Tipologia Documental

Como impedir a bagunça digital?

A Tipologia Documental estuda as características dos documentos através da relação com o contexto onde foram produzidos, finalidade da identificação e localização Arquivística como método aplicado a Diplomática uma metodologia de Gestão Arquivística de Documentos.


Como funciona

A Gestão Arquivística de Documentos e Informações é um conjunto de métodos, técnicas e tecnologias fundamentada na: Classificação, Avaliação e Planejamento da Produção de Documentos e Informações, em qualquer formato, resultante das Atividades e Funções.

A Tipologia Documental como parte integrante da identificação Arquivística é etapa do tratamento dos documentos, informações e conhecimento e se fundamenta na metodologia da Diplomática para identificar o documento contido nos arquivos (Digitalizado, digital, papel, microfilme etc.).

Adotamos a definição de H. Belloto em sua obra “Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo” descreve a Tipologia Documental como o estudo que tem o objeto os tipos documentais, e entendidos como a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou, a natureza do conteúdo, ou técnica de registro. TIPO DOCUMENTAL = ESPÉCIE + FUNÇÃO.

Exemplificamos análise da Tipologia Documentais vinculados a uma Espécie Documental e Família Documental no quadro abaixo:

 

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Benefícios

A inovação tecnológica integrada a metodologia

O M-Files apresenta os fundamentos teóricos e metodológicos da Diplomática como parâmetro para identificação, localização, pesquisa, busca e acesso a tipologia documental no contexto da Gestão Arquivística de Documentos e Informações. E, tem como objeto principal os conteúdos dos documentos, informações e conhecimento vinculados aos Processos de Negócios – PN.

Tipologia Documental – Resultados

– Uso das melhores práticas e técnicas
– Corretas definição taxonômica;
– Reduzir custos e mitigar os riscos;
– Agilidade e facilidade de busca;
– Governança e sustentabilidade na Gestão Arquivística de Documentos e Informações.

Tipologia Documental – Indexadores / Metadados

A figura abaixo demonstra uma das estruturas de análise da Tipologia Documental no M-Files:

estrutura-metadados-mfiles-ibsdocs


A busca e recuperação dos documentos é fácil e ágil


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