Recursos do M-Files


 

 

TUDO EM UM SÓ LUGAR

Às vezes, encontrar o documento certo parece impossível. Onde o arquivo foi salvo? Quem o editou pela última vez? O M-Files organiza tudo em um lugar centralizando com base no que é, assim, você nunca terá que se lembrar onde um documento foi salvo ou qual é a versão correta.


Benefícios

Procure rápido

Você pode procurar e acessar arquivos como quiser: por cliente, por tipo de projeto, data, status ou outros critérios de forma dinâmica, podendo organizar e exibir informações de qualquer maneira. Diga adeus às estruturas de pastas estáticas.

Apenas salve

Você pode adicionar arquivos e documentos para o Vault de um modo simples. Basta salvar o documento e dizer ao M-Files o seu formato.

É sempre up-to-date

Dentro do M-Files, há apenas uma versão de cada documento. Não importa qual o tipo de arquivo, ele é sempre atual.

Não há duplicatas

Com o M-Files, o mesmo documento pode ser encontrado de maneiras diferentes. Por exemplo, um documento de um cliente e/ou de um projeto vai aparecer com base no nome do cliente, do projeto, ou de ambos.

Demonstração

 

 

 

 

UMA SÓ VERSÃO

Quer ter a certeza de que ninguém modificará seu documento enquanto você o edita? Basta verificar o documento dentro do M-Files para protegê-lo de qualquer alteração enquanto você faz as atualizações. Verificando-o de volta, você pode permitir que todos possam visualizar as alterações ou fazer quaisquer edições futuras.


Benefícios

 

Conferir

As funções Check-in e Check-out servem para manter o controle sobre um arquivo que está sendo editado, além de indicar quem está fazendo as mudanças.

Preservar versões antigas

O M-Files preserva todas as opções do documento e possibilita o acesso a versões antigas .

Acompanhar tudo

Veja o registro de alterações de cada versão do arquivo. O M-Files mostra que usuário fez as edições, quando elas foram feitas e outras informações sobre o ciclo de vida do documento.

Editar simultaneamente

Várias pessoas podem editar um documento ao mesmo tempo – mesmo quando não há acesso à rede ou conexão à Internet.

Demonstração

 

 

 

ENCONTRE O QUE PRECISA INSTANTANEAMENTE

Procurar (e encontrar) informações no M-Files é simples e extremamente rápido. A busca pode ser feita pelo nome do documento, do cliente, pelo tipo de documento, pela palavra-chave, e muito mais. O M-Files também consegue pesquisar dentro dos documentos, facilitando a busca de alguma informação específica, mesmo com conexões lentas e pouco confiáveis.


Benefícios

 

Pesquisar com qualquer palavra-chave

Procurando por uma recente fatura ou proposta? Basta digitar as informações relacionadas no campo de pesquisa e apertar ENTER.

Pesquisar dentro de documentos

O M-Files apresenta recursos avançados de procura como a pesquisa do conteúdo dos documentos não apenas por títulos ou metadados.

Resultados relevantes aparecem primeiro

O M-Files classifica automaticamente os resultados da pesquisa para garantir que os documentos e informações mais relevantes apareçam no topo da lista.

Não há duplicatas

Há apenas uma versão de cada documento no M-Files, então você nunca vai ter que lidar com duplicatas confusas.

Demonstração

 

 

 

 

Vistas Dinâmicas

As Vistas Dinâmicas são pastas virtuais que organizam informações automaticamente. Tudo no M-Files é organizado pelo que é, em vez de onde está armazenado, permitindo gerenciar e visualizar documentos e outros itens exatamente do jeito que se deseja.


Benefícios

Ver tudo exatamente como você deseja

Ninguém sabe como organizar seu material melhor do que você mesmo. Sistemas baseados em padrão de pastas com estrutura predeterminada podem não funcionar para você. O M-Files permite que você visualize todos os seus documentos e informações da forma que seja mais natural e eficiente para você.

