M-Files Online Editions

Sobre o M-Files Online

 

 

Edições do M-Files Online

O M-Files Online contempla com 4 edições diferentes:

 

Core

Uma oferta de nível básico para cargas de trabalho menores e mais simples nos servidores dos clientes. Utilize o poder da arquitetura de metadados exclusiva do M-Files, fluxos de trabalho e gerenciamento de permissões.

 

Standard

Um conjunto abrangente de recursos para a criação de soluções inteligentes de gerenciamento de conteúdo, aproveitando o M-Files Intelligent Metadata Layer® na nuvem ou no local.

 

Professional

Estende as funcionalidades padrão com integrações a vários aplicativos de linha de negócios e suítes de produtividade de escritório e permite a implementação de soluções de controle de documentos mais avançadas.

 

Enterprise

Projetado para gerenciar cargas de trabalho essenciais aos negócios em conformidade com diferentes regulamentações do setor.

 

Change Request para iniciar atualizações de versão por meio de objetos de solicitação de mudança formal.

Interfaces do Usuário Core Standard Professional Enterprise
M-Files Desktop para Windows
M-Files Mobile para Android e iOS
M-Files Web
Interface do Usuário embutida para Microsoft SharePoint Online & Teams
Interface do Usuário embutida para Salesforce
Extensão Chrome para Gmail e Google Drive
Interface do Usuário embutida para ESRI ArcGIS
GANTT Chart View
Procura visualizações do M-Files por meio do cliente da área de trabalho do Microsoft Outlook usando o Advanced Outlook Add-in. Add-on Add-on Add-on Add-on
Modelos de Solução para Casos de Uso Comum Core Standard Professional Enterprise
Gerenciamento de Documento Genérico (Sample Vault)
CM vault template para gerenciamento de contrato (a integração DocuSign é suportada nas edições Profissional e Enterprise)
Back Office vault (a integração DocuSign é suportada nas edições Profissional e Enterprise)
HR vault template para gerenciamento de registros de funcionários
Gerenciamento de Documentos de Projetos vault template para gerenciamento de documentos relacionados a projetos, casos e ações.
GDPR vault template para gerenciamento de pedidos de dados PII e políticas de privacidade.
QMS vault template para SOP e gerenciamento de auditoria.
Controle de Versão Core Standard Professional Enterprise
Evita edições simultâneas inadvertidas e conflitantes com os recursos Check OutCheck In.
Captura todas as mudanças no conteúdo do arquivo e metadados por meio do recurso de controle de versão forçado . As versões anteriores podem ser acessadas por meio da janela de histórico do objeto.
Usa o módulo Controle da Versão Lite module para configurar vários esquemas de versão, incluindo controle de versão principal e secundário. Gerencia cópias de trabalho e versões publicadas de documentos separadamente.
Usa o módulo Controle da Versão Avançado  para gerenciar várias versões publicadas e traduções por documento simultaneamente.
Usa o módulo Solicitação de Mudança para iniciar atualizações de versão por meio de objetos de solicitação de mudança formal.          ❌
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Colaboração e compartilhamento Core Standard Professional Enterprise
Compartilha documentos como anexos de emaills.
Compartilha objetos e documentos com outros usuários do M-Files com M-Files URLs.
Compartilha arquivos com usuários externos com o Public Links.
Usa coautoria para permitir que vários usuários editem arquivos Microsoft Office simultaneamente.
Use o módulo M-Files for Google G Suite para permitir a edição e a coautoria de documentos nativos do Google.
Manipulação e controle de arquivos Core Standard Professional Enterprise
Mostra uma visualização de arquivos para tipos de arquivos comuns.
Mostra uma visualização de arquivo para Documentos, Planilhas e Apresentações nativos do Google.
Anota e marca arquivos sem modificar o arquivo original.
