Transformação digital: o que é e como aplicar em sua empresa

As empresas modernas têm uma boa presença digital: sites institucionais, comércios eletrônicos, comunicação com o cliente através de WhatsApp, chatbot e redes sociais e anúncios direcionados a cada público-alvo através de tecnologias de publicidade. Fazer tudo isso já significa que um negócio passou pela Transformação Digital?

O conceito é um pouco diferente, uma vez que envolve não (só) essa presença no meio digital e implantação de tecnologias, mas processos automáticos e estruturados que possam garantir a economia e aumento da produtividade.

O que é Transformação Digital?

Veja as palavras de um especialista no assunto, Wagner Ferreira, que atua como gerente comercial na IBSDocs e dá uma definição do termo Transformação Digital.

“A Transformação Digital é uma denominação de mercado para ilustrar a passagem de um mundo onde os processos são manuais e em papel, muito dependentes da ação humana. Na Transformação Digital, além de tudo ocorrer em formatos eletrônicos, os processos são automáticos. O que elimina a necessidade de interação humana”.

Interessante, não? Ele completa, com um exemplo:

“A transformação é necessária apenas uma vez. Depois, os processos são reutilizáveis. Um exemplo muito simples é um site de compras: você preenche seu cadastro. O seu computador já tem as informações que você costuma inserir no seu cadastro. O campo nome já está completo, entre outros dados”.

A ideia é usar a tecnologia não apenas para replicar um serviço existente em uma forma digital, mas para usar a tecnologia para transformar esse serviço em algo significativamente melhor. O processo pode envolver muitas tecnologias diferentes, como computação em nuvem e inteligência artificial.

Transformação digital: Quando é o caso?

Pode parecer uma generalização, mas sempre é o caso. Só não é o caso quando o processo já foi feito.

O mundo está mudando muito em termos de relacionamento transacional. É algo notado no dia a dia. Por isso, sempre é o caso.

“Dentro de uma empresa, sempre é o caso de transformar digitalmente o que não está transformado porque o mundo já fez isso. Na transação comercial é tudo feito eletronicamente. Só que ainda há muitas empresas que recebem um documento para depois digitalizar”, diz Wagner Ferreira.

Já se perguntou por que, por exemplo, operadoras de telefonia dão bônus como aumento do pacote de internet, apenas se o cliente se dispuser a receber sua fatura por email em vez de pelo correio convencional?

Isso acontece porque processos manuais são caros. Fazendo isso, elas deixam de gastar com correio, impressão e contratações. Os bônus são um incentivo para que o cliente faça isso.

Quais os tipos de documentos?

Wagner Ferreira faz algumas classificações entre os documentos que podem passar por esse processo. Por exemplo:

• Documentos transacionais: notas fiscais e pedidos de compra.
• Recursos humanos: processo de contratação e vida do empregado na empresa.

“Em vez de levar os documentos no balcão da empresa, o que é coisa do passado, a pessoa manda os documentos através de um portal em um site”, explica Wagner Ferreira.

Como aplicar a Transformação Digital

• Primeiro passo: Um começo correto para a Transformação Digital passa por ter uma consultoria especializada.

A primeira abordagem é consultiva, na qual é feita uma fotografia dos processos. A partir das expectativas da empresa, é proposta uma nova forma de atuar com documento e informação dentro do processo de negócio. Além de transformar digitalmente, é preciso saber onde a empresa pode ganhar e economizar.

• Durante o processo: Depois do primeiro passo, que é chamado de fotografia, os consultores especializados propõem um cenário ideal para administração dos documentos do cliente. Tudo é validado com o cliente.
• Implantação: Feita a proposta, será testada a nova formação. Daí, com a aprovação da empresa, será feita a implantação.
• Replicando: Após a implantação será feito um mapa de evolução (road map) para que se coloque outros processos da empresa dentro da mesma prática.

Por exemplo, primeiro é feito o processo digital para contas a pagar do cliente, pois ele perdia muito dinheiro ao não localizar o consumidor.

Seguindo como ilustração, se o pessoal do RH perde muitos prazos, esse pode ser o segundo setor a passar pela transformação digital. O ideal é ir de setor a setor.

• No tempo certo: Não é recomendável que se faça para todos os processos. Há dois problemas nisso: o do foco e o da adaptação cultural dentro da organização, isto é, a Transformação Digital não pode ser abrupta.

Ganhos de produtividade

Além da economia, uma das grandes vantagens é a de sua empresa poder ser muito mais produtiva quando receber documentos de forma automática, como nota fiscal de serviço.

Por exemplo: se sua empresa recebe um documento por e-mail, é possível fazer captura automática dos e-mails sem precisar ficar digitando. Imagine quanto tempo não seria poupado?

“Em um cenário em que se trata de contratos, tudo é feito de forma dinâmica. Não precisa nem procurar. O sistema já mostra o contrato que é preciso renovar. O sistema pode avisar 30 dias antes”, diz o gerente comercial da IBSDocs.

Wagner Ferreira ainda comenta sobre a diferença entre usar o computador apenas para lidar com os documentos e ter um processo estruturado para a gestão do conteúdo.

“Se o e-mail não for tratado de forma sistêmica, vai dar mais trabalho que o papel. Tem que estruturar os documentos eletrônicos. Algo que pode ocorrer é a duplicação, o que é constante”, declara.

Quem faz Transformação Digital?

A digitalização não é simplesmente a implementação de mais sistemas e serviços de tecnologia. Um verdadeiro projeto de Transformação Digital envolve fundamentalmente repensar modelos de negócios e processos, em vez de apenas adaptar métodos tradicionais ao meio digital.

Com embasamento teórico aliado à experiência adquirida nos diversos projetos executados, os consultores da IBSDocs têm capacidade de otimizar processos empresariais e aumentar a produtividade dos clientes em diversas áreas: alimentos e bebidas, arquitetura e construção, departamento jurídico, educação, energia, indústria, governo, imóveis, logística, saúde, entre outros.