Criar ou modificar modos de visualização a qualquer momento

Usar uma estrutura de padrão de pastas para organizar arquivos da empresa pode deixá-lo preso ao sistema. No M-Files, você pode criar novas formas de visualização facilmente ou modificar suas Dynamic Views existentes para atender todas as suas necessidades. Com visualizações simples que mostram arquivos e informações relevantes, você nunca mais precisará se preocupar com duplicatas.

Visualizações de acesso a partir de qualquer dispositivo

Nem sempre você tem um computador à disposição. A maioria dos sistemas exige que você esteja em seu escritório para ser produtivo. O M-Files permite acesso a todos os arquivos a partir de qualquer dispositivo utilizando aplicativos para IOS, Android e Windows Phone.

Todos conectados

Várias pessoas podem editar um documento ao mesmo tempo – mesmo quando não há acesso à rede ou conexão à Internet.

Demonstração

 

 

 

INSTANTANEAMENTE FAMILIAR

O M-Files se integra diretamente à interface do Windows Explorer – por isso não há curva de aprendizagem. Você pode acessar o repositório de documentos como uma unidade de disco em segundos, arrastando e soltando arquivos dentro e fora do M-Files .


Benefícios

Registro de um novo usuário

O maior desafio da implantação de um novo sistema é fazer com que ele seja utilizado por todos. Com o M-Files, a adoção do usuário nunca será um problema porque ele está de acordo com a forma como você trabalha. O software é intuitivo e acessível, permitindo o gerenciando documentos, informações e processos sem a necessidade da consulta de um manual do usuário.

A mesma interface em todas as plataformas

Se você estiver usando um PC com Windows, Mac ou Web Access através de um navegador web, o M-Files sempre terá a mesma interface.

Salve a partir de qualquer programa

O M-Files atua apenas como um local de unidade normal. Desta forma, você pode facilmente salvar um arquivo no seu Vault a partir de qualquer programa.

Usabilidade facilitada

Aprender a manipulação de um novo sistema costuma ser um processo demorado. A usabilidade do M-Files é fácil desde o início. Isso evita a chateação de ter que se adaptar a algo novo e estranho.

 

 

INTEGRAÇÃO AO OFFICE

O M-Files se integra ao Windows Office oferecendo o acessos de dados com comandos de arquivos- padrão como Abrir e Salvar Como.


Benefícios

Pré-visualizar tudo no  M-Files

O M-Files permite que você visualize todos os tipos de documentos de forma rápida. O painel de visualização mostra os tipos de arquivos mais populares como documentos do Word, Excel spreadhseets, apresentações em PowerPoint e PDFs.

Pastas inteligentes no Microsoft Outlook

As M-Files Smart Folders distinguem documentos e identificam ao que estão relacionados. Dessa forma, você não precisa salvar seus e-mails e anexos manualmente para o Vault.

Built-in M-Files Ribbon

O M-Files que está embutido no Microsoft Office fornece acesso rápido a funções importantes dentro dos programas do Microsoft Office.

 

Salvar o M-Files a partir de qualquer programa

O M-Files atua apenas como um local de unidade normal. Sendo assim, você pode facilmente salvar documentos em seu Vault a partir de qualquer programa como Word, Excel ou PowerPoint.

Demonstração

 

 

 

COMPARTILHAMENTO E ECM SOCIAL

Compartilhar documentos no M-Files é muito fácil. Se você precisa enviar um arquivo para alguém de fora da empresa ou colaborar com os colegas, o M-Files mantém tudo simples e organizado.


Benefícios

Co-Authoring

Várias pessoas podem editar o mesmo arquivo simultaneamente sem ter que se preocupar com problemas de versão ou duplicação. Em adição a outros usuários do M-Files, contatos externos podem participar também em co-authoring!

Permissões automáticas

O M-Files usa a segurança baseada em funções e metadados para permitir ou restringir o acesso a determinados documentos. Dessa forma, as pessoas certas acessarão as informações corretas automaticamente.

Eliminação de anexos em e-mails

Envie um link direto para qualquer documento no M-Files Vault. Dessa forma, não importa quantas pessoas visualizarão e editarão o arquivo de up-to-date; ele será sempre o mesmo.