Converte arquivos para PDF em fluxos de trabalho enquanto importa arquivos, compartilha arquivos, e quando adiciona documentos de um scanner para M-Files.
Usa o módulo Processador PDF para renderização avançada de documentos.
Rastreia e gerencia impressões de documentos oficiais com o módulo de Impressão Controlada.
Prevenção de Impressão e Download – evita que os usuários façam cópias locais e imprimam documentos confidenciais.
Compara duas versões de arquivos diferentes do mesmo documento do Microsoft Word.
Usa o recurso Comparação Avançada de Documentos para comparar duas versões de arquivo diferentes, dois documentos diferentes e vários tipos de arquivo.
Conteúdo de Arquivamento Core Standard Professional Enterprise
Salva conteúdo com base no que é e aplica propriedades de metadados para melhor visibilidade.
Aproveita as sugestões de metadados com tecnologia de IA para um arquivamento mais eficiente e preciso.
Salva documentos de qualquer aplicativo do Windows diretamente no M drive virtual do M-Files.
Salva emails e anexos de e-mails do Microsoft Outlook no M-Files.
Automate Automatiza o preenchimento de correspondência de e-mail do Microsoft Outlook usando o Suplementos Avançado do Outlook. Add-on Add-on Add-on Add-on
Salva mensagens de emails do Gmail no M-Files.
Salva anexos de emails do Gmail no M-Files.
Atribui documentos a fluxos de trabalho automaticamente com base em metadados.
Define permissões individualmente para cada documento e objeto manual ou automaticamente por meio de metadados.
Organiza arquivos com visualizações dinâmicas e pastas virtuais.
Detecta arquivos duplicados com base no conteúdo de arquivo.
Buscas Core Standard Professional Enterprise
Usa a pesquisa de texto completo do repositório M-Files (conteúdo de arquivo e metadados).
Usa a pesquisa de texto completo de repositórios externos conectados (conteúdo de arquivo e metadados)
Usa a pesquisa difusa para pesquisar variações de grafia do termo de pesquisa.
Usa a pesquisa por proximidade para encontrar duas palavras ou frases em uma certa distância uma da outra.
Salva buscas (visualizações dinâmicas) para uso posterior.
Usa a pesquisa facetada para fornecer filtros de pesquisa adicionais na interface do usuário..
Tamanho máximo do índice de pesquisa de texto completo.
1 milhão objetos
Ilimitado
(Requer implementação de IDOL)
Busca IDOL – executa serviços de indexação de busca de texto completo em servidores separados e instala um cluster de índice de busca de vários servidores para oferecer suporte a grandes índices de busca com milhões de arquivos indexados.
Fluxos de Trabalho, Processos e Trilha de Auditoria Core Standard Professional Enterprise
Cria fluxos de trabalho com designer gráfico de fluxo de trabalho.
Envia atribuições para outros usuários.
Implementa processos automatizados avançados sem scripts ou API usando o utilitário Aceleradores de Configuração.
Usa o módulo Notificações Avançadas para registrar melhor as mensagens de notificação de envio e para recursos mais avançados para modelos de mensagens de notificação.
Usa o módulo Tarefas Periódicas no complemento Fluxos de Trabalho Avançados para criar tarefas periódicas recorrentes automaticamente como revisões periódicas de documentos em fluxos de trabalho.
Automatiza o envio de atribuições de requisites de aprendizagem de documentos controlados com o módulo Gerenciamento de Treinamento.
Habilita a progressão automática de fluxos de trabalhos com o módulo Gerenciador de Hierarquia no complemento Fluxos de Trabalho Avançados.
Relatórios e Análises Core Standard Professional Enterprise
Módulo de relatórios – exporta metadados do M-Files para um banco de dados de relatórios para insights de dados. Usa suas ferramentas favoritas de visualização tais como o Microsoft Power BI para criar painéis de metadados de documentos.
