IBSCLM – Gestão de Contratos
A solução completa para a gestão do ciclo de vida de contratos (CLM GCVC).

 

 

O que é o IBSCLM?

O gerenciamento manual de contratos exige muito tempo e recursos. O IBSCLM simplifica esses processos, ajudando sua organização a manter seus contratos organizados, garantindo que as pessoas certas tenham acesso rápido à versão correta de qualquer documento, de qualquer lugar ou dispositivo. Simplifique a gestão de minutas, templates de contratos, assinaturas eletrônicas e digitais, notificação de cobrança, notificação de vencimentos, reajustes e muitos outros.

O que significa CLM e GCVC?

CLM é uma sigla para Contract Lifetime Management. GCVC é a versão nacional do CLM que significa: Gestão do Ciclo de Vida do Contrato.

 

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Perfil ideal para implementar a solução de Gestão de Contratos com o IBSCLM

Empresas que utilizam processos de gestão manual do contrato desatualizados podem se perguntar: “O que é o gerenciamento de ciclo de vida do contrato e como ele pode ajudar o meu negócio?”

Gerenciamento proativo e metódico de um contrato, desde o início até a concessão, conformidade e renovação/encerramento. A implementação do CLM pode levar a melhorias significativas na economia e na eficiência de custos.

Entender e automatizar o CLM também pode ajudar a restringir o acesso à empresa apenas para o pessoal autorizado e a aumentar a conformidade com os requisitos legais.

Empresas possuem espaços físicos ocupados por papel, produzidos de forma crescente, sem controle ou padrão. Tarefas humanas repetitivas podem levar a erros e demoras, diminuindo a eficiência esperada da operação. Departamentos de Contratos com processos mal elaborados impactam na produtividade e geram custos invisíveis e prejuízos.

  • 6% dos custos de uma empresa média brasileira são baseados em documentos (perda, extravio, confecção, busca). Fonte IDC.
  • 150 horas são gastas por funcionário ao ano procurando-se documentos. Fonte PWC e Fujitsu
  • 30% da redução de custos podem ser obtidos com a otimização da infraestrutura e a implantação de automatização por uma corporação. Fonte IDC

 

 

Objetivos do CLM

  • Cuidar do ciclo de vida de um contrato
  • Rascunho do contrato.
  • Acompanhar o histórico do contrato, ajudando a prevenir gargalos e renegociações.
  • Realizar a comunicação entre as partes.
  • Gerenciar os contratos com clientes e fornecedores, envolvendo contratos de compras, vendas, aluguéis, manutenções, serviços e todos os documentos relacionados.
  • Controlar vigências, reajustes e eventos com ação proativa, informando o gestor do contrato por e-mail sobre todas as pendências e ocorrências.
  • Identificar necessidades e permitir criar aditivos, mantendo as informações dos aditivos anteriores.
  • Renegociação (avisa com antecedência sobre o prazo de renovação do contrato).
  • Permitir a renovação de um contrato.
  • Gerar parcelas dos valores para posterior geração de dados para o financeiro de acordo com as regras do contrato.
  • Armazenar as imagens dos contratos e dos documentos vinculados, eliminando o manuseio do contrato original.
  • Proporcionar transparência e visibilidade na gestão dos contratos.
  • Gerar agenda proativa de ações.
  • Garantir que todas as cláusulas pactuadas sejam devidamente respeitadas, proporcionando redução de passivos, riscos e custos.

 

Desafios

 

desafios da gestão de contrato

 

Estrutura de um contrato

 

Estrutura de um contrato

 


 

Documentos de um contrato

 

Documentos de um contrato

 

Tipos de contratos

 

Tipos de contratos - Fornecedores, Clientes, Empregado, Temporário e Parceiros

 


 

Fase CLM/GCVC – ComprasFase CLM GGVC Compras


 

Fase CLM/GCVC – Vendas
Fase CLM GGVC Vendas


 

Ciclo CLM/GCVC – Documentos

Ciclo CLM GGVC Documentos


 

Como o IBSCLM pode ajudar?

Gerencie seus contratos

Gestão de Prazos, Obrigações, Milestones, Renovações, Pagamentos, entre outros.

IBSCLM M-Files Gestão de Contratos Gestão de Prazos, Obrigações, Milestones, Renovações, Pagamentos, entre Outros

Encontre e gerencie seus contratos facilmente

Utilize Vistas Dinâmicas, Buscas Rápidas via conteúdo (OCR) ou com filtros refinados

IBSCLM M-Files Gestão de Contratos Utilize Vistas Dinâmicas, Buscas rápidas, via conteúdo (OCR) ou com filtros refinados

 


 

Insira contratos no M-Files de várias formas

Drag and Drop, Digitalização, Mobile, Outlook, FTP

IBSCLM M-Files Gestão de Contratos Drag and Drop, Digitalização, Mobile, Outlook, FTP

Faça a Gestão dos Templates

Crie e Controle os modelos de contratos e minutas que poderão ser utilizados de forma padronizada por sua empresa

IBSCLM M-Files Crie e Controle os modelos de contratos e minutas que poderão ser utilizados de forma padronizada pela sua empresa

 


 

Gere Novos Contratos via Template

Geração de novos contratos com preenchimento automático baseado nos metadados

IBSCLM M-Files Geração de novos contratos com preenchimento automático baseado nos metadados

Colaboração, Versionamento e Revisões

Colaboração Interna e Externa (Integração One Drive), Históricos e Controles

IBSCLM M-Files Colaboração Interna e Externa (Integração One Drive), Históricos e Controles

 


 

O melhor das funções! Fluxos de Aprovações com Regras e Notificações

Workflow inteligente, Aprovação Mobile, Avisos de Vencimento e Tarefas

IBSCLM M-Files Workflow inteligente, Aprovação Mobile, Avisos de Vencimento e Tarefas

 

 

 

 

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