Compartilhamento de conteúdo com contatos externos

Compartilhe conteúdos com segurança para contratados de terceiros, clientes e outros contatos via OneDrive.

Demonstração

 

 

 

 

ACESSE O M-FILES EM QUALQUER LUGAR

Às vezes, é preciso terminar um trabalho, mesmo estando longe do escritório. O M-Files permite o acesso a qualquer documento em qualquer lugar e a qualquer hora.


Benefícios

eSign a partir de um telefone ou tablet

O M-Files Mobile permite que as empresas mantenham a conformidade mesmo fora do escritório. A capacidade eSignature integrada ao M-Files permite aprovar e monitorar negócios e processos regulados, mesmo a partir de um dispositivo móvel.

Aplicativos para celular

Nem sempre temos um computador disponível. O M-Files permite o acesso de todos os arquivos a partir de qualquer dispositivo, utilizando aplicativos para IOS, Android e Windows Phone.

Analise e aprovação a partir de seu dispositivo móvel

Gerencie e acompanhe os processos de negócios, mesmo longe do escritório. O M-Files Mobile permite que você revise e aprove documentos através de seu smartphone ou tablet.

Digitalização de documentos e recibos

Tire uma foto de um documento ou recibo com seu smartphone e salve no M-Files utilizando o aplicativo.

Demonstração

 

 

 

ESIGNING

A capacidade eSignature integrada ao M-Files permite que você monitore e aprove os processos estando no escritório ou em qualquer outro lugar.


Benefícios

Análise e aprovação mais rápidas

A gestão e o acompanhamento de workflows como contratos e faturas requerem muito tempo. O M-Files libera mais horas no seu dia automatizando processos como o gerenciamento de ciclo de vida do contrato (CLM). Seja avisado também quando um documento precisar ser assinado.

Registro a partir do seu dispositivo móvel

Às vezes, um trabalho precisa ser terminado mesmo você estando longe do escritório. O M-Files permite que você assine documentos em qualquer lugar  e a qualquer hora.

Eliminação do uso de papel desnecessário

As assinaturas eletrônicas substituem a necessidade de impressão e assinatura de inúmeros documentos.

Compatibilidade

O M-Files eSignatures suporta FDA 21 CFR Part 11 e UE GMP Annex 11 compliance.

Demonstração

 

 

 

 

WORKFLOWS AUTOMATIZADOS

A automatização de Workflow do M-Files agiliza processos de negócios comuns (como as aprovações de contratos, conteúdo, faturamento, etc.). Dessa forma, você pode se manter produtivo, além de garantir a conformidade (ISO:900). O M-Files monitora automaticamente cada etapa do processo de Workflow e envia uma notificação quando há algo de errado. É simples, rápido e acessível.

Benefícios

Automatização de processos

Você pode perder muito tempo gerenciando manualmente os processos do dia-a-dia. O M-Files automatiza workflows operacionais como aprovações, revisões e análises de faturas. O software verifica cada passo do seu processo, garantindo que tudo seja seguido consistentemente.

Análise e aprovação mais rápidas

A gestão e o acompanhamento dos workflows como contrato e fatura aprovadas requerem muito tempo. O M-Files libera mais horas de seu dia automatizando processos como gerenciamento do ciclo de vida do contrato. O M-Files sabe quem é o responsável por todas as tarefas ao longo do caminho, as notificações são enviadas automaticamente.

Aprendizagem e desenvolvimento

É importante que todos em sua organização possam aprender, se aprimorar e desenvolver novas habilidades. O M-Files permite a criação e o acompanhamento dos processos de treinamentos desde a orientação até o desenvolvimento de novas habilidades, garantindo que o funcionário esteja treinado e preparado para o sucesso dos negócios.

Visualize todo o histórico

Todas as etapas de workflow são rastreadas no histórico de cada arquivo, fazendo seu negócio ganhar visibilidade total em todos os seus processos de negócios importantes.

Demonstração

 

 

 

TEMPLATE DE DOCUMENTOS

Elimine a recriação desnecessária de documentos com o M-Files Document Templates. Crie rapidamente um modelo para preencher automaticamente informações nos documentos mais usados.