Extrator de Informações do M-Files – sugere tags de metadados para documentos com base em análises de texto. As sugestões são baseadas em correspondências com outros metadados no vault (tais como nomes de contas sincronizadas do CRM) ou em regras de análise de texto, como correspondência de padrões ou bibliotecas de dados.
Metadados Inteligentes – usa aprendizado de máquina para aprender e sugerir metadados para documentos novos ou já existentes. Seu aprendizado de máquina é baseado nos documentos e metadados já contidos no vault.
Análise de Imagens – fornece sugestões de metadados para imagens com base no Computer Vision API do Microsoft Cognitive Services. Requer assinatura Microsoft Computer Vision API que deverá ser adquirida separadamente.
Classificador Inteligente do M-Files – oferece sugestões automáticas de categorização de documentos para documentos.
M-Files Discovery – encontra informações importantes de negócios como acordos e dados confidenciais no M-Files e em qualquer repositório externo conectado.
Usa o Log Exporter para exportar as entradas de registro de eventos do vault do M-Files do Servidor do M-Files para serem armazenadas, analisadas ​​e arquivadas em outro lugar. Isso irá gerar uma permissão para gerenciar melhor o tamanho do banco de dados do vault e para analisar os registros de eventos do vault do M-Files com ferramentas de terceiros, como a Splunk.
Habilita o User Action Log para ter mais visibilidade sobre as ações realizadas por usuários individuais do M-Files Desktop em um determinado vault.
Gerenciamento de emails Core Standard Professional Enterprise
Suplemento-padrão para o Microsoft Outlook – salva emails e anexos do Outlook para o M-Files.
Suplemento Avançado para o Outlook –automatiza o arquivamento de e-mails para o M-Files e navega no M-Files diretamente através da interface do usuário do Outlook. Add-on Add-on Add-on Add-on
CPlugin Chrome para o Gmail – salva mensagens e anexos de emails do Gmail para o M-Files para uma conservação em longo prazo.
Assinatura Eletrônica Core Standard Professional Enterprise
Captura aprovações de conteúdo por meio de fluxos de trabalho no registro de eventos do M-Files.
Usa a Integração DocuSign para casos de uso em que pelo menos um signatário não é usuário no vaultdo M-Files. Requer assinatura DocuSign.
Usa a Integração VismaSign para casos de uso em que pelo menos um signatário não é usuário no vault do M-Files. Requer assinatura VismaSign.
Assinaturas Eletrônicas – exigem verificação adicional da transição do estado do fluxo de trabalho no M-Files para atender aos requisitos técnicos de assinatura eletrônica em ambientes altamente regulamentados. Este recurso é projetado para casos de uso em que os documentos são aprovados internamente no M-Files.
Assinaturas Digitais Confiáveis – Ideais para casos de uso em que os documentos são aprovados internamente dentro do M-Files e para quando os documentos assinados tenham que ser assinados digitalmente para fins de autenticidade. Este módulo é projetado para casos de uso em que duas ou mais organizações compartilham registros oficiais como arquivos PDF e a parte receptora deseja garantir que os documentos em PDF assinados digitalmente foram assinados pela outra parte. Requer um certificado de assinatura digital baseado em hardware que deve ser obtido separadamente. O recurso não é compatível com os repositórios de nuvem do M-Files.
Assinaturas com Smart Card – impõe a autenticação Smart Card para transições de estado de fluxo de trabalho no M-Files Desktop.
Migração de arquivos, Captura, e OCR Core Standard Professional Enterprise
Importa arquivos e pastas
Client-side scanning
Monitoramento Hot folder
Módulo M-Files OCR Lite – Converte imagens digitalizadas em PDFs pesquisáveis e usa OCR zonal para capturar atributos de metadados de uma determinada área da página digitalizada.
