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Gestão de documentos e informações na educação com o IBSSead

IBSSead - Secretaria Acadêmica Digital

É difícil dedicar atenção suficiente aos alunos quando grande parte do tempo é gasto tendo que lidar com papelada e processos.

A IBSDocs tem um processo construído especialmente para instituições de ensino, desde a admissão de aprovados no vestibular remotamente à matrícula e gestão do ciclo de vida de cada aluno, incluindo a expedição do diploma digital, ajuda financeiramente e registra processos para que você passe mais tempo com seus alunos e professores.

Caderno de notas e caneta em cima de um laptop aberto, xícara branca ao lado

Benefícios

Quais as vantagens de contar com a IBSDocs na sua instituição de ensino?

Entenda por que o seu negócio só tem a ganhar com a tecnologia do software M-Files:

  • Às vezes, encontrar o documento correto quando você mais precisa parece ser impossível. Com o M-Files, isso não é problema! Ele elimina o caos dos diretórios de pastas tradicionais, organizando os documentos com base no que eles são. Assim, você não precisa ficar relembrando onde foram salvos.

  • Compartilhar documentos no M-Files é tão fácil quanto clicar com o botão direito do mouse. Se você precisa compartilhar um documento com seu cliente ou trabalhar em colaboração com os seus colegas, o M-Files mantém tudo de forma simples e organizada.

  • O M-Files permite que serviços de treinamento sejam criados, preenchidos e rastreados de forma integrada. Desde a orientação até o desenvolvimento de novas habilidades, garantir que os funcionários sejam treinados e preparados corretamente é vital para o sucesso.

  • O M-Files lhe possibilita a visualização de documentos e o gerenciamento de processos mesmo que fora da instituição de ensino. Digitalize, acesse, analise e aprove os documentos independentemente de sua localização, por meio de aplicativos móveis para iOS, Android e Windows Phone.

  • É possível oferecer aos alunos uma plataforma completa de colaboração para projetos, estudos, encontros, com compartilhamento de conteúdos, informações, idéias, incentivando o trabalho em grupo.

  • Fluxo de processo 100% gerenciado de forma digital, o aluno se matricula à distância e entrega seu histórico presencialmente.

  • Gestão de todos os tipos de documentos de alunos, professores, cursos, atos regulatórios, mantida e mantenedora.

  • Processo controlado para requisições de documentos feitas por alunos.

  • Workflow digital para coleta de informações e documentos com assinatura digital para expedição do diploma digital.

Fale um pouco mais sobre sua Instituição de Ensino para que possamos entrar em contato e agendar uma demonstração

Deixe sua instituição de ensino de acordo com a legislação vigente

Transforme sua secretaria acadêmica

Realize a migração do seu acervo acadêmico para o meio digital de forma ágil e simples, adequando-se ao decreto exigido pelo MEC a partir de abril de 2022. Além de evitar multas, você garante eficiência na emissão de diplomas online, por exemplo, com a mesma certificação e segurança.

Conheça o IBSsead
Tela de um computador com a página de login da IBSsead

Nova legislação

O que as novas portarias e decreto do MEC dizem?

Já faz um certo tempo que vem acontecendo a migração do acervo acadêmico para o meio digital, mas o que se tratava apenas de uma questão organizacional e estratégica, se tornou uma obrigação legal.

  • Vários setores já foram impactados pela transformação digital e com a educação não poderia ser diferente. O Decreto 9.235 do Ministério da Educação regulamenta o registro e a emissão do diploma digital pelas Instituições de Ensino, tanto públicas quanto privadas, permitindo o acesso ao diploma pelo celular e computador.

  • Além disso, a Portaria 315 do MEC exige que as Instituições de Ensino migrem todo o seu acervo acadêmico para o meio digital e a Portaria 554 define regras para emissão e registro de diplomas digitais. A princípio pode parecer uma imposição ruim, mas a verdade é que essa transformação tem muitas vantagens.

  • O prazo final para essa adequação, que já foi prorrogado pelo Ministério da Educação, encerra em breve. Lembre-se que é a secretaria acadêmica a responsável legal por esses documentos, podendo responder judicialmente ou até mesmo receber multas caso algum documento se perca por negligência ou não esteja de acordo com a nova lei.

Avaliação de múltipla escolha

Sua secretaria acadêmica digital

Um toque de inteligência e segurança para seus documentos acadêmicos

Com certeza você não quer deixar o prazo final para a digitalização dos documentos acabar para tomar uma atitude, correndo o risco de sofrer uma denúncia por irregularidade administrativa. Conte com o IBSsead para gerenciar e arquivar seus documentos acadêmicos, incluindo a certificação digital dos arquivos, conforme a legislação brasileira.

Demonstração gratuita

Evolução

  • 1

    Processo de Matrícula de Arquivo

  • 2

    Requerimento de Alunos

  • 3

    Diário de Classe

  • 4

    Contratos Educacionais

  • 5

    Registro de Diploma e Certificados

  • 6

    Gestão

Benefícios

Motivos não faltam para implementar sua Secretaria Acadêmica Digital com o IBSsead

  • Documentos e processos acadêmicos disponibilizados para consulta e executados de forma rápida e segura, com total integração
  • Captura distribuída em todas as unidades, aumentando a agilidade no acesso aos documentos e reduzindo o custo operacional
  • Possibilidade de assinar e certificar digitalmente documentos acadêmicos com validade jurídica
  • Acesso rápido aos documentos dos alunos e funcionários, mesmo de unidades diferentes e distantes
  • Backup e cópia de documentos de forma segura e praticamente sem custo
  • Desenvolvimento e implantação de todos os fluxos específicos de secretarias acadêmicas
  • Requisições realizadas online pelos alunos, reduzindo as solicitações à secretaria
  • Automação do processo de matrícula, sem gerar nenhum documento físico, agilizando o processo
  • Diploma digital disponível no site da Instituição em menos de 15 dias
  • Processo de digitalização com indexação de índices e busca por palavras-chaves
  • Redução da emissão de papéis
  • Integração com o sistema de gestão acadêmico já existente

Um software completo para revolucionar seu negócio educacional

Sua instituição de ensino à frente

A forma como você armazena documentos importantes da sua instituição de ensino nunca mais será a mesma. Acreditamos que tanto você quanto sua equipe não deveriam desperdiçar tempo procurando arquivos. Comece hoje mesmo a contar com um aliado para gerenciar dados e documentos de forma ágil e segura.

Demonstração gratuita

Entre em contato conosco e comece a fazer a gestão dos seus documentos e informações de forma prática, segura e conforme a legislação.

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