Benefícios

Elimine erros

Recriar documentos em conformidade e dentro das questões legais pode ser um desafio. O M-Files ajuda a reduzir o risco de auditorias insatisfatórias e regulamenta a organização, a gravação e a automatização de tudo.

Economize tempo

O M-Files preenche automática e previamente campos de documentos importantes com base nas informações que já existem. Você nunca mais terá que inserir nomes de clientes, endereço ou datas manualmente .

Elimine a necessidade de recriar documentos

70% dos documentos e arquivos são recriados. O M-Files mantém tudo organizado e garante que só exista um arquivo de up-to-date, assim você não terá que se lembrar qual  é a versão correta.

Fazer modelos para quase qualquer coisa

Os M-Files Document Templates estão disponíveis para documentos em Word, Excel e Powerpoint.

Demonstração

 

 

 

 

PERMISSÕES AUTOMÁTICAS

Permissões orientadas por metadados: uma abordagem revolucionária que fornece potência e flexibilidade sem precedentes para o gerenciamento de controle de acesso do usuário.


Benefícios

Permissões baseadas no que é em vez de onde está armazenado

Com o M-Files, você pode definir permissões de acesso para classes inteiras de documentos e objetos de dados, assim como para documentos individuais e objetos, até mesmo para diferentes versões, incluindo atribuir funções que dão diferentes níveis de acesso a usuários ou a grupos de usuários.

Concentre-se em coisas importantes

Seu tempo é precioso. A última coisa de que você precisa é ter que se preocupar com processos longos e complicados. O M-Files reduz as exigências de envolvimento do setor de TI, permitindo que as pessoas mais próximas ao negócio consigam configurar facilmente o sistema para atender às suas necessidades.

Proteja o conteúdo e, ao mesmo tempo, torne-o acessível

É importante manter o conteúdo seguro e, ao mesmo tempo, certificar-se de que todos na sua empresa terão acesso aos arquivos e informações de que necessitam. No M-Files, as permissões são definidas automática e dinamicamente .

Permissões organizacionais

Se houver uma mudança de gestor ou de organizador, o M-Files permitirá que todos os documentos relacionados se tornem visíveis para o novo supervisor.

Demonstração

 

 

 

CO-AUTHORING

Com o co-authoring no M-Files, é possível editar simultaneamente documentos compartilhados. Confira o documento e envie o link para funcionários, grupos de trabalho e colaboradores externos editando facilmente um único documento.


Benefícios

Compartilhar e colaborar de forma segura

Compartilhar documentos no M-Files é muito fácil. Várias pessoas podem fazer alterações em um documento ao mesmo tempo e você pode verificar quem está editando e o que cada um está fazendo.

Co-authoring em dispositivos móveis

Quer fazer alterações em um documento em seu dispositivo móvel? O M-Files co-authoring oferece suporte ao Microsoft Office Online, permitindo que você faça edições de smartphones e tablets.

Compartilhar com as partes externas

O M-Files usa o Microsoft OneDrive para compartilhar de forma segura todos os tipos de arquivos com terceiros que não têm acesso ao seu Vault.

Trabalhar juntos sem duplicatas

Não há nenhuma necessidade de criar várias cópias do mesmo documento, pois é muito mais fácil trabalhar no mesmo arquivo simultaneamente.

Demonstração

 

 

 

 

OFFLINE

Acesse informações e documentos importantes sem se importar com sua localização. O M-Files permite visualizar, editar e salvar documentos, mesmo sem acesso a Wi-Fi ou a algum outro tipo de conexão de rede.


Benefícios

Elimine erros de sincronização

Você sabe o quanto é difícil sincronizar determinadas pastas para a rede de acesso. Pode ser um processo lento e sujeito a erros. O M-Files sabe exatamente qual o conteúdo de que você precisa, tendo como base o que é, em vez de onde é salvo.

Apenas o material que você precisa

Você não precisa que tudo tenha acesso para uso offline. Escolha apenas o conteúdo necessário (como todos os documentos relativos a um determinado cliente ou projeto) e o M-Files o tornará disponível.