Módulo M-Files OCR – Usa reconhecimento de código de barras  para capturar valores de código de barras como atributos de metadados e a hipercompressão para reduzir o tamanho do arquivo das imagens digitalizadas sem comprometer sua qualidade.
Ferramenta M-Files Importer para importar documentos em massa de sistemas de arquivos e objetos de dados de arquivos do Excel para o M-Files.
Suporte multi-repositório Core Standard Professional Enterprise
Conector de pasta de rede
Conector SharePoint Online
Conector Google G Suite
Conectores para outros repositórios
Add-on Add-on Add-on
Conexões para fontes de dados externas Core Standard Professional Enterprise
Conexões com Bancos de Dados Externos – Sincroniza objetos de dados de bancos de dados externos e mapeia-os com a estrutura de metadados do M-Files.
Usa Ground Link para estabelecer conexões de rede seguras entre diferentes domínios de rede ou entre o M-Files Cloud e recursos locais, como pastas de rede.
M-Files para Salesforce – Sincroniza objetos de dados do Salesforce para o M-Files e marca documentos para contas, oportunidades e outros objetos do Salesforce.
M-Files Plugin para Microsoft Dynamics CRM e Dynamics 365 – Sincroniza objetos de dados do Microsoft Dynamics para o M-Files e marca contas de documentos, oportunidades e outros objetos de dados.
Extensibilidade e Programação Core Standard Professional Enterprise
M-Files API
M-Files Web Service API
M-Files UI Extensibility Framework
Portal do Desenvolvedor
Autenticação, Gerenciamento de Usuário e Permissões Core Standard Professional Enterprise
Autenticação do M-Files
Autenticação Windows Kerberos para cofres locais.
Azure Active Directory Authentication
Cria e gerencia grupos de usuários e listas de controle de acesso nomeadas no M-Files Admin.
Gerencia papéis do administrador e privilégios.
Autenticação AD FS
Autenticação OKTA
Autenticação Google
Criptografia de Dados Core Standard Professional Enterprise
Criptografia de dados de arquivo em repouso. Este recurso é aplicado a todos os repositórios em nuvem e pode ser habilitado para todos os cofres locais.
Criptografia de metadados em repouso – habilitada na nuvem, mas requer configuração adicional para implantações locais
Criptografia de dados em trânsito.
Integração Azure Key Vault – gerencia as chaves de criptografia de forma independente.
Opções de Implantação e Volume Incluído Core  Standard  Professional Enterprise
Volume de nuvem incluído
150.000 objetos por assinatura + 10.000 objetos por cada licença de usuário nomeado e simultâneo
Armazenamento de arquivos em nuvem incluído
1 MB por objeto
Volume de nuvem adicional disponível
Suporte para vários cofres de nuvem no M-Files
Volume local incluído 1 milhão objetos 1 milhão objetos*
Suporte para vários cofres locais em cada Servidor M-Files
Suporte para vários servidores locais
Volume local adicional disponível.
Usa o Modo Multi-Servidor para criar complementações locais tolerantes a falhas com várias instâncias de servidores de aplicativos que se conectam aos mesmos bancos de dados do cofre.
Restrições para Cofres em Nuvem para o M-Files Core Standard Professional Enterprise
Volume máximo por cofre M-Files
N/A
40 milhões objetos
40 milhões objetos
40 milhões objetos
Consumo máximo em média de banco de dados de metadados por objeto.
N/A
50 KB
50 KB
50 KB
Consumo máximo em média do índice de pesquisa por objeto
N/A
20 KB
20 KB
20 KB
Número máximo de chamados de banco de dados por segundo N/A 100 100 500
Suporte de Produto e SLA Core Standard Professional Enterprise
Suporte à Comunidade
Guia do usuário e M-Files Knowledge Base
M-Files Academy Add-on Add-on Add-on Add-on
Uptime garantido (99.5%) na nuvem
Suporte por email
Suporte por telefone
8/5 24/7
Tempos de resposta inicial No SLA Standard SLA Standard SLA 24/7 SLA
Tempos de correção ou solução alternativa No SLA Standard SLA Standard SLA 24/7 SLA

