documentos e Informações desenvolvida na consultoria da IBSDocs observa as legislações vigentes em especial o Marco Civil da Internet – lei 12.965 de 23 de abril de 2014 que destacamos:
Extraterritoriedade e Cloud: Se aplica inclusive fora do País. Provedores de serviço de armazenamento devem informar aos usuários sobre medidas de segurança e sigilo.
Solução de Conflitos e Remoção de Conteúdo: É sempre necessária a tomada de medidas judiciais exceto para remoção de nudez, direitos autorais e eleitoral no período em questão.
Neutralidade: Não há diferenciação dos dados que trafegam.
Desafio Educacional: É preciso educar e capacitar a população para o uso ético, seguro, responsável e legal da internet (meio digital).
Termo de uso e políticas de privacidade: Obrigatória a anuência sobre o uso de dados.
Guarda de provas eletrônicas: Provedores de conexão devem guardar informações pelo período de 1 (Um) ano. E provedores de aplicações de internet pelo período de 6 meses.
Overview do M-Files
Conheça o software líder global no mercado de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), Enterprise Content Management (ECM) e Business Process Management (BPM).
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