Sem VPN? Não tem problema

A necessidade de ter uma VPN para ser produtivo torna-se um grande problema quando não há conexão com a Internet. O M-Files fornece acesso dinâmico a documentos e informações, caso você esteja sem internet e tenha trabalhos pendentes.

Pare de copiar arquivos para seu desktop

Lembrar de mover seus arquivos de volta para o servidor da empresa depois de copiá-los para o seu desktop pode ser um problema. O M-Files atualiza automaticamente os arquivos e suas alterações.

Demonstração

 

 

 

 

DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Digitalize documentos e torne-os pesquisáveis automaticamente com a tecnologia OCR embutida do M-Files.


Benefícios

Encontre arquivos com facilidade

Quando o seu conteúdo é pesquisável,  a procura não está limitada apenas ao nome do arquivo. Pode-se encontrar informações através de pesquisa em todo o texto no documento.

Livre-se dos armários de arquivos

Elimine o uso de armários de arquivos volumosos ou digitalizações de imagens impossíveis de serem encontradas. Com o M-File, você pode capturar o conteúdo dentro de seus documentos .

O M-Files joga bem com os outros

O M-Files se integra facilmente a uma grande variedade de fornecedores como Kofax, PSIGEN e Nuance eCopy para fornecer o máximo de flexibilidade na hora de implementar a solução de captura.

O M-Files funciona com a maioria dos scanners

O M-Files funciona com qualquer tipo de scanner e também é compatível com o formato de arquivo que você escolher, incluindo TIFF, JPEG, BMP, PNG e GIF.

Demonstração

 

 

 

 

ANOTAÇÕES E MARCAÇÕES

O M-Files permite que qualquer usuário do M-Files adicione comentários a um documento sem alterar o arquivo original.


Benefícios

Imprima documentos com anotações

Quer ver todas as anotações e marcações em uma cópia impressa do documento? O M-Files oferece suporte em sua impressão de documentos com anotações.

Veja todas as anotações já feitas

O M-Files exibe e salva automaticamente todas as anotações que já foram feitas de uma forma rápida e fácil.

Suporte quase todos os tipos de arquivo

Use anotações e marcações em arquivos PDF, documentos do Word, planilhas do Excel, apresentações do PowerPoint e Visio Drawings.

Cada bit de retorno em um só lugar

Veja todas as anotações e comentários de uma vez ou visualize cada bit do feedback individualmente.

Demonstração

 

 

 

 

GESTÃO DE QUALIDADE E CONFORMIDADE REGULATÓRIA

Acompanhar os processos de qualidade, conformidade e verificação pode ser um processo extremamente demorado. Mantenha a conformidade regulatória e assegure a coerência com a qualidade do produto.


Benefícios

Automatização de processos de qualidade

Sua empresa depende de você para manter as coisas sob controle. Você precisa se certificar de que alguns procedimentos específicos sejam seguidos, mas gerir manualmente os processos no dia-a-dia é muito trabalhoso. O M-Files automatiza workflows de qualidade como controle de mudanças, ações corretivas e preventivas e treinamentos. Isso significa que você pode garantir a consistência do trabalho enquanto o M-Files verifica se todos estão seguindo os procedimentos.

Divulgação up-to-date das políticas e procedimentos

E se todos em sua organização pudessem encontrar a informação certa rapidamente? Dentro do M-Files, há apenas uma versão de cada documento. Não importa o tipo de arquivo, ele é sempre atual.

Controle de tarefas

Mudou algo ou criou algum  procedimento novo? O M-Files mantém o controle de todas as atividades e atribuições necessárias para que você se certifique de que sua correção está sendo implementada.

Reduz o risco regulatório

Deixar de cumprir leis e regulamentos pode ser arriscado e muito caro. Dentro das normas, as nossas soluções ajudarão na manutenção da conformidade dentro de um ambiente juridicamente seguro, ajudando a reduzir o risco de descumprimento de leis e regulamentos com organizações, registros e automatizações do seu negócio.


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