*um milhão de objetos ou 150.000 objetos + 10.000 objetos por cada licença nomeada e simultânea, o que for maior.


Volume Adicional

Cada assinatura das edições Standard, Professional e Enterprise inclui um volume de 150.000 objetos por assinatura mais 10.000 objetos adicionais por cada licença de usuário nomeado e simultâneo. Este volume pode ser usado em quantos cofres M-Files locais e na nuvem conforme for necessário e volumes adicionais poderão ser adquiridos separadamente. Os clientes podem comprar vários produtos de volume adicional dentro de uma só assinatura.

Por exemplo, se uma assinatura inclui 100 Licenças de Usuário Nomeado da Edição Standard e 35 licenças de Usuário Simultâneo da Edição Standard, o volume incluído será de 150.000 + (100 + 35) x 10.000 = 1.500.000 objetos. Se os clientes desejarem gerenciar, por exemplo, 1,5 milhão de objetos de dados ativos na nuvem e, além disso, arquivar 10 milhões de objetos na nuvem e, depois implementar uma solução local para 5 milhões de objetos, ele poderá adquirir 10 milhões de objetos de volume de arquivo adicional e 5 milhões objetos volume local adicional. Os recursos suportados são diferentes em cada tipo de produto de volume adicional:

Recursos Volume Adicional (CV-AV-XXX) Volume De Arquivo (CV-AAV-XXX) Volume Local Adicional
(CV-AOV-XXX)
Volume Local Adicional Premium
(CV-AOP-XXX)
(em breve)
Volume máximo por cofre M-Files
40 milhões de objetos
40 milhões de objetos
40 milhões de objetos*
40 milhões de objetos*
O volume pode ser usado para implementações na nuvem
O volume pode ser usado para implementações locais
Número máximo de chamadas de banco de dados por segundo (para repositórios na nuvem)
100
5
N/A
N/A
Armazenamento incluído de arquivos em nuvem por um milhão de objetos
1 TB
1 TB
N/A
N/A
Armazenamento adicional de arquivos em nuvem disponível
N/A
N/A
Indexação de metadados para pesquisa
Indexação de dados do arquivo para pesquisa

(IDOL or dtSearch)

(Smart Search)
Consumo em média máximo de banco de dados de metadados por objeto
50 KB
30 KB
N/A
N/A
Consumo em média máximo do índice de pesquisa por objeto
20 KB
5 KB
N/A
20 KB

O número de objetos é uma métrica-chave para medir o consumo de serviço do M-Files. Como a arquitetura de M-Files é principalmente baseada em metadados, a contagem de objetos é uma métrica mais relevante do que o número de arquivos ou páginas, por exemplo. Os objetos podem ter zero, um ou vários arquivos e os metadados, assim como o conteúdo dos arquivos, são indexados para pesquisa de texto completo e as alterações nos metadados do objeto e nos dados do arquivo são automaticamente anexadas no histórico de versões.

Um objeto no M-Files é um documento ou outro objeto e os tipos de objetos típicos incluem: documentos, coleções de documentos, clientes, projetos e atribuição. Os objetos podem ser criados no M-Files ou sincronizados a partir de bancos de dados e sistemas externos, como o CRM e o ERP. Os clientes da nuvem poderão visualizar facilmente seu consumo de objetos no portal de gerenciamento de assinatura.

Na maioria dos casos de uso, a contagem total de objetos é próxima à contagem de documentos, mas uma boa estimativa para o número total de objetos seria a soma de: número de documentos migrados, número estimado de novos documentos criados em dois ou três anos, número de documentos externos sincronizados de bancos de dados externos (por exemplo, o número total de objetos de cliente e objetos de oportunidade a serem sincronizados do Salesforce para o M-Files). Para ajudá-lo a calcular o volume necessário, separamos algumas definições:


Tipos de dados de consumo de Objeto

O número de relacionamentos entre os objetos também não é relevante. Se você sincronizou 10.000 contas de clientes e 20.000 oportunidades de vendas de seu CRM e gerencia 100.000 documentos relacionados a essas contas e oportunidades, seu consumo de objeto será de 130.000.


Add-ons

Você também pode complementar sua solução M-Files com vários add-ons para integrações e casos de uso mais sofisticados.


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